W okno podglądu spisu zdawczo-odbiorczego możliwe jest wprowadzenie zmian, które obejmują między innymi opis spisu, datę przekazania oraz osoby z nim powiązane. Zakres zmian zależy od poziomu przyznanych uprawnień, które szerzej opisano w oddzielnym artykule.
Aby zmodyfikować spis zdawczo-odbiorczy, należy:
w oknie podglądu spisu zdawczo-odbiorczego kliknąć EDYTUJ. Jeżeli okno podglądu zostało zamknięte, należy odszukać spis na liście w module Archiwum w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O i dwukrotnie go kliknąć;
w nowym oknie uzupełnić dane według instrukcji:
- Numer spisu – miejsce na wprowadzenie numeru spisu;
- Cel – pozwala wybrać z listy cel, w jakim sporządzono spis. W przypadku pracy z kreatorem pole jest domyślnie zablokowane po dodaniu pozycji. W przypadku konieczności edycji celu należy usunąć wszystkie dodane pozycje;
- Miejscowość – w tym miejscu należy wpisać miasto, w którym sporządzono spis;
- Data przekazania – po kliknięciu pola wybrać z kalendarza datę utworzenia spisu;
- Komórka przekazująca akta – pole zawiera informację o komórce, która przekazała akta do spisu. Informacja jest zablokowana i nie można jej edytować. W przypadku konieczności edycji należy usunąć wszystkie dodane pozycje;
- Status – pozwala na wybranie z listy statusu spisu. Do wyboru dostępne są wartości: DO WERYFIKACJI oraz DO PODPISU;
- Nazwisko i imię przekazującego akta – pole domyślnie zawiera dane osoby, która przekazuje akta. W celu zmiany należy wyczyścić pole, wpisać fragment nazwiska właściwej osoby, nacisnąć przycisk lupy, a następnie wybrać z listy konkretnego pracownika, który przekazuje akta;
- Nazwisko i imię ZATWIERDZAJĄCEGO przekazanie akt – pole domyślnie zawiera dane osoby, która zatwierdza przekazanie akt. W celu zmiany należy wyczyścić pole, wpisać fragment nazwiska właściwej osoby, nacisnąć przycisk lupy, a następnie wybrać z listy konkretnego pracownika;
- Nazwisko i imię weryfikującego spis – wybrać z listy osobę, która dokonuje weryfikacji spisu. Pole może być automatycznie uzupełnione po tym, jak rozpocznie się procedura podpisu;
- Nazwisko i imię przyjmującego akta (archiwista) – wybrać z listy osobę, która przyjmuje akta do archiwum. Pole może być automatycznie uzupełnione po tym jak rozpocznie się procedura podpisu;
- OTWÓRZ – kliknięcie przycisku otworzy okno podglądu spisu zdawczo-odbiorczego;
- HISTORIA – pozwala na sprawdzenie historii zmian wprowadzonych w spisie zdawczo-odbiorczym;
- kliknąć ZAPISZ;
- dane zostaną zapisane w edytowanym spisie zdawczo-odbiorczym. W zależności od widoku niektóre informacje będą widoczne bezpośrednio na liście w module Archiwum zakładowe w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O. Inne pojawią się po otwarciu okna podglądu spisu.
W tym miejscu warto zapamiętać:
- część pól przeznaczonych jest do modyfikacji tylko przez archiwistę, na przykład pola na wpisanie nazwisk i imion osób uczestniczących w procesie przygotowania spisu wypełniają się automatycznie. Archiwista może samodzielnie uzupełnić te dane na podstawie otrzymanego/podpisanego spisu. Dla innych pracowników pola te są zablokowane do modyfikacji;
- nadanie numeru spisu i numeracja pozycji następuje po weryfikacji spisu przez archiwistę lub potwierdzenie jego prawidłowości przez osobę merytoryczną (zależy, czy w ustawieniach aplikacji włączona jest opcja wstępnej weryfikacji spisu zdawczo-odbiorczego przez archiwistę);
- po potwierdzeniu poprawności spisu pozycje są zablokowane do modyfikacji (status spisu: DO PODPISU, PODPISANY, PRZYJĘTY). Mimo że spis i jego pozycje są zablokowane, to archiwista może przypisać do poszczególnych pozycji miejsce przechowywania.
Powiązane z