Aplikacja Faktury zakupu pozwala na rejestrację korekty faktury zakupu. Proces ten jest zbliżony do rejestracji właściwej faktury zakupu, ale pojawiają się dodatkowe pola, które wymagają uwagi. W przypadku korzystania z KSeF korekta faktury zakupowej jest automatycznie pobierana do aplikacji.
Rejestracja korekty faktury zakupu
Aby ręcznie zarejestrować korektę faktury zakupu, należy:
- włączyć aplikację Faktury zakupu, przejść do zakładki REJESTRACJA,
-
kliknąć Nowy dokument a potem Korekta faktury zakupu,
- w nowym oknie można wykonać następujące czynności:
- ręcznie uzupełnić wymagane pola, a następnie kliknąć Zapisz,
- kliknąć przycisk Z dysku, wskazać plik faktury i umożliwić mechanizmowi OCR uzupełnienie wymaganych pól. Jeżeli dane z faktury nie zostaną poprawnie wczytane, możliwe jest ręczne wskazanie właściwych wartości. Po zakończeniu należy kliknąć Przenieś dane na fakturę, a w wyświetlonym poniżej oknie zweryfikować dane i kliknąć Zapisz.
- należy uzupełnić pola wymagane oraz opcjonalne. Dodatkowy opis nie jest konieczny, ponieważ większość pól ma identyczne znaczenie jak podczas rejestracji faktury zakupu. Po wprowadzeniu danych należy kliknąć Zapisz. W dalszej części dokumentacji przedstawiono jedynie różnice,
-
Typ dokumentu księgowego – z listy należy wybrać korektę faktury zakupu. W przypadku braku określonego typu dokumentu można go dodać. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;
-
Dokumenty korygowane – sekcja umożliwia powiązanie faktury korygującej z wieloma dokumentami korygowanymi. Po pobraniu faktury korygującej z KSeF sekcja jest automatycznie uzupełniana danymi dokumentów korygowanych, takimi jak numer faktury, data wystawienia, numer KSeF oraz data KSeF. Jeżeli wskazane dokumenty znajdują się w systemie, są automatycznie podlinkowane, a ich dane weryfikowane pod kątem zgodności z informacjami pobranymi z KSeF. W przypadku wykrycia rozbieżności wyświetlane jest ostrzeżenie informujące o konieczności weryfikacji danych.
Automatyczna weryfikacja jest wykonywana wyłącznie po pobraniu faktury z KSeF. Nie jest uruchamiana w przypadku ręcznego dodania dokumentu korygowanego ani po ręcznej edycji danych w sekcji.
Wprowadzenie ręcznych zmian jest dodatkowo oznaczane ikoną informującą o modyfikacji danych. Wszelkie zmiany w sekcji Dokumenty korygowane są rejestrowane zarówno w historii dokumentu, jak i w historii zmian pól.- Aby ręcznie wskazać dokument, należy kliknąć Nowy, a następnie:
- w polu Numer faktury odszukać dokument powiązany z korektą. Można wpisać numer faktury i kliknąć ikonę lupy lub rozpocząć od kliknięcia lupy i wybrać dokument z listy,
- pozostałe pola zostaną uzupełnione na podstawie danych wskazanej faktury; po zakończeniu należy kliknąć Zapisz.
- Dodane powiązanie pojawi się na liście widocznej w omawianej sekcji. Pozycję można usunąć (zaznaczyć i kliknąć Usuń) lub edytować (zaznaczyć i kliknąć Edytuj).
-
Stan po korekcie – sekcja jest powiązana z zawartością pola Dokumenty korygowane. Aby wyświetlić dostępne opcje, należy kliknąć przycisk ze strzałką rozwijającą. Na liście zostaną wyświetlone numery dokumentów objętych korektą. Jeżeli korekta została automatycznie powiązana z fakturą, kliknięcie numeru dokumentu otworzy nowe okno zawierające szczegółowe informacje o tej fakturze. Użytkownicy należący do grupy uprawnień Korekty – edycja i przeliczanie (szczegółowe informacje o grupach uprawnień znajdują się w oddzielnym Dodawanie do i usuwanie z grupy artykule) mogą automatycznie przeliczyć wpływ korekty na fakturę lub ręcznie edytować prezentowane kwoty. W celu wykonania przeliczenia należy kliknąć przycisk Przelicz, a następnie potwierdzić operację przyciskiem OK. Po zakończeniu przeliczania wyświetlone zostaną wartości z faktury pierwotnej, wartość korekty oraz stan po jej uwzględnieniu. Dane te są wynikiem obliczeń wykonanych przez system. Należy pamiętać, że mechanizm przeliczania opiera się na złożonej logice biznesowej, która została szczegółowo opisana w dalszej części instrukcji. Po poprawnym wykonaniu operacji system wyświetli komunikat potwierdzający rozliczenie korekty. Jeżeli dla danej faktury źródłowej wprowadzono kilka dokumentów korygujących, zostaną one zaprezentowane w formie rozwijanej listy pod numerem tego dokumentu.
Warto podkreślić, że w sekcji Stan po korekcie dostępne są funkcje filtrowania dokumentów według statusu powiązania oraz wyszukiwania po numerze faktury. Jeżeli w systemie nie znajduje się faktura pierwotna, automatyczne powiązanie korekty nie zostanie utworzone. W takiej sytuacji użytkownik może:- uzupełnić powiązanie ręcznie;
- zaznaczyć pozycję na liście, a następnie kliknąć przycisk Edycja i w otwartym oknie wprowadzić wartości w sekcji Stan przed, po czym wykonać przeliczenie;
- jeżeli dane korekty faktury zakupowej zostały uzupełnione ręcznie, w zakładce Załączniki należy dodać plik zawierający korektę faktury zakupowej.
- w zakładce Szczegóły kliknąć Zapisz. Przy prawej krawędzi okna rejestrowanej korekty faktury pojawi się wstęga obiegu. Osoba rejestrująca fakturę powinna kliknąć ZAREJESTRUJ. Dalszy obieg korekty wygląda dokładnie tak samo jak w przypadku faktury zakupu,
-
na liście dokumentów korekta faktury będzie oznaczona w kolumnie Korekta.
Logika działania w sekcji Stan po korekcie
Działanie sekcji Stan po korekcie oraz wykonywane w jej ramach obliczenia opierają się na rozbudowanej logice biznesowej, dlatego sposób ich działania wymaga dodatkowego wyjaśnienia.
W pierwszej kolejności warto zaznaczyć, że rozwiązanie obsługuje dwa rodzaje korekt:
- Korekta pozycyjna – dotyczy pojedynczej faktury pierwotnej i zawiera zmiany odnoszące się do konkretnych pozycji dokumentu. Może obejmować modyfikację ilości towaru, ceny jednostkowej lub stawki VAT dla określonych produktów. W takim przypadku system pobiera dane z faktury pierwotnej oraz dokumentu korygującego, a następnie wylicza stan po uwzględnieniu zmian.
- Korekta zbiorcza – może dotyczyć wielu faktur pierwotnych (system obsługuje nawet 50 000 powiązanych dokumentów). Najczęściej jest wykorzystywana do rozliczania rabatów okresowych, upustów kwartalnych lub rocznych oraz bonusów retrospektywnych. Ze względu na swój charakter nie służy do korygowania danych dotyczących poszczególnych pozycji, takich jak błędna stawka VAT czy ilość towaru.
W praktyce gospodarczej często zdarza się, że jedna faktura jest korygowana wielokrotnie. Przykładowo, najpierw może zostać wystawiona korekta ilościowa, a następnie korekta zbiorcza związana z przyznaniem rabatu. Z tego względu system obsługuje pełny łańcuch korekt, dzięki czemu możliwe jest prawidłowe odtworzenie historii zmian. W ramach tego mechanizmu:
- każda kolejna korekta odnosi się do aktualnego stanu faktury, uwzględniającego wszystkie wcześniej rozliczone korekty, a nie do wartości wynikających z dokumentu pierwotnego;
- użytkownik może rozwinąć wybrany wiersz i prześledzić pełną historię korekt wraz z ich wpływem na poszczególne wartości;
- jeżeli do systemu trafi korekta z wcześniejszą datą wystawienia niż już rozliczone dokumenty korygujące, system wyświetli ostrzeżenie o możliwych nieprawidłowościach w kolejności rozliczeń, jednak nie zablokuje dalszej pracy.
Przeliczenia w sekcji Stan po korekcie są wykonywane po kliknięciu przycisku Przelicz przez użytkownika należącego do grupy uprawnień Korekty – edycja i przeliczanie (szczegółowe informacje na temat grup uprawnień znajdują się w oddzielnym artykule). Pozostali użytkownicy mają dostęp wyłącznie w trybie odczytu, a przycisk Przelicz nie jest dla nich dostępny.
Mechanizm przeliczania obsługuje następujące scenariusze:
- Korekty pozycyjne – system pobiera dane z faktury pierwotnej oraz dokumentu korygującego, a następnie wylicza stan po uwzględnieniu zmian dla poszczególnych pozycji.
-
Korekty zbiorcze – obejmujące wszystkie towary, automatyczne przeliczenie jest możliwe wyłącznie w przypadku korekt odnoszących się do całej wartości sprzedaży. Korekty zbiorcze obejmujące jedynie wybrane towary wymagają rozliczenia ręcznego. W procesie przeliczania system wykorzystuje mechanizm proporcjonalnej alokacji wartości netto w obrębie poszczególnych stawek VAT. Oznacza to, że kwota korekty przypisana do danej stawki VAT (np. 23%) jest rozdzielana wyłącznie pomiędzy faktury, na których ta stawka występuje, proporcjonalnie do ich wartości netto. Przykład działania mechanizmu:
Faktury pierwotne:
- FV1: 23% → 10 000 zł, 8% → 0 zł
- FV2: 23% → 0 zł, 8% → 5 000 zł
- FV3: 23% → 5 000 zł, 8% → 5 000 zł
Korekta:
- 23% → −3 000 zł
- 8% → −2 000 zł
Krok 1 – rozliczenie stawki 23%
- suma wartości netto: 15 000 zł
- FV1: 10 000 / 15 000 = 66,67% → −2 000 zł
- FV3: 5 000 / 15 000 = 33,33% → −1 000 zł
Krok 2 – rozliczenie stawki 8%
- suma wartości netto: 10 000 zł
- FV2: 5 000 / 10 000 = 50% → −1 000 zł
- FV3: 5 000 / 10 000 = 50% → −1 000 zł
Wynik końcowy:
- FV1 → −2 000 zł
- FV2 → −1 000 zł
- FV3 → −2 000 zł (−1 000 zł dla stawki 23% oraz −1 000 zł dla stawki 8%)
- Korekty częściowe i specyficzne – jeżeli korekta zbiorcza zawiera w KSeF wykaz konkretnych towarów lub pozycji, automatyczny podział proporcjonalny mógłby prowadzić do nieprawidłowych wyników biznesowych. W takim przypadku użytkownik może ręcznie wprowadzić wartości korekty, a system wyliczy końcowy stan dokumentu.
- Brak faktury pierwotnej w systemie – brak dokumentu źródłowego nie blokuje procesu rozliczenia korekty. Użytkownik może samodzielnie uzupełnić wartości w sekcji Stan przed, a następnie przeprowadzić dalsze obliczenia. W takim scenariuszu system nie wyświetla komunikatów wymagających automatycznego przeliczenia, lecz informuje o możliwości ręcznego wprowadzenia danych.
Podczas uruchamiania procesu przeliczania system automatycznie weryfikuje poprawność i kompletność danych. Jeżeli nie zostaną wykryte żadne nieprawidłowości, obliczenia zostaną wykonane automatycznie. Przypadki, w których przeliczenie nie może zostać wykonane lub wymagana jest interwencja użytkownika, opisano w kolejnych sekcjach instrukcji.
- Różna waluta – automatyczne przeliczenie nie jest możliwe, jeżeli faktura pierwotna i dokument korygujący zostały wystawione w różnych walutach.
- Inny kontrahent lub numer NIP – system nie wykonuje przeliczenia, gdy dane kontrahenta na fakturze pierwotnej i korekcie nie są zgodne.
- Brak zgodnej stawki VAT – sytuacja, w której stawki VAT występujące na fakturze pierwotnej nie odpowiadają stawkom wskazanym na korekcie (np. faktura pierwotna zawiera wyłącznie stawkę 23%, a korekta wyłącznie stawkę 5%). Jeżeli oba dokumenty zawierają kilka stawek VAT i zgodność występuje jedynie dla części z nich, przeliczenie zostanie wykonane wyłącznie dla zgodnych stawek.
- Wartość korekty przekracza wartość faktury – system blokuje wykonanie przeliczenia, jeżeli wartość korekty przekracza wartość dokumentu źródłowego.
- Przekroczenie łącznej wartości korekty – podczas ręcznej edycji system kontroluje, aby suma kwot przypisanych do poszczególnych faktur nie przekroczyła całkowitej wartości dokumentu korygującego.
- Brak powiązania z fakturą pierwotną – system nie wykona przeliczenia dla dokumentów, które nie zostały powiązane z fakturą źródłową. Przykładowo, jeżeli korekta dotyczy trzech faktur pierwotnych, a powiązano tylko jedną z nich, automatyczne przeliczenie zostanie wykonane wyłącznie dla tej faktury. W przypadku pozostałych dokumentów konieczne jest ręczne uzupełnienie powiązań lub wprowadzenie danych w sekcji Stan po korekcie.
- Ochrona przed nieświadomą modyfikacją faktury pierwotnej – jeżeli użytkownik edytuje fakturę pierwotną lub aktualizuje jej dane z pliku XML, a dokument posiada powiązane korekty, system wyświetli ostrzeżenie wraz z listą tych korekt. Pozwala to ograniczyć ryzyko powstania rozbieżności w rozliczeniach.
- Zmiana numeru faktury w sekcji Dokument korygowany – po zmianie numeru dokumentu system wyświetli informację o konieczności ponownego wykonania przeliczenia w sekcji Stan po korekcie.
Błędy związane z procesem przeliczania są sygnalizowane na dwa sposoby:
- Komunikat wyświetlany w osobnym oknie – pojawia się po nieudanej próbie wykonania przeliczenia i zawiera informacje o przyczynie problemu.
- Komunikat prezentowany pod przyciskiem Przelicz – informuje o wykrytych nieprawidłowościach lub działaniach wymaganych do poprawnego wykonania przeliczenia.
Konwersji faktury zakupu na korektę faktury
W tym miejscu warto wspomnieć, że możliwe jest dokonanie konwersji faktury zakupu na korektę faktury zakupu.
Aby dokonać konwersji faktury zakupu na korektę faktury zakupu należy:
-
na liście dokumentów odszukać fakturę, która ma zostać poddana konwersji na korektę faktury zakupu;
- kliknąć prawym przyciskiem myszy w pozycję i z menu wybrać Konwertuj;
- kliknąć TAK by potwierdzić wykonanie konwersji;
-
skonwertowany dokument pojawi się na liście obok innych dokumentów. W kolumnie Korekta dokument otrzyma stosowne oznaczenie.
Powiązane z