Delegacje mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami, które należy rozliczyć. W takim przypadku delegowany zobowiązany jest zebrać wszystkie faktury i rachunki, które następnie należy rozliczyć w ramach delegacji. W zakładce Rachunku możliwe jest dołączenie wszystkich dodatkowych dokumentów fiskalnych, które wymagają rozliczenia.
Aby dodać istniejącą w systemie fakturę do rozliczenia delegacji, należy:
- w module Delegacje odszukać fakturę, która wymaga uzupełnienia;
-
dwukrotnie kliknąć fakturę i przejść do zakładki Rachunki;
-
kliknąć przycisk Dodaj istniejącą fakturę (przycisk z symbolem spinacza);
- w nowym oknie w polu Dokument kliknąć przycisk lupy i odszukać fakturę zakupu zarejestrowaną w systemie. W polu Kategoria dokumentu ustawić odpowiednią kategorię odpowiadającą danemu typowi kosztu, na przykład Noclegi;
-
kliknąć przycisk ZAPISZ. Faktura zostanie dodana i pojawi się na liście. Poza numerem faktury widoczna będzie również wartość faktury i kategoria;
- przełączniki widoczne w ostatnich dwóch kolumnach pozwalają na określenie, czy:
- dana pozycja zalicza się do kosztów delegacji;
- opłacono ze środków własnych lub zaliczki;
- po dodaniu faktur należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zachować zmiany.
Osoba delegowana może również dodać faktury, których nie ma w systemie. W tym przypadku należy:
- w module Delegacje odszukać fakturę, która wymaga uzupełnienia;
- dwukrotnie kliknąć fakturę i przejść do zakładki Rachunki;
-
kliknąć przycisk Szybkie dodawanie nowego dokumentu typu faktura zakupu (przycisk z symbolem plusa), a następnie z menu wybrać kategorię;
-
nowy dokument pojawi się na liście. Należy dwukrotnie kliknąć nazwę kategorii lub zaznaczyć pozycję na liście, a potem wybrać przycisk Edytuj (ikona ołówka na pasku narzędziowym);
- na ekranie pojawi okno rejestrowania nowej faktury zakupowej w systemie. Proces ten dokładnie omówiono w oddzielnym artykule. Dodana faktura pojawi się na liście obok innych pozycji. Użytkownik może również pominąć etap Faktury Zakupu i poprzestać wyłącznie na dodaniu nowej pozycji na liście oraz podaniu wartości dokumentu;
- kliknąć przycisk Zapisz, aby zachować wszystkie zmiany.
Błędnie dodaną fakturę można odłączyć od delegacji. W tym celu w zakładce Rachunki należy zaznaczyć pozycję na liście, kliknąć przycisk Odłącz fakturę od delegacji i potwierdzić swoją decyzję. Rozwiązanie to zadziała dla faktur, które zarejestrowano w systemie. Warto tutaj zapamiętać, że ikona kosza pozwoli jedynie na usunięcie tych faktur, które zostały dodane przyciskiem z zielonym plusem.
Powiązane z