Do poprawnego wykorzystania e-Doręczeń niezbędne jest zrozumienie całego procesu wraz z jego wymaganiami. Dlatego lektura niniejszej sekcji pomocy jest zalecana przed rozpoczęciem pracy z systemem elektronicznych doręczeń.
Pierwszym etapem procesu jest kwestia weryfikacji odbiorcy. Mówiąc precyzyjnie, niezbędne jest ustalenie adresu e-Doręczeń. W ramach systemu Symfonia eDokumenty do ustalenia adresu wykorzystywane są następujące dane zapisane w module Klienci:
- osoba prywatna – profil osoby prywatnej musi mieć uzupełnione pole PESEL oraz Imię. Na podstawie weryfikacji tych danych ustalany jest adres e-Doręczenia;
- firma – profil firmy musi posiadać uzupełnione pola NIP oraz REGON. Na podstawie weryfikacji tych danych ustalany jest adres e-Doręczenia.
Jeżeli pola niezbędne do ustalenia adresu e-Doręczenia przekazywane do usługi nie są wypełnione w kartotece klienta, proces wysłania dokumentu jest wstrzymywany, a użytkownik zobaczy stosowny komunikat błędu.
Należy zwrócić uwagę na to, że zakres możliwości wyszukiwania adresów e-Doręczeń jest zależny od statusu podmiotu dokonującego wyszukiwanie. Podmioty publiczne i podmioty niepubliczne różnią się zakresem możliwości realizacji wyszukiwania adresów.
W przypadku, gdy przekazano poprawne i niezbędne dane, zwracane są dane adresowane: adres doręczeń elektronicznych oraz adres korespondencyjny. Dane te nie są zapisywane w kartotece klienta. Są przekazywane tylko jako dane adresowe na potrzeby realizowanej wysyłki.
Jeżeli podczas wysyłki dokumentu w polu Rodzaj usługi zostanie wskazana wartość Elektroniczna, wówczas w trakcie weryfikacji adresata następuje sprawdzenie, czy zwrócone dane adresowe zawierają adres doręczeń elektronicznych.
Drugi etap procesu obejmuje weryfikację załączników. Wysłanie dokumentu oznacza wysłanie wszystkich jego załączników. W trakcie kompletowania wiadomości sprawdzany jest typ pliku załącznika. Jeżeli jakiś załącznik jest niezgodny z wykazem usługodawcy, wówczas proces wysłania dokumentu jest wstrzymywany, a użytkownik zobaczy stosowny komunikat.
Trzeci etap procesu wysyłki obejmuje weryfikację całej wiadomości. Po dodaniu załączników sprawdzany jest rozmiar całej wiadomości. Jeżeli jej rozmiar przekracza 500MB, wówczas proces wysłania dokumentu jest wstrzymywany, a użytkownik otrzyma stosowny komunikat.
Powiązane z