Tworzenie nowego pudełka w module Kancelaria systemu Symfonia eDokumenty to kluczowy element organizacji dokumentów przechowywanych w składach chronologicznych. Pudełko pełni rolę uporządkowanego zbioru pism z wybranego składu, dzięki czemu łatwiej kontrolować ich fizyczny obieg, archiwizację oraz późniejsze wyszukiwanie. Proces jego zakładania jest prosty i opiera się na wypełnieniu kilku podstawowych pól — od numeru pudełka, przez opis, po zakres dat dokumentów, które mają się w nim znaleźć. Dzięki temu użytkownik może szybko przygotować strukturę archiwum dopasowaną do potrzeb organizacji.
Aby utworzyć nowe pudełko, należy:
- włączyć moduł Kancelaria;
- kliknąć zakładkę PUDEŁKA, a potem przycisk Nowe;
w nowym oknie uzupełnić pola według instrukcji:
- Nr pudełka – po zaznaczeniu opcji Generuj numer numer zostanie wygenerowany automatycznie na podstawie wybranego składu. Można również ręcznie wprowadzić właściwy numer, który powinien być unikalny;
- Skład chronologiczny – pole, w którym należy wskazać skład chronologiczny, w jakim ma znajdować się pudełko. Warto tutaj podkreślić, że pudełko jest podzbiorem dokumentów z danego składu;
- Opis – pole obligatoryjne, które powinno zawierać opis zwartości pudełka;
- Data od – pole obligatoryjne, określa datę, od której mogą być składowane dokumenty w pudełku;
- Data do – pole określa datę, do której mogą być składowane dokumenty w pudełku. Pole nie jest obligatoryjne;
- Kategoria arch. – umożliwia wprowadzenie dodatkowej kategoryzacji archiwum;
- Dodaj dokumenty z danego zakresu – umożliwia automatyczne dodanie dokumentów do pudełka podczas jego tworzenia. Pod uwagę brane są dokumenty, które mieszczą się w zdefiniowanym przedziale czasowym;
kliknąć ZAPISZ. Nowe pudełko pojawi się na liście.
Powiązane z