Akceptacja

Ważnym procesem obiegu faktur jest ich akceptacja. Osoba, która dokonuje tej czynności, ma do wyboru kilka wariantów. Niezależnie od wybranej metody zawsze dostępne są trzy akcje:

• Akceptuję – akceptacja kosztu i faktury. Dokument trafi do kolejnego etapu procesu;
• Proszę o dodatkowe wyjaśnienie – przekazanie do wybranej osoby w celu dodatkowego wyjaśnienia. Po kliknięciu przycisku otwarte zostanie nowe okno, w którym należy wskazać osobę wyznaczoną do udzielenia wyjaśnień, wpisać treść polecenia i kliknąć PRZEKAŻ;
• Nie akceptuję – odrzucenie faktury, które wiąże się z dodaniem komentarza i przekazaniem faktury do opisującego koszt. Po wpisaniu treści komentarza należy kliknąć przycisk ODRZUĆ FAKTURĘ;

Dobór osób akceptujących odbywa się na dwa sposoby:

• Prosty – jedna zasada, istnieje jeden poziom akceptacji ustawiony w konfiguracji ścieżki procesu;
• Zaawansowana – wiele zasad, istnieje wiele poziomów i reguł, które definiowane są w Mapie akceptacji – opis znajduje się w oddzielnym artykule.

Aby dokonać akceptacji w portlecie Workflow, należy:

1. W portlecie Workflow odszukać fakturę;

2. Kliknąć jeden z przycisków, które odpowiadają dostępnym akcjom;

   

Aby dokonać akceptacji w aplikacji Faktury zakupu, należy:

1. W aplikacji Faktury zakupu przejść do zakładki DO AKCEPTACJI KOSZTÓW;
2. Odszukać fakturę na liście;
3. Kliknąć jeden z przycisków, w zależności od tego, jaką akcję podejmujemy;

4. W przypadku hurtowej akceptacji większej liczby faktur można kliknąć przycisk AKCEPTUJ WSZYSTKIE DOKUMENTY;

   

Użytkownik może również otworzyć fakturę i skorzystać z przycisków na wstędze obiegu.

Jeżeli akceptacja zostanie wykonana w zastępstwie innego pracownika, to po najechaniu kursorem myszy na zieloną plakietkę akceptacji (po prawej lub lewej stronie, na wysokości widocznej daty) pojawi się dymek z informacją o rodzaju akceptacji — np. autoakceptacji, autoakceptacji w wyniku zastępstwa lub zwykłej akceptacji wykonanej w zastępstwie.

Aby dokonać akceptacji w aplikacji mobilnej dla iOS/Android, należy:

1. W aplikacji mobilnej przejść do modułu Dokumenty;
2. W folderze odszukać fakturę do akceptacji. Można również przejść do folderu Do załatwienia i tam kliknąć odpowiednią fakturę;

3. Kliknąć odpowiedni przycisk w zależności od wybranej opcji.

   

   Samoakceptacja 

   Samoakceptacja to mechanizm automatycznego pomijania etapu akceptacji faktury. System rozpoznaje, że osoba wskazana do akceptacji wykonała już wcześniej działanie na danym dokumencie, na przykład opisała go merytorycznie lub zaakceptowała na niższym poziomie akceptacji. W takiej sytuacji nie wymaga od użytkownika ponownego zatwierdzenia faktury przyciskiem Akceptuj, lecz wykonuje tę czynność automatycznie. W historii akceptacji taki krok jest widoczny jako wpis z komentarzem Autoakceptacja.

   

Samoakceptacja może zostać uruchomiona w dwóch przypadkach:

1. Merytorysta – użytkownik opisał koszt na fakturze, a następnie został wyznaczony przez system jako osoba akceptująca ten sam koszt. Ponowne zatwierdzanie własnego opisu nie wnosi dodatkowej wartości, dlatego system wykonuje akceptację automatycznie.
2. Już akceptował – użytkownik zaakceptował fakturę na niższym poziomie akceptacji, a jednocześnie został wyznaczony do akceptacji na poziomie wyższym. Jeżeli od momentu jego ostatniej akceptacji koszty nie zostały zmienione, ponowne podjęcie decyzji nie jest wymagane, dlatego system automatycznie pomija ten krok.

Samoakceptacja jest wykonywana wyłącznie dla kosztów, które użytkownik sam opisał lub wcześniej zaakceptował. Jeżeli użytkownik jest akceptantem kosztu opisanego przez inną osobę, musi podjąć decyzję ręcznie.

Mechanizm samoakceptacji działa na etapie Akceptacja, gdy w regule wyboru osób wybrano:

• Mapę akceptacji,
• Wybraną grupę,
• Wybranych pracowników.

W przypadku opcji Wybrana grupa oraz Wybrani pracownicy samoakceptacja dotyczy wyłącznie pierwszego poziomu akceptacji.

Jeżeli po wykonaniu samoakceptacji na liście akceptantów nie pozostanie żadna osoba (na przykład gdy jedyny uprawniony użytkownik sam opisał i zaakceptował wszystkie koszty), system rozpoznaje, że faktura nie wymaga dalszej akceptacji na danym poziomie. W takiej sytuacji dokument jest automatycznie przekazywany do kolejnego etapu obiegu, zamiast pozostawać na etapie akceptacji bez przypisanej osoby. W historii procesu pojawia się komunikat Faktura nie wymaga akceptacji!.

Uwaga: numeracja trybów akceptacji (dualac) dla opcji Wybrani pracownicy i Wybrana grupa różni się od numeracji stosowanej w Mapie akceptacji.

Dla opcji Wybrani pracownicy / Wybrana grupa obowiązują następujące wartości:

1 – Rozłącznie,
2 – Łącznie (kto pierwszy),
3 – Łącznie w obrębie działów.

Tryb „większość (≥ 50%)” nie jest dostępny dla opcji USERS/GROUP. Wariant ten występuje wyłącznie w Mapie akceptacji.

Samoakceptacja a zastępstwa

Samoakceptacja uwzględnia konfigurację aktywnych zastępstw. Jeżeli użytkownik zaakceptował fakturę na niższym poziomie akceptacji jako zastępca innej osoby, system traktuje tę czynność jako jego wcześniejszą decyzję. W rezultacie, gdy ten sam użytkownik zostanie wyznaczony do akceptacji na kolejnym poziomie, akceptacja może zostać wykonana automatycznie.

W historii akceptacji zapisywana jest zarówno informacja o użytkowniku, który wykonał akcję, jak i o osobie, którą zastępował w momencie jej wykonania.