Kreator wyboru procesu obiegu pozwala na ustawienie przebiegu procesu akceptacji delegacji tak, by pasował do standardów panujących wewnątrz organizacji. Samo ustawianie procesu odbywa się raz i nie ma potrzeby go powtarzać. Wyjątkiem jest chęć zmiany wynikająca na przykład z reorganizacji pracy firmy.
Aby ustawić proces obiegu przy wykorzystaniu kreatora, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie w lewej kolumnie odszukać zakładkę DELEGACJE i kliknąć opcję KONFIGURACJA;
w prawej części kliknąć przycisk URUCHOM KREATOR;
w nowym oknie należy zaznaczyć jeden z dostępnych schematów obiegu i kliknąć przycisk ZAKOŃCZ.
Trzy pierwsze obiegi stosuje się, gdy nie ma potrzeby akceptacji delegacji przed jej realizacją; można wtedy utworzyć dokumenty delegacji po powrocie z wyjazdu. Ostatni obieg delegacji może być zastosowany w przypadku, gdy dokument zlecenia delegacji powinien zostać poddany procesowi akceptacji przed realizacją wyjazdu.
Poszczególne opcje w ramach każdego z bloczków są odzwierciedlone jako kolejne etapy procesu (workflow):
- schemat 1 – składa się jedynie z trzech etapów w procesie – przygotowanie polecenia wyjazdu służbowego; potwierdzenie wykonania rozliczenia delegacji po wykonaniu jej rozliczenia; akceptacja działu księgowego;
- schemat 2 – składa się z tych samych etapów, co poprzedni, z tą tylko różnicą, że przed akceptacją działu księgowego występuje akceptacja przełożonego (bądź osoby zdefiniowanej w mapie akceptacji lub na dokumencie delegacji);
- schemat 3 – pozwala na obsługę zaliczek, ale bez akceptacji polecenia wyjazdu służbowego. Po odbyciu delegacji następuje jej rozliczenie, akceptacja przełożonego (bądź osoby zdefiniowanej w mapie akceptacji lub na dokumencie delegacji) oraz akceptacja działu księgowego;
- schemat 4 – najbardziej rozbudowana opcja pod względem procesu polecenia wyjazdu. Oprócz wymienionych wcześniej opcji, znajduje się tam dodatkowo etap akceptacji polecenia oraz w przypadku pobrania zaliczki – etap wypłaty zaliczki.
Powiązane z