Rozliczenie delegacji według nowych stawek diet i ryczałtu

Stawki diet i ryczałtów ulegają zmianie i są wynikiem obowiązujących przepisów. Moduł Delegacje jest gotowy na sytuację, w której stawki ulegną zmianie. Twórcy założyli tutaj dwa przypadki:

• zmiana stawek następuje przed pojawieniem się nowej delegacji;
• zmiana stawek następuje w trakcie trwania delegacji.

W pierwszym przypadku stawki należy zmienić w ustawieniach modułu. Należy to zrobić z chwilą ich wejścia w życie. Na przykład jeśli nowe stawki obowiązują od 1 stycznia 2023, to zmianę należy wykonać nie wcześniej niż tego dnia. Warto również pamiętać o tym, że stawki można zmienić dopiero po rozliczeniu wszystkich delegacji, które odbyły się według starych wartości.

Jeżeli zapomniano o zmianie stawki w systemie (operację wykonuje administrator systemu Symfonia eDokumenty^TM), to osoba nadzorująca proces rozliczania delegacji ma możliwość edycji starych stawek i ręcznego wpisania nowych wartości.

Zmiany stawek diet i ryczałtów mogą dokonywać osoby należące do grupy Delegacja – księgowość oraz Delegacja – Administratorzy procesu.

Cały proces polega na tym, że pracownik uzupełnia delegację i przesyła do dalszego procedowania. Na tym etapie wszystkie stawki nie będą zaktualizowane. Osoba rozliczająca w zakładkach Dieta oraz Koszty podróży może poddać edycji daną pozycję, a następnie w nowym oknie skorygować stawkę.

Zmiany należy dokonać dla każdej pozycji oddzielnie. Poza tym zmiana stawek obowiązuje wyłącznie w edytowanej delegacji i nie ma wpływu na całą resztę dokumentów zapisanych w module.

Jeżeli delegacja, dla której wyliczane są koszty, przypada na przełom dat, w których zmienia się stawka, to należy zastosować uśrednioną stawkę dla całego okresu delegacji i wprowadzić ją podczas edycji pojedynczego dokumentu delegacji.

Przykład: pracownik udał się w delegację 29 grudnia 2022, a wrócił z niej 2 stycznia 2023. Księgowość przelicza manualnie pierwsze trzy dni delegacji według stawki 38 zł oraz dwa pozostałe po zmianie stawki na 45zł i wylicza średnią stawkę diety dla tej delegacji:

((3 x 38 zł) + (2 x 45 zł)) / 5 = 40,80 zł

Uśrednioną stawkę osoba z uprawnieniami uzupełnia na dokumencie delegacji na etapie jej procedowania. Zmiany należy wprowadzić zarówno w zakładce Diety, jak i Koszty podróży.