Po tym jak zostanie przygotowany jeden lub więcej plików PDF zawierających zeskanowaną korespondencję oraz kody kreskowe, pracownik przystępuje do rejestracji. W dalszych opisach wykorzystano plik PDF, w którym znajdują się trzy dokumenty z unikalnymi kodami kreskowymi.
Aby zarejestrować pismo, należy:
- włączyć moduł Kancelaria;
- przejść do zakładki WPROWADZANIE;
-
przeciągnąć plik PDF na pole lub kliknąć WYBIERZ PLIK Z DYSKU (można też kliknąć przycisk na pasku narzędziowym), wskazać odpowiedni plik PDF i kliknąć Otwórz;
- dokument zostanie przesłany na serwer, a następnie poddany analizie. Mechanizm OCR spróbuje rozpoznać i odczytać kluczowe elementy pisma, które następnie zostaną użyte do wypełnienia formularza. Po zakończeniu operacji na ekranie powinny być widoczne trzy sekcje:
- numer 1 – lista dokumentów do rejestracji, które wykryto podczas analizy. Opisywany przykład opiera się na trzech pismach zapisanych w jednym pliku PDF, dlatego widoczne są trzy miniatury;
- numer 2 – podgląd pisma, którego miniaturę zaznaczono w sekcji numer 1;
-
numer 3 – formularz ze szczegółowymi danymi na temat pisma. Pola będą wypełnione w stopniu zależnym od tego, co udało się rozpoznać podczas analizy dokumentu;
- zaznaczyć miniaturę dokumentu do rejestracji, upewnić się na podglądzie, że dokument zeskanowano poprawnie, sprawdzić formularz w sekcji numer 3;
-
jeżeli podczas kontroli okazało się, że nie wszystkie pola zostały wypełnione, a potrzebne dane widać na podglądzie dokumentu, należy:
- umieść kursor nad danym elementem;
- nacisnąć i przytrzymać wciśnięty lewy przycisk myszy;
- zaznaczyć cały fragment;
- zwolnić przycisk i w menu podręcznym kliknąć typ danych, który odpowiada zaznaczonemu obszarowi;
- w ten sam sposób oznaczyć inne dane, które można wykorzystać;
- w sekcji numer 3 sprawdzić i uzupełnić dane według instrukcji:
- Typ dokumentu – pole domyślnie określone jako PISMO. Wartość jest niezmienna;
- Zarejestruj w dzienniku – pozwala na wskazanie dziennika, w którym ma zostać zarejestrowany dokument. Pole uzupełniane jest na podstawie informacji na etykiecie;
- Numer ewidencyjny – numer ewidencyjny dokumentu. Pole uzupełniane jest na podstawie informacji na etykiecie;
- Data wpływu – wprowadzić datę wpływu;
- Nadawca – pole na wpisanie nadawcy pisma, dane są pobierane z bazy modułu Klienci. W przypadku braku klienta należy go utworzyć ręcznie w celu zachowania ciągłości procesów związanych z obiegiem dokumentów w systemie Symfonia eDokumenty. Jeżeli nadawca został odczytany z dokumentu przy wykorzystaniu OCR, należy kliknąć przycisk lupy, a potem na liście wskazać odpowiedni podmiot;
- Odbiorca – pole domyślnie wypełnione danymi firmy korzystającej z systemu Symfonia eDokumenty;
- Data pisma – miejsce na wprowadzenie daty pisma;
- Numer pisma – miejsce na wprowadzenie znaku pisma nadawcy;
- Kategoria – pozwala wybrać z listy kategorię dokumentu;
- Forma kontaktu – pozwala na wybranie ze słownika formy kontaktu;
- Opis – pozwala dodać opis pisma. Możliwe jest też powiązanie treści pisma z omawianym polem i uzupełnienie go automatycznie w wyniku procesu OCR;
-
po uzupełnieniu pól obowiązkowych oraz tych, które są przydatne podczas codziennej pracy w danej organizacji, należy kliknąć ZAREJESTRUJ. Pismo zostanie zarejestrowane w odpowiednim dzienniku i jednocześnie zniknie z kolejki oczekujących na rejestrację. Na ekranie pojawi się okno z widokiem zarejestrowanego dokumentu. Użytkownik ma możliwość uzupełnienia dodatkowych danych wedle własnych potrzeb. Zeskanowane pismo będzie dołączone do zakładki Załączniki w formie pliku PDF. Więcej informacji na temat dokumentów znajduje się w oddzielnym artykule.
Jeżeli skorzystano z procedury obiegu lub wskazano odbiorcę, to zarejestrowany dokument automatycznie zostanie przekazany dalej.
Powiązane z