Grupy aplikacyjne

Domyślnie w ramach aplikacji Faktury zakupu utworzono szereg grup, które mają przypisane określone funkcje w całym prosie obiegu.

Grupy uprawnień

Osoby w tych grupach otrzymują uprawnienia do aplikacji lub dokumentów:

• FAKTURY – Dostęp do aplikacji – podstawowa grupa zapewniająca dostęp do aplikacji Faktury zakupu;
• FAKTURY – Dostęp do wszystkich faktur zakupu – pracownicy z tej grupy nie biorą czynnego udziału w procesie obiegu faktur, ale posiadają dostęp do wszystkich faktur zakupu, mogą nadawać uprawnienia dostępu do dokumentu oraz usuwać faktury. Ten rodzaj dostępu zazwyczaj przydzielany jest księgowym, zarządowi lub dyrektorowi finansowemu;

Grupy funkcji

Osoby będące w tych grupach otrzymują dodatkowe funkcje w systemie. Grupa jest domyślnie przypisywana do etapu WERYFIKACJA RACHUNKOWA:

• FAKTURY – Księgowość – daje możliwość zarządzania fakturami. Wśród uprawnień są między innymi: możliwość restartowania procedur na fakturze, operacje na fakturze po zakończeniu obiegu, kontrola płatników VAT na białej liście podatników, eksport faktur do systemu ERP, usuwanie i przywracanie faktur oraz wystawianie not korygujących;
• FAKTURY – Analizy kosztów OLAP i raportów – grupa posiada uprawnienia do analiz kosztów OLAP oraz raportów z obiegu dokumentów.

Grupy procesu obiegu

Grupy przydzielane do poszczególnych etapów procesu obiegu faktur:

• FAKTURY – Sekretariat – to grupa dla osób, które otrzymują faktury do dalszego procesowania (na przykład wprowadzenia do systemu) oraz generowania kodów kreskowych. Grupa ta również daje uprawnienie do otrzymywania faktur wprowadzonych przez użytkowników portalowych;
• FAKTURY – Akceptacja płatności – pracownicy z tej grupy są domyślnie przypisani do procesu akceptacji płatności;
• FAKTURY – Logistyka – członkowie zatwierdzają faktury magazynowe na etapie Logistyki;
• FAKTURY – Weryfikacja formalno-rachunkowa – grupa przypisywania do etapu Weryfikacja Formalna, jeśli osoby na tym etapie są inne niż na etapie Weryfikacji Formalno-Rachunkowej (Księgowość);
• FAKTURY – Zarząd – domyślnie przypisana do etapu Akceptacja Zarządu. Należy pamiętać o tym, że zarząd akceptuje wszystkie faktury, jeśli ten proces występuje w obiegu;
• FAKTURY – Akceptujący faktury wybierani ręcznie – jeśli w procesie obiegu osoba akceptująca wybierana jest ręcznie, to pochodzi z tej grupy. Dzięki temu nie dojdzie do sytuacji, w której wybór osoby odbywa się na forum całej organizacji;

Pozostałe grupy

Zawiera grupy, które nie pasują do powyższych zbiorów lub zostały utworzone przez administratora systemu, tak by spełnić nietypowe wymagania stawiane przez organizację.

• KALENDARZ PŁATNOŚCI – DOSTĘP – daje dostęp do kalendarza zawierającego informację o płatnościach faktur;
• Dodaj grupę – opcja daje możliwość utworzenia własnej grupy.

Zmiana uprawnień w ramach grup

Niezależnie od grup aplikacyjnych proces zmiany uprawnień wygląda podobnie. Z tego powodu został opisany łącznie.

Aby dokonać zmiany uprawnień w ramach wybranej grupy, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie przejść do zakładki FAKTURY ZAKUPU i UPRAWNIENIA;
3. kliknąć opcję Zmień uprawnienia przy wybranej grupie;

4. w ramach zakładki Podstawowe:

   • Nazwa grupy – pozwala na modyfikację nazwy grupy;
   • Komentarz – pozwala na zamieszczenie opisu danej grupy;
   • Cel grupy – z listy należy wybrać cel, jaki ma przed sobą postawiona grupa;

   

5. w ramach zakładki Pracownicy:

   • kolumna Pracownicy zawiera listę osób, które są zatrudnione w ramach organizacji;
   • kolumna Do grupy należą pracownicy zawiera listę członków grupy;
   • zaznaczenie pracownika na liście w dowolnej kolumnie i kliknięcie strzałek pomiędzy spowoduje dodanie lub usunięcie pracownika z grupy;

   

6. w ramach zakładki Dziedziczenie praw:

   • kolumna grupy zawiera wykaz grup w systemie;
   • kolumna Grupa dziedziczy zawiera informację o tym, z jakiej grupy uprawnienia dziedziczy aktualnie edytowana pozycja;
   • aby dodać grupę, należy ją oznaczyć w lewej kolumnie i kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę;
   • aby usunąć grupę, należy ją zaznaczyć w prawej kolumnie i kliknąć strzałkę skierowaną w lewą stronę;

   

7. w ramach zakładki Prawa do struktury (tylko w Symfonia eDokumenty Ready)

   • pozwala na włączenie lub wyłączenie dostępu do struktury;
   • nadanie uprawnień wymaga oznaczenia pozycji na liście i kliknięcia zielonego przycisku ze znakiem plusa;
   • usuwanie uprawnień wymaga oznaczenia pozycji na liście i kliknięcia czerwonego przycisku ze znakiem minusa;

   

8. w ramach zakładki Prawa do systemu (dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready) widoczne są przydzielone uprawnienia dotyczące dostępu do systemu. Zakładka ma charakter informacyjny i nie pozwala na wprowadzanie zmian. Dodatkowo nie występuje w każdej z grup;

   

9. kliknąć ZAPISZ.

Tworzenie nowej grupy

Administrator systemu ma możliwość utworzenia dodatkowych grup, które będzie można wykorzystać podczas etapów obiegu dokumentów.

Aby dodać własną grupę, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie przejść do zakładki FAKTURY ZAKUPU i UPRAWNIENIA;
3. w sekcji POZOSTAŁE GRUPY kliknąć opcję Dodaj grupę;
4. w nowym oknie wypełnić pola zgodnie z opisem:
   • Nazwa grupy – wpisać nazwę grupy;
   • Komentarz – dodać opis przeznaczenia grupy;
   • Cel grupy – ustawić cel, jaki ma pełnić grupa. Odpowiedni cel należy wybrać z listy;
5. kliknąć ZAPISZ. Uzupełnić pozostałe zakładki zgodnie z opisem zawartym w sekcji Zmiana uprawnień w ramach grupy.