Utworzenie nowego spisu zdawczo‑odbiorczego w module Archiwum zakładowe systemu Symfonia eDokumenty to pierwszy krok w formalnym przekazywaniu akt do archiwum. Funkcja ta pozwala szybko zdefiniować podstawowe parametry spisu — takie jak komórka organizacyjna, kategoria archiwalna czy rok zakończenia spraw — a następnie automatycznie wygenerować wykaz teczek, które mają zostać ujęte w dokumencie. Dzięki temu proces tworzenia spisu jest przejrzysty, uporządkowany i możliwy do wykonania w kilku intuicyjnych krokach, co znacząco usprawnia pracę archiwisty i osób odpowiedzialnych za prowadzenie dokumentacji.
Aby utworzyć nowy wpis zdawczo-odbiorczy, należy:
- włączyć moduł Archiwum zakładowe;
kliknąć zakładkę WYKAZ SPISÓW Z-O i kliknąć Nowy spis;
w nowym oknie:
- Komórka organizacyjna – wybrać z listy komórkę, której dotyczy spis zdawczo-odbiorczy;
- Kategoria archiwalna – wybrać z listy kategorię;
- Sprawy zakończone do końca roku – wybrać z listy rok, który ma zostać ujęty w spisie;
- kliknąć DALEJ;
w następnym oknie pojawi się podsumowanie zawierające wykaz teczek ujętych w spisie. Należy kliknąć UTWÓRZ;
otwarty zostanie podgląd dokumentu wraz z wykazem.
Spis zdawczo-odbiorczy można utworzyć również z pozycji modułu Dokumenty (przyciski: Nowy, a potem Spis z-o). Po wprowadzeniu podstawowych danych (Komórka organizacyjna akta, Cel) i zapisaniu uzupełnionej formatki wyświetli się podgląd spisu zdawczo-odbiorczego. Wykaz pozycji spisu uzupełnia się za pomocą przycisku DODAJ lub poprzez import z pliku XLSX (arkusza kalkulacyjnego). Arkusz powinien zawierać: liczbę porządkową, znak teczki, tytuł teczki, pozycje od, pozycje do, uwagi, rok od, rok do, kategorię archiwalną, liczbę teczek, miejsce, regał oraz półkę. Sam plik dodaje się poprzez kliknięcie IMPORTUJ oraz za pomocą prostego kreatora.
W tym miejscu warto podkreślić, że lista komórek organizacyjnych uzależniona jest od uprawnień pracownika i konfiguracji struktury organizacyjnej oznaczonych jako Repozytorium. Zmiana w zakresie uprawnień w obszarze definicji struktury organizacyjnej dostępna jest dla Administratora lub w module Archiwum zakładowe po wybraniu zakładki TECZKI i kliknięciu Udostępnij.
Jeżeli podczas tworzenia spisu zdawczo-odbiorczego w kroku 4. w podsumowaniu nie pojawią się na wykazie sprawy, oznacza to, że mogą one po prostu nie istnieć w wybranym roku lub dla odpowiednich kategorii spraw nie ustawiono kategorii archiwalnej. Mowa o opcji Kategoria archiwalna – komórka macierzysta. Dostęp do okna widocznego poniżej jest możliwy po wybraniu opcji Aplikacje, Ustawienia aplikacji, a potem w sekcji SYSTEMOWE po kliknięciu przycisku ZDEFINIUJ przy opcji Kategorie spraw. Można również w oknie modułu Archiwum kliknąć zakładkę teczki, a potem przycisk Kategorie. W nowym oknie należy dwukrotnie kliknąć odpowiednią kategorię i w nowym oknie uzupełnić opcję Kategoria archiwalna – komórka macierzysta.
Powiązane z