Kolejnym krokiem jest weryfikacja formalna. Osoba wyznaczona do tego etapu otrzyma stosowne powiadomienie, które pojawi się w ramach Workflow. Dodatkowo, jeżeli ma włączony pulpit z widokiem dla księgowości, zobaczy widget z informacją o statystykach obiegu faktur. W ramach aplikacji Faktury zakupu dokument będzie również widoczny w folderze W OBIEGU wraz ze statusem WERYFIKACJA FORMALNA.
Aby dokonać weryfikacji formalnej, należy:
-
Kliknąć przycisk DOKUMENT w Workflow. Można również otworzyć aplikację Faktury zakupu, przejść do folderu W OBIEGU, odszukać dokument na liście i dwukrotnie w niego kliknąć;
-
W nowym oknie należy sprawdzić zawartość zakładek Szczegóły, Załączniki oraz Cechy. Jeżeli sytuacja tego wymaga, można w odpowiedniej zakładce wprowadzić ewentualne poprawki;
- W panelu obiegu kliknąć przycisk odpowiadający podjętej decyzji.
Działania dostępne na etapie weryfikacji formalnej omówiono poniżej.
FAKTURA POPRAWNA
Dokument jest kierowany do dalszego etapu procedowania. Użytkownik musi zdecydować o wyborze osoby merytorycznej, a potem kliknąć PRZEŚLIJ DO OPISU MERYTORYCZNEGO;
- Osoby opisujące merytorycznie dokument – pozwala na wskazanie konkretnych osób w ramach organizacji. W polu można dodać kilka osób;
-
Lista dystrybucyjna – przygotowana wcześniej gotowa lista pracowników, do których przekazane zostaną faktury. Na przykład lista Prezesi zawierać może wszystkich prezesów firmy. Sam proces tworzenia list dystrybucyjnych opisano w oddzielnym artykule;
Jeżeli w polu Osoby opisujące merytorycznie dokument wybrano kilka osób z różnych działów, to każdy użytkownik otrzymuje dostęp do procesu opisu faktury, który może działać w jednym z trzech modeli. Stosowne ustawienie dostępne jest podczas konfiguracji ścieżki procesu i etapu OPIS MERYTORYCZNY. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule.
- Rozłącznie (wszyscy wybrani) – każdy otrzymuje swój indywidualny „etap”;
- Łącznie (jeden z wybranych – kto pierwszy, ten lepszy) – jest jeden wspólny etap, kto pierwszy, ten lepszy;
- Łącznie w obrębie działów – jest tyle etapów, ile można wyróżnić działów wśród osób przypisanych do etapu. Jeśli dwie są z marketingu, a jedna z działu IT, to będą dwa etapy. Na jednym etapie znajdą się dwie osoby, a na drugim jedna. Na każdym etapie wystarczy, że przejdzie go tylko jedna osoba.
Koszty nie muszą być rozpisane w 100%. Procedura dopuszcza taką możliwość ze względu na to, że wskazane osoby mogą nie „przyznać się” do części wydatków na fakturze, a nie można rozpisaniem tej części obarczać ostatniej osoby, która została wybrana do wprowadzenia opisu. W takim przypadku faktura jest przekazywana bezpośrednio do wyjaśnienia przez Dział Księgowości (pomijając etap akceptacji) z informacją, że koszty na fakturze nie zostały wprowadzone w 100%.
Podczas wyboru osoby merytorycznej może wystąpić problem z ustaleniem, kto w danym dziale jest odpowiedzialny za wprowadzenie opisu kosztowego. W takim przypadku może zostać wskazana więcej niż jedna osoba z tej samej komórki. Faktura zostanie przekazana do wszystkich, ale przyjęcia faktury dokonać będzie mogła wyłącznie jedna ( pierwsza, która się zdecyduje) – osoba. Po przyjęciu faktura zostanie przypisana do stanowiska osoby, która zdecydowała się ją przyjąć i rozpisać koszty, u pozostałych użytkowników dokument zniknie z panelu Workflow. Należy pamiętać o tym, że sam proces może wyglądać inaczej w zależności od ustawionego modelu.
- Rozłącznie (wszyscy wybrani) – każdy otrzymuje swój indywidualny „etap”;
- Łącznie (jeden z wybranych – kto pierwszy) – jest jeden wspólny etap, kto pierwszy, ten lepszy.
- Łącznie w obrębie działów – jest tyle etapów, ile można wyróżnić działów wśród osób przypisanych do etapu. Jeśli dwie są z marketingu, a jedna z działu IT, to będą dwa etapy. Na jednym etapie znajdą się dwie osoby, a na drugim jedna. Dla każdego etapu wystarczy jedna osoba z działu.
Lista dystrybucyjna działa podobnie do wybrania kilku pracowników z działu, z tą różnicą, że grupa odbiorców jest wcześniej zdefiniowana. Lista dystrybucyjna wykorzystywana jest w przypadku, gdy na etapie wyboru osoby merytorycznej wskazuje się zawsze te same osoby. Dzięki temu nie musimy każdorazowo wybierać pracowników do opisu faktury, tylko wskazać zdefiniowaną wcześniej grupę.
W obiegu dokumentów zakupu wszystkie powyższe opcje można łączyć. Proces obiegu odpowiednio przypisze wskazane osoby na etapie opisu merytorycznego.
DO WYBORU AKCEPTANTA
Dokument zostaje uznany za poprawny i przekazany do etapu akceptacji. Etapy pośrednie zostaną pominięte. Po wskazaniu osoby akceptującej należy kliknąć PRZEŚLIJ DO AKCEPTACJI.
- Osoba Akceptująca – pozwala na wskazanie w ramach organizacji osoby, która dokona akceptacji dokumentu. W polu można dodać kilka osób, należy jednak przy tym pamiętać , że każda z nich będzie musiała dokonać akceptacji faktury;
PRZEKAŻ DO KSIĘGOWOŚCI
Dokument zostanie przekazany do księgowości celem weryfikacji rachunkowej.
BŁĘDNA – ZWROT DO KONTRAHENTA
Dokument uznany za błędny zostanie zwrócony do osoby wprowadzającej. Po kliknięciu przycisku należy wprowadzić treść komentarza i kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;
ANULOWANIE DOKUMENTU
Dokument zostanie anulowany. Po kliknięciu w przycisk należy wpisać powód anulowania dokumentu i kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;
Powiązane z