Pełnomocnictwa

Moduł Umowy daje możliwość rejestracji w systemie pełnomocnictw. Należy jednak mieć na uwadze, że chodzi tutaj wyłącznie o archiwizację dokumentów, które nie mają wpływu na uprawnienia użytkownika w systemie. Oznacza to, że rejestracja upoważnienia do podpisywania umów nie jest równoznaczna z tym, że pracownik będzie mógł to robić w systemie Symfonia eDokumenty.

Aby zarejestrować pełnomocnictwo, należy:

1. włączyć moduł Umowy, przejść do zakładki PEŁNOMOCNICTWA i kliknąć przycisk Dodaj pełnomocnictwo;

   

2. w nowym oknie należy uzupełnić pola zgodnie z opisem:

   • Zakres pełnomocnictwa – miejsce na wpisanie zakresu pełnomocnictwa lub tytułu, który pozwoli na skuteczną identyfikację pozycji w systemie;
   • Udziela firma – z listy rozwijanej należy wybrać firmę. Domyślnie dla organizacji, które mają tylko jedną osobowość prawną, będzie to jedna pozycja. Jeżeli firma ma kilka spółek, to wtedy z listy można wybrać odpowiedni podmiot;
   • Udzielone pełnomocnictwo pracownikowi – z listy należy wybrać pracownika, któremu udziela się pełnomocnictwo. Lista zawiera wszystkich pracowników firmy;
   • Osoba niebędąca pracownikiem wybrana z bazy lub wpisana tekstowo – w tym miejscu można wpisać dowolną osobę lub wybrać ją z listy kontaktów. Możliwe jest również zdefiniowane nowego kontaktu;
   • Uwagi – miejsce na wpisanie dowolnych uwag na temat pełnomocnictwa;
   • Data podpisania – z kalendarza należy wybrać odpowiednią datę podpisania dokumentu;
   • Data obowiązywania – w polach Od i Do z kalendarza należy wybrać datę obowiązywania pełnomocnictwa. Jeżeli dokument nie ma daty wygaśnięcia, należy określić datę w polu Od i włączyć opcję bezterminowe;

   

3. kliknąć przycisk ZAPISZ, nowa pozycja pojawi się na liście pełnomocnictw ze statusem W PRZYGOTOWANIU;

   

4. dwukrotnie kliknąć pozycję na liście, otwarte zostanie okno ze szczegółami pełnomocnictwa;
5. w zakładce Szczegóły sprawdzić wprowadzone dane i przejść do zakładki Załączniki;

6. kliknąć przycisk Dodaj, w nowym oknie wskazać plik zawierający pełnomocnictwo i kliknąć przycisk Otwórz. Dokument pojawi się na liście. Jeżeli w systemie ustawiono skaner, a pełnomocnictwo ma postać papierową, to można za pomocą przycisku Skanuj wprowadzić go bezpośrednio do systemu;

   

7. w kolejnych zakładkach można dodatkowo powiązać pełnomocnictwo z konkretnymi sprawami, dokumentami, kontaktami oraz utworzyć zadania. Działania te były wielokrotnie opisywane przy okazji omawiania spraw, dokumentów oraz zadań;

8. w zakładce Szczegóły przy opcji Status kliknąć ikonę ołówka;

   

9. w nowym oknie ustawić wartość odpowiadającą stanowi faktycznemu, na przykład OBOWIĄZUJĄCE i kliknąć przycisk USTAW;

   

10. po dodaniu załącznika z treścią pełnomocnictwa należy kliknąć przycisk Zapisz i zamknąć okno. W lewym dolnym narożniku okna pojawi się wstęga informacyjna, która wizualnie wyróżnia rozmaite statusy pełnomocnictw.