Umowy mają to do siebie, że w trakcie ich trwania mogą pojawiać się potrzeby wprowadzenia zmian o różnym charakterze. W praktyce oznacza to, że dla aktywnej umowy zawierane są aneksy, które nie są oddzielnymi umowami, a więc nie należy ich rejestrować jako nowe byty. Aneksy zawsze dodaje się do istniejącej w systemie umowy.
Aby zarejestrować aneks do umowy, należy:
- w module Umowy przejść do zakładki BAZA UMÓW (umowa, do której ma zostać dołączony załącznik musi być zarchiwizowana w systemie);
- korzystając z wyszukiwarki lub filtrów, odszukać odpowiednią umowę i dwukrotnie kliknąć pozycję na liście;
-
w oknie szczegółów umowy w zakładce Podsumowanie w sekcji Aneksy do umowy kliknąć opcję DODAJ ANEKS;
-
nowe okno należy wypełnić według instrukcji:
- Opis – miejsce na wpisanie opisu aneksu. Dobry opis powinien pozwalać na szybką identyfikację zawartości dokumentu;
- Numer aneksu – w tym miejscu można wpisać własny numer aneksu. Po włączeniu opcji Generuj numer system sam utworzy numer zgodny z przyjętym w organizacji wzorem;
- Numer aneksu klienta – miejsce na wpisanie numeru aneksu nadanego przez drugą stronę umowy/aneksu;
- Data podpisania – po kliknięciu pola z kalendarza należy wybrać odpowiednią datę podpisania aneksu;
- Data obowiązywania – w polach OD i DO należy ustawić daty obowiązywania aneksu. Kliknięcie pola pozwoli na wybór odpowiedniej daty z kalendarza;
- Uwagi – miejsce na wpisanie dodatkowych uwag na temat aneksu. Pole można wykorzystać do dokładniejszego opisania zawartości dokumentu;
- po uzupełnieniu niezbędnych pól należy kliknąć przycisk ZAPISZ;
-
w tej chwili otwarte zostanie nowe okno, w którym w zakładce Szczegóły znajdą się dokładne informacje na temat dołączanego aneksu umowy;
-
należy kliknąć zakładkę Załączniki, a potem przycisk Dodaj i w nowym oknie wskazać plik z aneksem umowy. Jeżeli w systemie ustawiono skaner, można użyć przycisku Skanuj i za pomocą urządzenia zeskanować papierowy dokument i dodać do systemu. Dodany załącznik pojawi się w centralnej części okna. W zakładce Załączniki można dodać kilka plików;
-
kliknąć zakładkę Szczegóły, a następnie przycisk ARCHIWIZUJ;
-
załącznik zostanie zarchiwizowany i zapisany w systemie. Pojawi się również w oknie szczegółów umowy, której dotyczy w sekcji Aneksy do umowy. Dokument otrzyma status PODPISANA OBUSTRONNIE.
W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że aneks do umowy może być procedowany podobnie jak sama umowa. Oznacza to, że możliwe jest włączenie całej procedury akceptacji dokumentu. Aby to zrobić, po dodaniu załącznika w zakładce Szczegóły należy kliknąć przycisk URUCHOM PROCEDURĘ. Dalsze postępowanie wygląda podobnie jak w przypadku rejestracji umów wymagających akceptacji. Opis działania rejestracji umowy z akceptacją dostępny jest w oddzielnym artykule.
Powiązane z