To najczęstsze pytanie, jakie zadają sobie osoby zarządzające dokumentami. System obiegu faktur automatycznie nadaje uprawnienia zgodnie z przyjętymi zasadami w systemie i nie ma potrzeby dodatkowej ręcznej ich zmiany. Poniżej wyjaśnione są wszystkie reguły, jakie stworzone są w systemie i wykorzystane do przydzielania uprawnień.
Pracownik biorący udział w Workflow
Podstawowa zasada dająca uprawnienie do dokumentu to „jeśli otrzymuję fakturę, to mam do niej dostęp”, czyli „jeśli pracownik przekazał mi fakturę do opisu merytorycznego lub do akceptacji, to mam do niej dostęp”. Pracownicy zajmujący się opisem merytorycznym mają uprawnienia do odczytu i zapisu a ich przełożeni do odczytu. Po zakończeniu opisu faktury pracownikowi zostaje odebrane uprawnienie zapisu do dokumentu, otrzymuje jedynie prawo do odczytu.
Prawo do zapisu umożliwia zmianę formatki Szczegóły. W ustawieniach aplikacji można zmienić otrzymywane domyślnie uprawnienie do zapisu dla pracowników merytorycznych na tylko do odczytu. Wtedy pracownik nie będzie mógł wprowadzić zmian dokumencie, jedynie będzie mógł wprowadzić koszt.
Przełożeni pracowników opisujących faktury
Jeśli pracownik działu IT opisuje fakturę merytorycznie, to równocześnie uprawnienia do dokumentu otrzymują jego przełożeni aż do samego głównego węzła organizacji.
Zastępcy
Jeśli pracownik otrzymujący fakturę do opisu jest na urlopie i wyznaczył zastępcę, to zastępca posiada dostęp tylko do faktur, które w czasie zastępstwa otrzymuje pracownik na stanowisko.
Powiązane z