Zaplanowanie zadania w module Intranet umożliwia automatyczne wykonywanie kluczowych operacji, takich jak wysyłanie przypomnień czy zmiana statusów dokumentów. Dzięki harmonogramowi system może samodzielnie realizować te działania o określonych porach i w wybrane dni, co odciąża administratorów i zapewnia, że publikacje oraz powiadomienia są zawsze aktualne i zgodne z ustalonymi zasadami.
Mówiąc o zmianie statusów dokumentów, szczególnie chodzi o datę początku i końca publikacji dokumentu. W takim wypadku status musi zostać zmieniony w zadanym terminie. Za takie działanie odpowiada właśnie harmonogram.
Aby zmienić ustawienia przypomnień, należy:
- otworzyć okno ustawień modułu Intranet;
- kliknąć PRZYPOMNIENIA w sekcji Zaplanowane zadania;
w nowym oknie:
- Uruchom automatycznie w każdy – pozwala ustawić dni, w które ma być wysyłane powiadomienie. W celu dodania nowego dnia wystarczy kliknąć pole i wybrać z listy odpowiedni dzień. Aby usunąć zbędny dzień, należy kliknąć krzyżyk przy jego nazwie;
- O godzinie – godzina, w której zostanie uruchomiony harmonogram przypominający o niepotwierdzonych dokumentach;
- Wyślij przypomnienia teraz – włączenie tej opcji spowoduje, że po kliknięciu przycisku WYKONAJ zostanie wysłane przypomnienie poza ustalonym harmonogramem;
- kliknąć WYKONAJ.
Aby zmienić ustawienia zmiany statusów, należy:
- otworzyć okno ustawień modułu Intranet;
- kliknąć ZMIANA STATUSU w sekcji Zaplanowane zadania;
w nowym oknie:
- Uruchom automatycznie w każdy – pozwala ustawić dni, w których ma być dokonana zmiana statusu. W celu dodania nowego dnia wystarczy kliknąć pole i wybrać z listy odpowiedni dzień. Aby usunąć zbędny dzień, wystarczy kliknąć krzyżyk przy jego nazwie;
- O godzinie – godzina, w której zostanie uruchomiona zmiana statusów;
- Zaktualizuj teraz – włączenie tej opcji spowoduje, że po kliknięciu przycisku WYKONAJ zostanie zmieniony status poza ustalonym harmonogramem;
- kliknąć WYKONAJ.
Modyfikując sposób działania harmonogramów, warto mieć na uwadze to, że:
- zmiany statusów – powinny odbywać się nocą, dzięki temu pracownik w chwili rozpoczęcia pracy zawsze będzie miał obowiązujące dokumenty dostępne w Intranecie;
- przypomnienia – warto wysyłać je podczas dnia pracy, wtedy pracownik będzie mógł się do nich odnieść bez zbędnej zwłoki.
Powiązane z