Dodatkowe uprawnienia do faktur

W niektórych organizacjach standardowy model dostępu do faktur okazuje się niewystarczający — szczególnie wtedy, gdy dokumenty muszą być widoczne nie tylko dla osoby je obsługującej i jej przełożonych, ale także dla całego działu lub wybranych grup pracowników. Funkcja dodatkowych uprawnień do faktur pozwala elastycznie rozszerzać dostęp do dokumentów, dostosowując go do specyfiki pracy zespołów, struktury organizacyjnej oraz procesów obiegu faktur.

Dzięki temu możliwe jest m.in. . udostępnienie faktur całemu działowi, zapewnienie dostępu do wszystkich dokumentów danej jednostki rozliczeniowej lub przypisanie uprawnień do konkretnej ścieżki procesu — co zwiększa przejrzystość i usprawnia współpracę między pracownikami.

Dostęp dla działu

Czasami jest potrzeba wprowadzenia dodatkowych uprawnień ze względu na sposób pracy komórki organizacyjnej. Domyślnie w systemie, jeśli pracownik działu IT otrzyma fakturę, to ma do niej dostęp tylko on i jego przełożony, ale czasem potrzebne jest, żeby wszyscy pracownicy działu mieli dostęp do faktur opisywanych przez któregokolwiek pracownika komórki organizacyjnej. W takim przypadku należy:

1. utworzyć nową grupę zgodnie z opisem zamieszczonym w oddzielnym artykule dotyczącym Tworzenia nowej grupy. W trakcie tworzenia nowej grupy w polu Cel grupy powinna zostać ustawiona wartość Agregacja danych i obieg;
2. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
3. w sekcji SYSTEMOWE kliknąć przycisk OTWÓRZ przy opcji Struktura organizacyjna;

4. w nowym oknie odszukać dział IT w strukturze organizacyjnej, zaznaczyć go i kliknąć przycisk Edytuj (ikona ołówka);

   • w polu Grupa z listy wybrać odpowiednią grupę;
   • w polu Reguła ustawić wartość Przydziel wszystkich poniżej tylko z tej komórki;
   • kliknąć przycisk Zapisz widoczny na pasku narzędziowym;

   

5. włączyć opcję Czy fakturę opisaną przez pracownika powinni widzieć oprócz przełożonych pracownicy z jego działu? Opcja jest dostępna w Ustawienia aplikacji, FAKTURY ZAKUPU, KONFIGURACJA w sekcji ETAP – OPIS MERYTORYCZNY;

   

6. od tego momentu, jeśli osoba z działu IT będzie opisywała fakturę, cała grupa (komórka) otrzyma uprawnienie do faktury.

Dostęp do wszystkich faktur danej Jednostki rozliczeniowej

Jeśli posiada się pracowników różnych spółek, którzy nie biorą udziału w procesie obiegu każdej faktury, a mają mieć dostęp do wszystkich faktur danej jednostki, należy w strukturze organizacyjnej na wybranej jednostce przydzielić grupę, którą ma się zamiar uprawnić oraz ustawić regułę przydzielenie osób do grupy – Definicja niezależnie od struktury. System po zapisie faktury nada uprawnienia odczytu i zapisu wybranej grupie.

Dostęp do wszystkich faktur danej ścieżki procesu

Jeśli w organizacji pojawi się potrzeba przydzielenia uprawnienia do wszystkich faktur danej ścieżki, można to zrobić, przypisując grupę do danej ścieżki. W tym celu należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w sekcji FAKTURY ZAKUPU kliknąć ŚCIEŻKI PROCESU;

3. odszukać etap w ramach ścieżki i kliknąć przycisk z symbolem ołówka;

   

4. w nowym oknie kliknąć zakładkę UPRAWNIENIA;

   

5. kliknąć pole Grupy i wybrać z listy odpowiednią grupę;
6. w polu Otrzymane uprawnienia ustawić odpowiedni typ uprawnień;
7. kliknąć ZAPISZ.