Wysyłanie dokumentu

W ramach systemu Symfonia eDokumenty przewidziano kilka sposobów wysyłki dokumentów opartych o mechanizm doręczeń elektronicznych.

Pierwsze rozwiązanie daje możliwość utworzenia dokumentu i wysłania go. Ten sposób dostępny jest dla pracowników posiadających uprawnienie Wysyłanie pism. Więcej informacji na temat uprawnień znajduje się w oddzielnym artykule.

Aby wysłać dokument, należy:

1. w module Dokumenty utworzyć dokument typu Pismo, uzupełnić niezbędne dane, dodać treść i załączniki. Opis tworzenia pisma znajduje się w oddzielnym artykule;

2. po zakończeniu pracy nad dokumentem kliknąć Wyślij pismo;

   

3. otwarte zostanie nowe okno, w którym należy uzupełnić lub sprawdzić pola:

   • Forma wysyłki – ustawić e-Doręczenia;
   • Rodzaj usługi – z listy wybrać Elektroniczna lub Hybrydowa. Wysyłka w trybie publicznej usługi hybrydowej (PUH) dostępna dla podmiotów publicznych pozwoli wysłać dokument elektronicznie, a następnie przez Pocztę Polską zostanie on wydrukowany i doręczony jako list papierowy;
   • Odbiorcy – kliknąć Wyszukaj, w nowym oknie wskazać odbiorcę pisma i kliknąć DODAJ. Wskazana osoba pojawi się w sekcji Odbiorcy;
   • Temat – domyślnie pole będzie uzupełnione danymi dokumentu. Można tutaj wprowadzić własny temat;
   • Treść – pozwala na wprowadzenie treści wiadomości, do której załącznikiem będzie przesłane pismo;

   

4. kliknąć WYŚLIJ. Pismo zostanie wysłane. W module e-Doręczenia pojawi się odpowiedni wpis na liście dokumentów. Status dokumentu będzie oznaczony jako WYSŁANY. Dodatkowo po zakończeniu wysyłki system wygeneruje odpowiednie powiadomienie.

   

Po tym jak użytkownik ustawi Rodzaj usługi na Hybrydowa, pojawią się dodatkowe opcje, które w większości będą domyślnie wypełniona wg. ustawień opisanych w oddzielnym artykule. Do zmiany zostają następujące opcje:

• Rodzaj wysyłki – rejestrowana lub zwykła,
• Nadruk na kopercie – pozwala dodać dowolny tekst, który zostanie umieszczony na kopercie,
• Termin doręczenia – ekonomiczna lub priorytet,

Drugie rozwiązanie daje możliwość utworzenia dokumentu i zlecenia jego wysyłki. Dokument ma wszystkie cechy wymagane do wysyłki. Sam proces wysłania dokumentu zostanie jednak wstrzymany i będzie go musiała wykonać osoba z uprawnieniem Wysyłanie pism. Ten sposób sprawdzi się na przykład w sytuacji, gdy każdy dokument wychodzący z działu wymaga akceptacji przełożonego. Więcej informacji na temat uprawnień znajduje się w oddzielnym artykule.

Użytkownik z ograniczonymi uprawnieniami ma dwie możliwości i może:

• utworzyć dokument, dodać odbiorcę i kliknąć Wyślij pismo – dokładnie tak samo, jak w opisie powyżej. Różnica polega na tym, że z uwagi na brak uprawnień takie pismo nie zostanie wysłane i trafi na listę wiadomości w module e-Doręczenia ze statusem DO WYSŁANIA. Brak uprawnień zostanie zakomunikowany na dwa sposoby: po pierwsze zamiast przycisku WYŚLIJ pojawi się ZAPISZ, po drugie pojawi się komunikat z pytaniem, czy ma zostać utworzona dyspozycja;
• utworzyć dokument, a następnie kliknąć Przekaż. W kolejnym kroku należy wskazać osobę, której dokument zostanie przekazany. Szczegółowy opis przekazywania dokumentów znajduje się w oddzielnym artykule.

Tworząc pismo w module Dokumenty, w polu Odbiorca można dodać więcej niż jednego adresata. Wystarczy kliknąć przycisk Kliknij, aby określić dodatkowych odbiorców a potem Edycja.

W nowym oknie w polach Wyszukaj pojedynczego odbiorcę lub Wyszukaj spośród list odbiorców wyszukać adresatów i kliknąć Użyj. W ten sposób można dodać wielu odbiorców. Po skompletowaniu całej listy należy kliknąć USTAW.

O tym, że ustawiono więcej niż jednego odbiorcę, informuje niebieska cyfra, która pojawi się przy przycisku Kliknij, aby określić dodatkowych odbiorców.

Gdy użytkownik utworzy dokument i kliknie Wyślij pismo, dany plik trafi do kolejki w module e-Doręczenia a jego wysyłka będzie realizowana.

Aby wysłać dokument z modułu e-Doręczenia, należy:

1. włączyć moduł e-Doręczenia;
2. przejść do zakładki LISTA WIADOMOŚCI;

3. odszukać dokument na liście (będzie miał status DO WYSŁANIA), zaznaczyć go, a potem kliknąć przycisk Wyślij;

   

4. dokument zostanie wysłany, a jego status zmieni się na WYSŁANY. Dodatkowo po zakończeniu wysyłki pojawi się stosowne powiadomienie.

   

Drugim rozważanym przypadkiem jest przekazanie dokumentu osobie, która ma odpowiednie uprawnienia, by go wysłać. Sam proces przekazywania dokumentów opisano w oddzielnym artykule.

Aby wysłać dokument z zakładki Dyspozycje, należy:

1. otworzyć dokument;
2. przejść do zakładki Dyspozycje;

3. zaznaczyć pismo na liście, a następnie kliknąć przycisk Wyślij.