Modyfikacja pozycji spisu

W oknie podglądu spisu zdawczo-odbiorczego możliwe jest wykonanie operacji edycyjnych względem pozycji w nim ujętych. Użytkownik może między innymi dodać nowe pozycje, usunąć zbędne, dokonać wydruku lub edycji.

Aby dodać nową pozycję, należy:

1. otworzyć moduł Archiwum zakładowe;
2. w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O odszukać i dwukrotnie kliknąć spis wymagający modyfikacji;

3. w oknie podglądu konkretnego spisu kliknąć DODAJ, a następnie w nowym oknie uzupełnić dane według instrukcji:

   • Znak teczki/grupy spraw – z listy należy wybrać pozycję, która ma trafić do spisu. Lista teczek zawiera tylko teczki zdefiniowane dla komórki organizacyjnej przekazującej akta (wybranej przy tworzeniu spisu) i nieoznaczone jako tryb EZD (spis zdawczo-odbiorczy jest tworzony tylko dla dokumentacji nieelektronicznej). Materiały archiwalne (kategoria archiwalna A) i niearchiwalne (pozostałe, na przykład B5) są przekazywane na odrębnych spisach. Do spisu nie mogą być dodane pozycje (zakresy spraw z danej teczki, roku), które były dodane wcześniej;
   • Dokumentacja nietworząca akt sprawy – dodatkowa opcja, której włączenie pozwala na oznaczenie, że dana pozycja nie posiada akt sprawy. Opcja jest używana w celu wyłączenia weryfikacji, czy w systemie istnieją sprawy z podanego zakresu;
   • Sprawy, pozycje od/do – pozwala określić, które pozycje/sprawy mają zostać dodane do spisu;
   • Liczba teczek – pozwala określić liczbę teczek dodawanych do spisu. Pole może mieć większą wartość niż 1, gdy dokumentacja sprawy jest zgromadzona w kilku teczkach/tomach (jednostkach archiwalnych). Wówczas pola Sprawy, pozycje od/do mają tę samą wartość;

   

4. po kliknięciu DODAJ dana pozycja zostanie dodana do spisu. Jednocześnie okno pozostanie nadal otwarte i będzie można dodać kolejne pozycje. Jeżeli proces dodawania zostanie zakończony, należy kliknąć przycisk krzyżyka w prawym górnym narożniku.

Aby usunąć istniejącą pozycję, należy:

1. otworzyć moduł Archiwum zakładowe;
2. w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O odszukać i dwukrotnie kliknąć spis wymagający modyfikacji;

3. w oknie podglądu konkretnego spisu umieścić kursor nad pozycją, która ma zostać usunięta, a następnie kliknąć ikonę kosza, która pojawi się na prawo od nazwy;

   

4. kliknąć USUŃ, aby potwierdzić chęć usunięcia pozycji z listy.

Aby edytować istniejącą pozycję, należy:

1. otworzyć moduł Archiwum zakładowe;
2. w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O odszukać i dwukrotnie kliknąć spis wymagający modyfikacji;

3. w oknie podglądu konkretnego spisu umieścić kursor nad pozycją, która ma zostać usunięta, a następnie kliknąć ikonę ołówka, która pojawi się na prawo od nazwy;

   

4. w nowym oknie wprowadzić niezbędne zmiany według instrukcji. Warto pamiętać, że dostępność pól może zależeć od poziomu nadanych uprawnień:

   • Lp – liczba porządkowa (dostępne dla osoby z uprawnieniami archiwisty). Pozycje są automatycznie numerowane według ustalonego formatowania: znak teczki, rok (daty skrajne), pozycja od (nr spraw) oraz uwagi;
   • Znak teczki – pole, którego nie można zmienić. Zwiera informacje z oznaczeniem konkretnej teczki;
   • Rok od – rok, od którego pozycja obejmuje dane;
   • Rok do – rok, do którego pozycja obejmuje dane;
   • Tytuł teczki – nazwa teczki, pole nie podlega edycji;
   • Pozycja od – numer pierwszej pozycji;
   • Pozycja do – numer ostatniej pozycji;
   • Liczba teczek – pozwala określić liczbę teczek dodawanych do spisu. Pole może mieć większą wartość niż 1, gdy dokumentacja sprawy jest zgromadzona w kilku teczkach/tomach (jednostkach archiwalnych);
   • Kategoria arch. – pozwala na wybranie z listy kategorii archiwalnej;
   • Dokumentacja niestanowiąca akta sprawy – dodatkowa opcja, której włączenie pozwala na oznaczenie, że dana pozycja nie posiada akt sprawy. Opcja jest używana w celu wyłączenia weryfikacji, czy w systemie istnieją sprawy z podanego zakresu;
   • Uwagi – pole na wprowadzenie własnych uwag dotyczących danej pozycji w spisie;
   • Miejsce przechowywania – pozwala wskazać fizyczne miejsce przechowywania, wybór następuje z listy rozwijanej;
   • Regał – pozwala na podanie numeru regału, na którym przechowywane jest pudełko;
   • Półka – pozwala na podanie numeru półki, na której przechowywane jest pudełko;
   • Nr pudełka – pole na numer pudełka;

   

5. kliknąć ZAPISZ.