Ustawienie procesu akceptacji delegacji opisano w oddzielnym artykule. Wspomniano tam, że użytkownik wybiera jeden z czterech schematów i na tym koniec. Warto jednak wspomnieć o tym, że w procesie akceptacji można wprowadzić pewne zmiany odzwierciedlające procesy w organizacji.
Jeśli na przykład istnieje potrzeba, żeby delegacje zagraniczne dodatkowo były akceptowane przez Prezesa, ale tylko na etapie zatwierdzania delegacji, to na etapie rozliczenia już nie ma potrzeby zatwierdzania delegacji.
Taka zmiana procedury jest możliwa w oparciu o mapę wyjątków akceptacji.
Aby dodać wyjątek do mapy akceptacji, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie w lewej kolumnie odszukać zakładkę DELEGACJE i kliknąć opcję MAPA WYJĄTKÓW AKCEPTACJI;
- w prawej części kliknąć Nowy;
-
w nowym oknie uzupełnić pola:
- Rodzaj delegacji – służy do określenia, jakiego typu delegacji dotyczy reguła (Krajowa, Zagraniczna). Brak wyboru oznacza, że dotyczy obu;
- Akceptujący – określa, kto będzie akceptował tę regułę. Osobę należy odszukać i wskazać w firmie;
- Poziom akceptacji – są do dyspozycji dwa poziomy akceptacji – 1. poziom oznacza, że domyślnie wybrany pracownik, jako osoba zlecająca, zostanie zastąpiony przez osobę zdefiniowaną w tej regule. Poziom 2. oznacza, że po pierwszym standardowym poziomie akceptacji będzie wymagany drugi poziom. Na przykład na 1. poziomie przełożony, a na 2. prezes;
- Pracownik delegowany lub pracownicy delegowani działu – reguła będzie dotyczyła wybranych osób delegowanych lub całego działu. Odpowiednie osoby lub dział należy odszukać i oznaczyć na liście;
- Jednostka rozliczeniowa – pozwala powiązać regułę z konkretną jednostką rozliczeniową, jest to kluczowa opcja w modelu wielofirmowości, która dodatkowo umożliwia różnicowanie sposobów działania procesu akceptacji;
- Na jakich etapach ma zostać użyta reguła – reguła dotyczy tylko poziomu 2., czyli może być potrzeba zatwierdzania delegacji na poziomie 2., ale rozliczenie delegacji nie musi być akceptowane na tym poziomie;
- kliknąć ZAPISZ, aby zachować nową regułę;
- nowa reguła pojawi się na liście i zacznie obowiązywać dla wszystkich nowych delegacji, które pod nią podchodzą.
Administrator może usunąć zbędną regułę. Wystarczy, że ją zaznaczy i kliknie USUŃ. Możliwa jest również edycja reguły (trzeba ją zaznaczyć i kliknąć Edycja lub dwukrotnie kliknąć pozycję na liście).
Powiązane z