Elektroniczny obieg faktur rozpoczyna się od przyjęcia faktury, która może wpłynąć do organizacji na jeden z trzech sposobów:
- Papier – na przykład pocztą albo dostarczona przez pracownika robiącego zakupy. W tym wypadku konieczne będzie zeskanowane faktury i zapisanie do pliku PDF;
- e-mail – na przykład dołączona do wiadomości e-mail lub pobrana ze strony WWW. Tutaj plik będzie mieć postać PDF, który jest standardem dla tego typu dokumentów;
- KSeF – w postaci elektronicznej poprzez Krajowy System eFaktur.
Dokument musi zostać zarejestrowany w aplikacji Faktury zakupu, a następnie poddany weryfikacji i udostępniony do dalszego obiegu. Sam proces obiegu zależy od ustawień przyjętych w ramach danej organizacji. W dalszej części pomocy opisano najbardziej rozbudowaną procedurę obiegu. W Twojej organizacji niektóre kroki mogą zostać pominięte z uwagi na wybór innej procedury. Szczegółowy przebieg kolejnych etapów również może różnić się w zależności od indywidualnych ustawień. Procedura obiegu oraz jej ustawienia zostały szerzej omówione w oddzielnym artykule.
Warto podkreślić, że w zależności od potrzeb każdy z kroków obiegu może być realizowany przez inną osobę. Zależy to od uprawnień pracowników oraz rozwiązań przyjętych wewnątrz organizacji.
Powiązane z