Podczas rejestracji umów w systemie możliwe jest podanie daty końca obowiązywania umowy. Wartość ta jest o tyle istotna, że system na podstawie daty oraz dodatkowych ustawień może wyświetlić powiadomienie o nadchodzącym końcu umowy. Dzięki temu opiekun umowy może podjąć dodatkowe działania mające na celu na przykład przedłużenie starej lub zawarcie nowej umowy. Jeżeli nie zostaną wykonane dodatkowe działania, umowa pozostaje aktywna do końca ostatniego dnia jej obowiązywania. Status ZAKOŃCZONA zostanie nadany dopiero po uruchomieniu mechanizmu w kolejnym dniu lub później.
Aby ustawić wyprzedzenie powiadamiania o końcu umowy, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
-
w nowym oknie wybrać opcję Ustawienia w sekcji Umowy;
- w polu Ile dni przed zakończeniem umowy wysłać powiadomienie do opiekuna i administratora? należy wpisać liczbę dni. Jeżeli zostanie podana wartość 30, to wtedy system trzydzieści dni wcześniej powiadomi o kończącej się umowie.
Powiadomienie, o którym mowa powyżej, wyświetlane jest u opiekuna umowy i administratora. Niezależnie od mechanizmów wbudowanych w system można skorzystać z Terminarza i opcji Przypomnienia. Dzięki temu możliwe jest ustawienie przypomnienia konkretnej osobie, która nie musi być opiekunem umowy lub w innym terminie niż domyślne przypomnienie wbudowane w moduł Umowy. Należy pamiętać o tym, że ustawiając przypomnienie w polu Sprawa, ustawia się sprawę, która jest automatycznie zakładana podczas rejestrowania umowy i ma ona dokładnie taką samą nazwę.
Powiązane z