W ramach konkretnego pudełka możliwe jest wykonanie skontrum dokumentów w pudełku. W tym miejscu warto podkreślić, że skontrum ma na celu ułatwienie przeprowadzenia kontroli nad dokumentami w pudełkach. Proces ten powinien być wykonany przed przekazaniem pudełka do archiwum.
Aby wykonać skontrum dokumentów w pudełku, należy:
- włączyć moduł Kancelaria;
- przejść do zakładki PUDEŁKA;
odszukać i zaznaczyć pudełko na liście, a potem kliknąć Skontrum;
w nowym oknie:
- korzystając z czytnika kodów kreskowych, należy zeskanować kody dokumentów znajdujących się w pudełku. Wystarczy kliknąć pole Numer dokument, zeskanować kod dokumentu i dodać dokument;
- jeżeli czytnik kodów nie jest dostępny, numer dokumentu należy wprowadzić w polu Numer dokumentu i kliknąć przycisk plusa;
- zeskanowane lub dodane dokumenty pojawią się w sekcji Wybrane dokumenty;
po skompletowaniu wszystkich dokumentów należy kliknąć DRUKUJ. Otwarte zostanie okno dokumentu. Warto sprawdzić zawartość kolumny Uwagi. Na grafice poniżej widoczna jest sytuacja, w której:
- pierwszy z dokumentów znajduje się zarówno na liście do weryfikacji, jak i w pudełku;
- drugi dokument nie widnieje ani na liście do weryfikacji, ani nie ma go w składzie;
- jeżeli jakaś pozycja nie powinna znajdować się na liście, można umieścić kursor w odpowiednim wierszu w kolumnie Uwagi i kliknąć przycisk kosza, który się tam pojawi, dalej wystarczy potwierdzić zamiar usunięcia pozycji. Działanie to jest równoznaczne z usunięciem dokumentu z pudełka. Powodem usunięcia może być na przykład sytuacja, w której dokument został wycofany ze składu lub został wydany przed przeniesieniem pudełka do archiwum.
- kliknąć przycisk z ikoną drukarki i wydrukować skontrum.
Tworzenie skontrum może zostać przerwane i ponowione w innym momencie. Lista zeskanowanych dokumentów jest zapisywana po kliknięciu przycisku Drukuj.
Powiązane z