Podczas rejestracji umów w systemie możliwe jest podanie daty końca obowiązywania umowy. Wartość ta jest o tyle istotna, że system na podstawie daty oraz dodatkowych ustawień może wyświetlić powiadomienie o nadchodzącym końcu umowy. Dzięki temu opiekun umowy może podjąć dodatkowe działania mające na celu na przykład przedłużenie starej lub zawarcie nowej umowy.
Aby ustawić wyprzedzenie powiadamiania o końcu umowy, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji;
-
w nowym oknie wybrać opcję Ustawienia w sekcji Umowy;
- w polu Ile dni przed zakończeniem umowy wysłać powiadomienie do opiekuna i administratora? należy wpisać liczbę dni. Jeżeli zostanie podana wartość 30, to wtedy system trzydzieści dni wcześniej powiadomi o kończącej się umowie.
Powiadomienie, o którym mowa powyżej, wyświetlane jest u opiekuna umowy i administratora. Niezależnie od mechanizmów wbudowanych w system można skorzystać z Terminarza i opcji Przypomnienia. Dzięki temu możliwe jest ustawienie przypomnienia konkretnej osobie, która nie musi być opiekunem umowy lub w innym terminie niż domyślne przypomnienie wbudowane w moduł Umowy. Należy pamiętać o tym, że ustawiając przypomnienie w polu Sprawa, ustawia się sprawę, która jest automatycznie zakładana podczas rejestrowania umowy i ma ona dokładnie taką samą nazwę.
Powiązane z