Dokument może zostać wydany ze składu chronologicznego w przypadku, gdy konieczne jest wykonanie różnego rodzaju czynności wewnętrznych (na przykład gdy w systemie nie ma jego pełnego odwzorowania cyfrowego). Takie czynności to między innymi weryfikacja danych, porównanie, dodatkowe rozpatrzenie lub inne czynności konieczne do wykonania w obrębie tego dokumentu. W takich sytuacjach konieczne jest wydanie dokumentu ze składu chronologicznego.
Osoba, która chciałaby otrzymać dokument ze składu chronologicznego, powinna najpierw wydrukować kartę zastępczą dla dokumentu. Taka karta informuje o tym, że pracownik faktycznie ma uprawnienia do tego dokumentu, a osoba odpowiedzialna za prawidłowości w kancelarii skanuje kod, wydaje dokument i w jego miejsce umieszcza kartę zastępczą.
Aby wydać dokument ze składu, należy:
- włączyć moduł Kancelaria;
- kliknąć wybrany skład, na przykład PISMA;
na liście odszukać i ustawić znak „ptaszka” przy pozycji, która ma zostać wydana. Dzięki temu dokument pojawi się w następnym kroku. Można również pominąć ten etap i kliknąć bezpośrednio przycisk Wydaj bez wskazywania dokumentu. W tym wypadku konieczne będzie uzupełnienie numeru dokumentu w kolejnym kroku;
w nowym oknie konieczne jest uzupełnienie brakujących danych według poniższych instrukcji:
- Numer dokumentu – wprowadzić numer dokumentu, który ma zostać wydany, i kliknąć przycisk ze znakiem plusa. Numer dokumentu można znaleźć w polu Numer dokumentu po jego uprzednim otwarciu. Można również zeskanować kod kreskowy karty zastępczej dostarczonej przez pracownika;
- Osoba przejmująca dokument – z listy wybrać osobę, która przyjmie wydawany dokument;
- Wybrane dokumenty – jeżeli w kroku 3. zaznaczono dokument, to jego numer pojawi się w tym miejscu. Jeżeli ręcznie wpisano numer w polu Numer dokumentu, to on również pojawi się w tym miejscu;
- Jednostka, której dokumenty zostaną przekazane – pozwala na wskazanie właściciela dokumentu w modelu wielofirmowości;
- Termin zwrotu – pozwala na wskazanie daty zwrotu dokumentów. Wybór następuje na podstawie prosty kalendarz, w którym należy oznaczyć odpowiedni terminy;
- Drukuj zestawienie operacji – wymusi wyświetlenie zestawienia operacji wykonanych na dokumencie po potwierdzeniu wydania dokumentu ze składu;
- kliknąć WYDAJ. Dokumenty wyszczególnione na liście Wybrane dokumenty zostaną wydane ze składu. Na liście w kolumnie Status pojawi się wartość WYDANY. W przypadku włączenia opcji Drukuj zestawienie operacji otwarte zostanie okno z listą operacji. Kliknięcie ikony drukarki pozwoli na wydruk zawartości okna.
Powiązane z