Podczas weryfikacji formalnej spisu, archiwista może samodzielnie uzupełnić spis lub odblokować dokument w celu uzupełnienia przez osobę merytoryczną – cofnąć do etapu przygotowania spisu. Ponadto podczas weryfikacji może przypisać dla poszczególnych pozycji miejsce przechowywania. Informacja ta będzie umieszczona na wydruku etykiet. Należy pamiętać o uprzednim zakończeniu weryfikacji.
O dokumentach czekających na weryfikację archiwista zostanie powiadomiony oraz znajdzie je w module Archiwum zakładowe w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O. Najwygodniej jest ustawić filtr statusu jako DO WERYFIKACJI.
Aby określić miejsce przechowywania, należy:
- otworzyć moduł Archiwum zakładowe;
- w zakładce WYKAZ SPISÓW Z-O odszukać i dwukrotnie kliknąć spis wymagający weryfikacji;
w oknie podglądu konkretnego spisu kliknąć OKREŚL MIEJSCE;
w nowym oknie:
- Miejsce przechowywania – kliknąć przycisk lupy i z listy wybrać odpowiednie miejsce, w którym będą przechowywane archiwizowane dokumenty;
- Regał/półka – wprowadzić numer regału oraz półki;
- Pozycja spisu od/do – podać numer pierwszej i ostatniej pozycji spisu;
kliknąć ZAPISZ. Zmiany zostaną wprowadzone i pojawią się w oknie podglądu spisu zdawczo-odbiorczego w kolumnie Miejsce przech. akt.
Powiązane z