Dodanie nowej delegacji zagranicznej

Dodanie nowej delegacji zagranicznej w module Delegacje to pierwszy krok do prawidłowego rozliczenia wyjazdu służbowego poza granice kraju. Proces polega na uzupełnieniu podstawowych informacji dotyczących podróży — takich jak dane delegowanego, cel wyjazdu, terminy oraz miejsca pobytu — co pozwala systemowi przygotować dalsze etapy rozliczenia. Dzięki temu użytkownik może sprawnie rozpocząć obsługę delegacji, a wszystkie niezbędne dane trafiają od razu do odpowiednich zakładek systemu.

Aby dodać delegację zagraniczną, należy:

1. włączyć moduł Delegacje;
2. kliknąć zakładkę MOJE;

3. kliknąć przycisk Nowa, a potem wybrać Delegacja zagraniczna;

   

4. w nowym oknie należy uzupełnić lub zmienić zapisane dane. Opis pól znajduje się poniżej:

   • Jednostka rozliczeniowa – pozwala powiązać delegację z firmą, która odpowiada za jej rozliczenie. W przypadku jednej firmy obsługiwanej w systemie Symfonia eDokumenty zmiana danych w tym miejscu nie jest wymagana. W modelu wielofirmowości na rozwijanej liście należy wskazać odpowiedni podmiot;
   • Data zlecenia – data zlecenia delegacji. Odpowiednią datę należy wybrać z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu dedykowanego pola;
   • Zlecający – pole zawiera informacje o osobie, która zleciła wyjazd na delegację. Domyślnie będzie to osoba, która jest przełożonym delegowanego. Dane są pobierane ze struktury organizacyjnej;
   • Delegowany – osoba, której dotyczy delegacja. Domyślnie będzie to osoba, która wypełnia wniosek. Możliwa jest zmiana osoby delegowanej poprzez rozwijaną listę i zaznaczenie na niej odpowiedniego nazwiska;
   • Skąd – zawiera adres miejsca, z którego delegowany wyruszył w delegację. Domyślnie będzie to adres firmy wskazanej w polu Jednostka rozliczeniowa. W celu zmiany należy kliknąć przycisk krzyżyka, a potem wpisać nazwę podmiotu, którego adres ma zostać wykorzystany. Można również kliknąć przycisk z trzema kreskami i wybrać opcję Dodaj nowy kontakt, a następnie wpisać nowy adres;
   • Dokąd – pozwala na wskazanie adresu docelowego. Pole jest puste i po kliknięciu pola należy wprowadzić nazwę i kliknąć przycisk lupy, a potem wskazać adres zapisany w systemie. Jeżeli istnieje potrzeba dodania nowego adresu, należy kliknąć przycisk z trzema kreskami, a potem wybrać Dodaj nowy kontakt. Można też wpisać na przykład nazwę miasta;
   • Cel – pozwala na wpisanie celu delegacji;
   • Data wyjazdu – pole zawiera datę wyjazdu na delegację. Domyślnie będzie to ta sama data, co w polu Data zlecenia. Klikając pole, można z kalendarza wybrać inną wartość. Jeżeli system wykryje konflikt dat (na przykład z inną delegacją), poinformuje o tym podczas próby zapisu;
   • Data przyjazdu – pole zawiera datę powrotu z delegacji. Domyślnie pole jest puste. Klikając pole, można z kalendarza wybrać inną wartość. Jeżeli system wykryje konflikt dat (na przykład z inną delegacją), poinformuje o tym podczas próby zapisu;
   • Wybierz środek transportu – pozwala na określenie środka transportu, z którego delegowany skorzystał. Po kliknięciu pola pojawi się lista wyboru, z której można wybrać jedną z opcji: Komunikacja miejscowa, Transport zapewniony, Samolot lub Pociąg. Lista może zawierać również konkretne samochody (firmowe i prywatne), które wcześniej wykorzystywano. Jeżeli zajdzie potrzeba dodania nowego samochodu, należy kliknąć przycisk Edytuj dane swojego samochodu prywatnego (ikona ołówka) i uzupełnić wszystkie pola (marka, numer rejestracyjny, pojemność silnika oraz adres zamieszkania). W ramach pola można wybrać kilka środków transportu;
   • Szacunkowy koszt delegacji w PLN – pozwala na wpisanie kosztu delegacji. Kwota nie musi być zgodna ze stanem faktycznym i ma jedynie charakter szacunkowy;
   • kliknąć ZAPISZ;

   

5. dane zostaną zapisane. Otwarte zostanie nowe okno, w którym osoba dodająca wniosek musi kliknąć opcję DODAJ POBYT, a następnie uzupełnić pola:

   • Od – ustawić datę rozpoczęcia pobytu. Wyboru daty dokonuje się z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu pola;
   • Do – ustawić datę zakończenia pobytu. Wyboru daty dokonuje się z kalendarza, który pojawi się po kliknięciu pola;
   • Kraj – wybrać z listy kraj, w którym odbywa się pobyt;
   • Cel – wpisać cel pobytu;
   • kliknąć ZAPISZ;

   

6. informacja o pobycie pojawi się w zakładce Polecenia w sekcji Miejsce docelowe pobytu zagranicznego;

7. w zakładce Załączniki można dodać dokumenty, które mają związek z delegacją (na przykład program szkolenia, instrukcję dotarcia na miejsce i tak dalej). Sam proces dodania załącznika sprowadza się do kliknięcia przycisku Dodaj, a potem wybrania odpowiednich plików na dysku komputera i kliknięcia Otwórz;

   

8. na tym etapie pozostałe zakładki nie wymagają atencji. Gotowy wniosek należy wysłać do akceptacji. W tym celu należy kliknąć przycisk WYŚLIJ DO AKCEPTACJI widoczny na pasku z prawej strony. W tej chwili dokument trafi do akceptacji przez przełożonego. Natomiast u pracownika obok wniosku na liście pojawi się status W AKCEPTACJI.

   

Sam proces akceptacji odbywa się po stronie przełożonego i sprowadza się do:

1. włączenia modułu Delegacje;
2. przejścia do zakładki WSZYSTKIE;
3. odszukania na liście delegacji i kliknięcia jej dwa razy;

4. kliknięcia w nowym oknie przycisku AKCEPTUJĘ;

   

5. po stronie pracownika status delegacji ulegnie zmianie i pojawi się plakietka z napisem ZAAKCEPTOWANA.

Brak akceptacji oznacza, że wniosek o delegację wróci do osoby, która go złożyła. Zanim kliknięty zostanie przycisk NIE AKCEPTUJĘ, należy przejść do zakładki Komentarze i dodać komentarz z wyjaśnieniem decyzji.