Jeżeli delegacja odbywała się z wykorzystaniem prywatnego samochodu osoby delegowanej, to w zakładce Koszty podróży w sekcji Ewidencja przejazdu niezbędne jest dokonanie rozliczenia pokonanej trasy.
Aby rozliczyć koszty samochodu prywatnego, należy:
- włączyć moduł Delegacje;
- odszukać delegację do rozliczenia i dwukrotnie ją kliknąć;
w zakładce Koszty podróży kliknąć opcję DODAJ TRASĘ;
sprawdzić i uzupełnić dane w nowym oknie:
- Wyjazd – pole będzie uzupełnione, jeżeli w delegacji uzupełniono opcję Skąd. W przypadku braku danych można wpisać odpowiednią lokalizację, podając ulicę, a potem miasto. Obie nazwy powinny być rozdzielone przecinkiem;
- Data wyjazdu – dane pobrane z wniosku. W przypadku braku danych można kliknąć pole i z kalendarza wybrać odpowiednią datę i godzinę wyjazdu w trasę;
- Stan licznika – stan licznika samochodu przed wyjazdem;
- Przyjazd – pole będzie uzupełnione, jeżeli w delegacji uzupełniono opcję Dokąd. W przypadku braku danych można wpisać odpowiednią lokalizację, podając ulicę, a potem miasto. Obie nazwy powinny być rozdzielone przecinkiem;
- Data przyjazdu – dane pobrane z wniosku. W przypadku braku danych można kliknąć pole i z kalendarza wybrać odpowiednią datę i godzinę przyjazdu na miejsce;
- Stan licznika – stan licznika po dotarciu na miejsce;
- Śr. transportu – informacja o samochodzie, który został wykorzystany do delegacji. Dane są pobierane z wniosku o delegację;
- Dystans (km) – system automatycznie wyliczy przejechany dystans. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, można w polu wprowadzić korektę widocznej wartości;
- Opis – pole pozwala na dodanie dodatkowych informacji na temat trasy;
- kliknąć przycisk ZAPISZ;
- dodana trasa pojawi się na liście. Obok wpisu widoczne będą małe przyciski z symbolem kosza na śmieci i ołówka. Pierwszy z nich pozwala usunąć dany wpis, natomiast drugi daje możliwość edycji wprowadzonych informacji;
- ponowne kliknięcie opcji DODAJ TRASĘ znów otworzy okno opisane w punkcie 4. Różnica polega na tym, że zamienione zostaną miejsca wyjazdu i przyjazdu. Innymi słowy dodana zostanie trasa powrotna. Po uzupełnieniu niezbędnych danych należy kliknąć ZAPISZ. Trasa powrotna pojawi się w sekcji Ewidencja przejazdów.
Po tym jak w zakładce Koszty podróży zostaną wprowadzone dane na temat pokonanej trasy, możliwe jest wydrukowanie ewidencji przebiegu. Wystarczy kliknąć przycisk DRUKUJ EWIDENCJĘ PRZEBIEGU. Na ekranie pojawi się okno podglądu. Aby dokonać wydruku, należy kliknąć przycisk Drukuj i postępować zgodnie z poleceniami pojawiającymi się na ekranie komputera.
Powiązane z