Widok budżetów w ramach zakładek zawiera szereg kolumn, które objaśniono poniżej.
- Plan – plan budżetu. W tym miejscu wprowadzona jest wartość planu budżetu, od której obliczane jest wykonanie budżetu;
- W + Z – wartość wniosków zakupowych oraz zamówień powiązanych z linią budżetową. Wnioski powiązane z fakturą uważane są za rozliczone i nie są uwzględniane w analizie budżetu. Dlatego ważne jest:
- Rozliczanie faktur z wnioskami, żeby dane na budżetach były poprawne;
- Zamykanie wniosków, które nie będą rozliczane z fakturą;
- Dodatkowo znaczenie ma status wniosku. Na obrazku poniżej widać wykaz statusów. Do prezentacji danych w budżecie uwzględniane są wyłącznie statusy oznaczone na szaro. Status ODRZUCONY i ANULOWANY nie są prezentowane w budżecie, ponieważ zakończono ich obieg, nie będą realizowane i nie przyjdzie do nich faktura. Status ZAKOŃCZONY może być nadany ręcznie bądź automatycznie poprzez powiązanie faktury z wnioskiem; oznacza to, że kwota wniosku została zrealizowana i otrzymaliśmy fakturę.
- Wykonanie – informacja o wykonaniu budżetu na podstawie danych zebranych z kosztów faktur zakupu. System uwzględnia każdy koszt wprowadzony na fakturze niezależnie od statusu dokumentu;
- Razem – suma wartości z kolumn W + Z oraz Wykonanie.;
- % – procent realizacji budżetu obliczany jako stosunek kolumny Razem do kolumny Plan.
Opisane powyżej kolumny występują w ramach każdego miesiąca, kwartału oraz roku. Kliknięcie w kwotę w kolumnie Plan, W+Z, Wykonanie oraz Razem spowoduje otwarcie okna, które zawiera dodatkowe informacje.
- Plan – po kliknięciu w kwotę otwarte zostanie okno, które pozwala na edycję danego wiesza budżetu. W nowym oknie można wprowadzić zmiany dla danej linii budżetowej. Poszczególne pola odpowiadają tym, które opisano przy okazji tworzenia nowych linii budżetowych;
- W+Z – zawiera wykaz wniosków i zamówień powiązanych z danym budżetem. W tym oknie zobaczymy wszystkie dokumenty, których wartość wpływa na kwotę widoczną w kolumnie;
- Wykonanie – zawiera wykaz faktur zakupu, które zostały powiązane z danym budżetem. W ramach okna zobaczymy wykaz konkretnych faktur zakupu;
- Razem – to zbiór danych dostępnych dla kolumn W+Z oraz Realizacja.
Warto w tym miejscu podkreślić, że widok okna jest podzielony na zakładki, które mogą występować w różnym układzie w zależności od tego, z jakiej kolumny zostało otwarte dane okno. Kliknięcie w pozycję na liście spowoduje otwarcie odpowiedniego dokumentu: faktury zakupu, wniosku bądź zamówienia. Dodatkowo klikać możemy w ramach miesiąca, kwartału, półrocza lub roku. W zależności od wybranej kolumny widok będzie zawierać dane dla miesiąca, kwartału, półrocza lub roku.
Widok listy dokumentów można przewijać w pionie i poziomie. W przypadku poziomego przewijania pojawi możemy przesunąć zawartość okna i zobaczyć kolejne kolumny. Jeżeli przy długich listach dokumentów nie pojawi się poziomy pasek przewijania, należy skorzystać z kółka w myszce. Po jego naciśnięciu pojawi się dodatkowy znaczek, a przesunięcie kursora w prawo i lewo zacznie działać jak przewijanie za pomocą paska, który się nie pojawił.
Powiązane z