Publikowanie dokumentu w module Intranet to kluczowy etap udostępniania treści pracownikom w firmowej przestrzeni informacyjnej. Funkcja ta pozwala określić, od kiedy dokument ma obowiązywać, komu będzie udostępniony oraz jak długo pozostanie widoczny. Dzięki temu organizacja może w pełni kontrolować przepływ informacji, zapewniając pracownikom dostęp do aktualnych i właściwie zatwierdzonych materiałów.
Aby opublikować wycofany dokument, należy:
- włączyć moduł Intranet;
- kliknąć Zarządzanie dokumentami;
odszukać na liście dokument, zaznaczyć go i kliknąć Opublikuj;
- w nowym oknie:
- Ważny od – data publikacji dokumentu. Domyślnie wprowadzona jest data realizacji publikacji. W celu zmiany daty należy kliknąć krzyżyk, a potem pole i z kalendarza wybrać konkretny termin. Dokument zostanie przyjęty do publikacji i opublikowany w zadanym dniu;
- Ważny do – kliknąć pole i ustawić datę końca publikacji. W zadanym terminie dokument zostanie wycofany z publikacji. Puste pole oznacza, że publikacja jest bezterminowa;
- Grupy pracowników, którym dokument ma zostać udostępniony – kliknąć pole i wybrać grupę pracowników, która będzie miała dostęp do dokumentu. Jeżeli wszyscy użytkownicy Intranetu mają mieć dostęp do dokumentu, należy ustawić INTRANET – DOSTĘP;
- Pracownicy, którym dokument ma zostać udostępniony – kliknąć i wybrać z listy osoby, które mają mieć dostęp do dokumentu;
- Oznacz dokument jako przyjęty (przez wszystkich) – włączenie tej opcji spowoduje, że dokument zostanie automatyczne przyjęty przez wszystkich odbiorców;
- kliknąć OPUBLIKUJ. Status dokumentu zostanie zmieniony na OBOWIĄZUJĄCY i będzie dostępny dla osób/grup, które zostały wskazane w poprzednim punkcie.
Powiązane z