Wydanie jednostki archiwalnej w module Archiwum zakładowe systemu Symfonia eDokumenty to kluczowa operacja pozwalająca przekazać wybraną teczkę pracownikowi lub podmiotowi zewnętrznemu. Funkcja ta umożliwia precyzyjne odnotowanie, komu i na jakich zasadach udostępniono dokumentację, a także określenie przewidywanej daty jej zwrotu. Dzięki temu obieg akt pozostaje w pełni kontrolowany, a każda zmiana statusu jednostki archiwalnej jest jasno udokumentowana w systemie.
Aby wydać pozycję z archiwum, należy:
- włączyć moduł Archiwum zakładowe i przejść do zakładki ARCHIWUM;
- zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Wydaj;
w nowym oknie wprowadzić zmiany według instrukcji:
- Czynność – pole obligatoryjne, zawierające listę rozwijalną. Pozwala na określenie, jaka czynność ma zostać wykonana dla wybranej jednostki archiwalnej (teczki). Do wyboru są: Wypożyczenie dokumentacji oraz Przekazanie dokumentacji;
- Data zwrotu – przewidywana data zwrotu. Po kliknięciu pola za pomocą kalendarza należy ustawić odpowiednią datę;
- Pracownik, któremu dokumentacja została przekazana – z listy należy wybrać osobę, której dokumentacja zostanie przekazana;
- Podmiot, któremu dokumentacja została przekazana – z listy należy wybrać podmiot, któremu dokumentacja zostanie przekazana. Pole zawierające listę wszystkich kontrahentów z bazy kontrahentów;
- kliknąć WYKONAJ, aby wykonać przekazania. Status pozycji na liście zostanie zmieniony na WYPOŻYCZONA. Dodatkowo po włączeniu kolumny Przyjęto przez pojawi się informacja o osobie lub podmiocie, który dokumentację przyjął.
Powiązane z