Protokół

Praktyka pokazuje, że praca nad różnymi projektami wiąże się z wystawianiem większej liczby kart RCP (na przykład z uwagi na wiele różnych składowych wykonywanych prac, kilka osób pracujących nad realizacją, etc.). Jeżeli dany projekt wymaga rozliczenia i zafakturowania klienta, na przykład w oparciu o przepracowane godziny, konieczne jest przygotowanie protokołu, który klient będzie mógł przejrzeć, zaakceptować i opłacić fakturę wystawioną na jego postawie. Niezbędna funkcjonalność jest dostępna w ramach modułu Karty RCP.

Aby sporządzić protokół, należy:

1. włączyć moduł Karty RCP;

2. używając mechanizmu grupowania, zebrać karty RCP, które mają zostać ujęte w protokole. Zwykle najlepszym rozwiązaniem jest zgrupowanie kart według kryterium sprawy lub klienta;

   

3. zaznaczyć karty, które mają zostać ujęte w protokole – należy kliknąć pierwszą z kart, a następnie przytrzymać wciśnięty klawisz Ctrl i klikać kolejne pozycje;

   

4. kliknąć przycisk Utwórz protokół;

5. w nowym oknie konieczne jest sprawdzenie i uzupełnienie dostępnych danych:

   • Numer – jeżeli zaznaczono opcję Generuj numer, to zostanie on wygenerowany automatycznie;
   • Opis – w tym miejscu można zawrzeć informację na temat tego, czego dotyczy protokół;
   • Wykonawca – pole powinno być domyślnie uzupełnione na podstawie danych w systemie. Jeżeli jednak brakuje wartości, należy wpisać fragment nazwy i kliknąć ikonę lupy, a potem odszukać na liście odpowiedni podmiot i go zaznaczyć. W przypadku braku podmiotu na liście można go utworzyć, klikając przycisk z symbolem plusa;
   • Wykonawca – pole powinno być domyślnie uzupełnione na podstawie danych w systemie. Jeżeli jednak brakuje wartości, należy wpisać fragment nazwy i kliknąć ikonę lupy, a potem odszukać na liście odpowiedni podmiot i go zaznaczyć. W przypadku braku podmiotu na liście można go utworzyć, klikając przycisk z symbolem plusa;
   • Data zakończenia prac – dane pobrane automatycznie na podstawie daty z ostatniej karty, której dotyczy wystawiany protokół. Wartość można zmienić, klikając pole i wybierając z kalendarza odpowiedni termin;
   • Data protokołu – dane wprowadzone automatycznie na podstawie faktycznej daty wystawienia protokołu. Wartość można zmienić, klikając pole i wybierając z kalendarza odpowiedni termin;
   • Czas fakturowania – pole może zawierać czas pracy, który ma być ujęty na fakturze i rozliczony. Wartość może różnić się od danych zawartych w zakładce opisanej w punkcie 7.;
   • Sprawa – protokół może być powiązany ze sprawą, której dotyczy. Numer sprawy może pojawić się automatycznie lub można go ustawić ręcznie. W polu należy wpisać fragment nazwy klienta i kliknąć ikonę lupy, następnie z listy można wybrać konkretnego klienta. Jeżeli nazwa klienta nie jest znana, można kliknąć ikonę lupy i wtedy pojawi się lista wszystkich partnerów, z której można wybrać potrzebną pozycję;
   • Status – pole pozwala ustawić status, na jakim znajduje się protokół. Lista zawiera kilka zdefiniowanych wartości, których można używać według własnych potrzeb;
   • Procedura – pozwala na wybranie procedury, która zostanie uruchomiona automatycznie dla protokołu. Lista dostępnych procedur zależy od specyfiki organizacji. Więcej o samych procedurach znaleźć można w oddzielnym artykule;
   • Załączniki – za pomocą przycisku Dodaj można dołączyć plik (na przykład PDF lub Word), który ma związek z danymi protokołem. Możliwe jest również zeskanowanie dokumentu za pomocą przycisku Skanuj i skanera, który należy ustawić w systemie Symfonia eDokumenty. Załącznika można użyć na przykład do protokołu, który powstał poza systemem Symfonia eDokumenty;
   • aby zapisać wprowadzone ustawienia, należy kliknąć przycisk ZAPISZ;

   

6. widoczne okno ulegnie zmianie i pojawią się dodatkowe zakładki. Pierwsza z zakładek nosi nazwę Szczegóły i zawiera dokładnie te same dane, które opisano w poprzednim podpunkcie;

   

7. do tworzonego protokołu należy dołączyć dokument, który może zostać przekazany do klienta celem weryfikacji. Można to zrobić, wykorzystując mechanizm generowania protokołu z szablonu:

   • kliknąć przycisk Drukuj (symbol drukarki) i z menu wybrać opcję Generuj plik z szablonu (PDF, RTF);
   • w nowym oknie należy zaznaczyć opcję DOCX/RTF/HTML, a potem kliknąć przycisk Wybierz szablon, w kolejnym nowym oknie należy zaznaczyć odpowiedni szablon i kliknąć przycisk WYBIERZ;

   

8. po tym, jak zamknięte zostanie okno wyboru szablonu, należy kliknąć przycisk GENERUJ;

   • wygenerowany protokół pojawi się w sekcji Złączniki. W celu poznania zasad działania szablonów oraz ich tworzenia należy zapoznać się z oddzielnym artykułem;

   

9. zakładka Pozycje pozwala na dołączenie do protokołu pozycji magazynowych, które mają z nim związek. Dodanie pozycji sprowadza się do:

   • kliknięcia plusa,
   • odszukania istniejącej lub stworzenia nowej pozycji,
   • określenia jej właściwości,
   • kliknięcia ZAPISZ I ZAMKNIJ;

   

10. zakładka Czas pracy zawiera wykaz wszystkich kart RCP, które powiązano z protokołem. Na końcu znajduje się podsumowanie czasu pracy, jaki zarejestrowano w poszczególnych kartach;

    

11. zakładka Historia to rejestr wszystkich zmian wprowadzonych w protokole. Na jego podstawie można w prosty sposób prześledzić, kto i co zmieniał;

    

12. zakładka Metadane to etykieta, która pozwala na wygodną archiwizację protokołu. Metadane możemy edytować lub wydrukować;

    

13. zakładka Powiązania to wszystkie informacje na temat powiązań z innymi sprawami, kontaktami, zadaniami i dokumentami. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, w każdej chwili można dodać kolejne powiązania;

    

14. zakładka Komentarze to miejsce, w którym osoby pracujące nad protokołem mogą wymieniać się komentarzami i uwagami;

    

15. po tym jak poszczególne zakładki protokołu zostaną sprawdzone należy kliknąć Zapisz. Dokument zostanie zapisany. Natomiast na liście obok kart RCP pojawi się odnośnik Otwórz. Kliknięcie Otwórz otworzy podgląd protokołu powiązanego z daną kartą pracy,

    

16. zmiany w dowolnej z kart wymagają zapisania za pomocą przycisku Zapisz. Następnie można zamknąć okno protokołu.

W tym miejscu warto wspomnieć, że gotowy protokół pojawi się w module Dokumenty i tam można nim zarządzać dokładnie w taki sam sposób, jak innymi dokumentami (na przykład obiegiem dokumentu). Sam moduł Dokumenty i jego możliwości opisano szerzej w oddzielnym artykule.