Pracownik otrzymuje fakturę do opisu merytorycznego (opisu kosztów). Jest ona widoczna po zalogowaniu się w portlecie Workflow w strumieniu powiadomień. Portlet można go włączyć, klikając prawym klawiszem myszy na pulpicie i wybierając widżet Workflow. Więcej informacji na temat portletu znajduje się w oddzielnym artykule.
Aby przyjąć i opisać fakturę, należy:
-
Kliknąć przycisk DOKUMENT widoczny w oknie portletu Workflow;
-
Gdy dokument faktury zostanie otwarty, w bocznym panelu należy skorzystać z opcji PRZYJMUJĘ I OPISUJĘ KOSZTOWO;
-
Kliknąć zakładkę Koszty, a potem przycisk Nowy (znak plusa). Uzupełnić niezbędne pola. Tutaj warto wskazać, że wygląd okna oraz to, które pola będą obowiązkowe, zależy od indywidualnej konfiguracji systemu:
- Koszt liczony z – pozwala określić, czy koszty liczone są od wartości netto czy brutto;
- Wartość – wartość całej faktury;
- Udział – pozwala określić, jaki udział w całej wartości faktury stanowi dany koszt;
- Projekt – pozwala na powiązanie kosztu z konkretnym projektem. Aby wskazać projekt, należy wpisać fragment jego nazwy, nacisnąć Enter i wybrać odpowiednią pozycję z listy. Można również kliknąć lupę i wybrać projekt z pełnej listy;
- Miejsce powstawania kosztów – odpowiedni MPK należy wybrać z listy, która została wcześniej zdefiniowana. Proces ten opisano w oddzielnym artykule. W razie potrzeby nowe MPK można utworzyć , klikając przycisk ze znakiem plusa;
- Rodzaj kosztów – odpowiedni rodzaj kosztów należy wybrać z listy, która została wcześniej zdefiniowana. Proces ten opisano w oddzielnym artykule. Można w razie potrzeby utworzyć nowy rodzaj kosztów, klikając przycisk ze znakiem plusa;
- Pozycja faktury – pozwala określić pozycję danego kosztu na fakturze. Wartość można wpisać ręcznie lub ustawić za pomocą przycisku z symbolem plusa;
- Rok obrachunkowy – pozwala na powiązanie kosztu z konkretnym rokiem obrachunkowym, który należy wybrać z listy. Domyślnie wybrany jest zawsze bieżący rok;
- Sposób podziału VAT-u – pozwala wybrać z listy mechanizm podziału VAT-u;
- Rejestr VAT – z listy należy wybrać odpowiedni rejestr VAT. Tworzenie rejestrów VAT opisano w oddzielnym artykule. Nowy rejestr można również utworzyć za pomocą przycisku z symbolem plusa;
- Sprawa – pozwala na powiązanie kosztu z konkretną sprawą. Aby wskazać sprawę, należy wpisać fragment jej nazwy, nacisnąć Enter i wybrać odpowiednią pozycję z listy. Można również kliknąć lupę i wybrać sprawę z pełnej listy;
- Inne konto – pozwala na wskazanie dodatkowego konta, które nie wynika z innych analityk. W zależności od przygotowania eksportera dane z tego pola mogą zostać przeniesione do systemu ERP;
- Opis – pozwala na dodanie opisu danego kosztu. Opis można wprowadzić ręcznie lub wybrać z już istniejących. Kliknięcie przycisku lupy pozwala na wyszukanie gotowego wzoru opisu;
- Kliknąć przycisk ZAPISZ I ZAMKNIJ. Pozycja trafi na listę w zakładce Koszty. W ten sam sposób należy opisać pozostałe pozycje widoczne na fakturze;
-
Po opisaniu całości należy kliknąć przycisk TAK. Jeżeli system ustawiono w taki sposób, że osoba realizująca dany etap musi po jego zakończeniu wskazać pracownika do realizacji następnego kroku. Należy w tym celu wybrać go w polu i kliknąć zielony przycisk PRZEŚLIJ DO AKCEPTACJI;
- Okno zostanie zamknięte, a etap zakończony. Faktura trafi do kolejnej osoby odpowiedzialnej za realizację następnego etapu procedury.
Należy pamiętać o tym, że faktura może zostać przekazana do opisu merytorycznego do osoby, która nie będzie posiadać pełnej wiedzy. W takim przypadku należy kliknąć przycisk NIE – POTRZEBUJĘ POMOCY INNEJ OSOBY. W polu Osoba potwierdzająca należy wskazać osobę, która będzie mogła pomóc i kliknąć przycisk POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE. Faktura zostanie przekazana do wskazanej osoby, która sprawdzi lub uzupełni brakujące koszty.
Osoba dokonująca opisu merytorycznego może po otrzymaniu faktury skorzystać z innych opcji niż przyjęcie i opisanie faktury. Dostępne działania to:
- INNA OSOBA MERYTORYCZNA – faktura zostanie przesłana do innej osoby. Pracownik musi w polu Inna osoba merytoryczna wskazać osobę i kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE;
- NIE MOJA – faktura zostanie cofnięta do osoby, od której przyszła. Osoba zwracająca musi dodać komentarz z informacją o przyczynie zwrotu i kliknąć POTWIERDŹ ZAŁATWIENIE.
W systemie Symfonia eDokumenty opis merytoryczny jest wykonywany równolegle, co oznacza, że każda osoba wybrana do opisu może w tym samym czasie opisać fakturę. Ostatnia osoba opisująca fakturę kończy etap opisu merytorycznego i dokument zostaje przekazany dalej. Schemat poniżej obrazuje zasadę działania procesów równoległych.
Należy pamiętać, że ustawienia procesu mogą wpływać na jego przebieg. Więcej informacji na temat ustawień znajduje się w oddzielnym artykule.
Powiązane z