Rejestracja zwrotki to rozwiązanie pozwalające na rejestrację danych pochodzących z klasycznej zwrotki (żółta karteczka), która jest dowodem doręczenia dokumentu.
Podczas rejestracji dużej liczby zwrotek warto wykorzystać czytnik kodów kreskowych. Czytnik należy skonfigurować, tak by znak końca był ustawiony jako Enter. Przy użyciu czytnika możliwe jest odczytanie kodu kreskowego i wstawienie w odpowiednie pole okna rejestracji. Rozwiązanie to pozwala na uniknięcie ewentualnych pomyłek podczas wprowadzania długich numerów. Dodatkowo czytnik w znacznym stopniu przyśpiesza proces rejestracji.
Rejestrując zwrotkę należy pamiętać o tym, że w systemie musi być zarejestrowana przesyłka o podanym numerze. Brak zarejestrowanej przesyłki nie pozwoli na dodanie zwrotki.
Aby zarejestrować zwrotkę, należy:
- włączyć moduł Kancelaria;
przejść do zakładki WPROWADZANIE i kliknąć Zwrotka;
- w nowym oknie uzupełnić pola według poniższej instrukcji:
- Numer R-ki – wpisać numer R-ki. Pole można uzupełnić, wykorzystując czytnik kodów kreskowych, który został zainstalowany po stronie pracownika i ustawiony tak, by znak końca był traktowany jako Enter. Należy kliknąć pole, zeskanować kod, który automatycznie zostanie wstawiony w polu w miejscu kursora;
- Data doręczenia – używając kalendarza, uzupełnić datę i godzinę doręczenia pisma. Dane należy odczytać ze zwrotki. Jeżeli pisma nie udało się doręczyć, pole powinno pozostać puste;
- Kto odebrał – wprowadzić imię i nazwisko osoby, która odebrała przesyłkę. Dane można odczytać ze zwrotki;
- Zarejestruj w składzie – jeżeli zwrotki są rejestrowane w składzie, należy go wybrać z listy;
- kliknąć ZAREJESTRUJ. Zwrotka zostanie zarejestrowana w module Kancelaria. Jeżeli włączono opcję Otwórz formularz zarejestrowanego dokumentu, to na ekranie pojawi się okno podglądu zarejestrowanej zwrotki. Warto zwrócić uwagę, że w oknie znaleźć można powiązanie z dokumentem, którego dotyczy aktualnie rejestrowana zwrotka. Sama zwrotka pojawi się na liście składu ZWROTKI.
Warto podkreślić, że ręczne odebranie zwrotki powoduje jej automatyczne dołączenie do sprawy, nawet jeśli osoba rejestrująca dokument (odbierająca go z systemu e-Doręczeń) nie posiada uprawnień do dodawania dokumentów w ramach danej sprawy. Wynika to z faktu, że zwrotki objęte są wyjątkiem w systemie uprawnień — niezależnie od ograniczeń, dokument zostanie dodany, a akcja jego wprowadzenia zostanie podpisana imieniem i nazwiskiem osoby dokonującej odbioru.
Powiązane z