Spis wraz z jednostkami archiwalnymi dostarczany jest do archiwum zakładowego. Po otrzymaniu spisu, archiwista weryfikuje spis z dostarczonymi jednostkami archiwalnymi, a następnie dokonuje jego przyjęcia.
Aby przyjąć do archiwum spis wraz z jednostkami archiwalnymi, należy:
- włączyć moduł Archiwum;
kliknąć zakładkę WYKAZ SPISÓW Z-O, a następnie zaznaczyć konkretny spis na liście i kliknąć Przyjmij. Można również otworzyć wpis, a następnie w oknie podglądu kliknąć Podpisz w sekcji Podpis odbierającego;
niezależnie od rozwiązania wybranego w poprzednim kroku na ekranie pojawi się to samo okno. W sekcji Pozycje należy zaznaczyć pozycję, a potem kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę. Dana pozycja przeskoczy do sekcji Wybrane. Jeżeli użytkownik posiada czytnik kodów kreskowych, może go użyć i zeskanować kolejno teczki przyjmowane do archiwum. Powinny one przeskoczyć z Pozycje do Wybrane;
po dodaniu wszystkich pozycji należy kliknąć POTWIERDŹ, a potem TAK, by potwierdzić swoją decyzję. Status spisu zmieni się na PRZYJĘTY. Można również zaznaczyć opcję Potwierdź wszystkie pozycje, a następnie kliknąć POTWIERDŹ. Dzięki temu nie ma potrzeby potwierdzania po kolei wszystkich pozycji. Jeżeli podczas przyjęcia nie zostaną potwierdzone wszystkie dokumenty, użytkownik zobaczy komunikat z informacją, że nie wybrano wszystkich dokumentów. Po kliknięciu TAK proces zostanie przerwany, a status dokumentu zostanie bez zmian. Po wybraniu NIE będzie można dodać pozostałe dokumenty. Po ponownym otwarciu przerwanego przyjęcia użytkownik będzie mógł kontynuować pracę od miejsca, w którym została ona przerwana.
Powiązane z