W module Archiwum istnieje możliwość wygenerowania paczki archiwalnej – zbioru elektronicznej oraz zdigitalizowanej dokumentacji spraw zgromadzonych w systemie. Format i struktura paczki archiwalnej zostały określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.
Aby paczka archiwalna mogła być wygenerowana, trzeba dla dokumentacji sprawy uzupełnić wymagane metadane opisujące dokument – USTAWIENIA opcja Dodatkowe metadane.
Aby wygenerować paczkę archiwalną, należy:
- włączyć moduł Archiwum zakładowe i przejść do zakładki ARCHIWUM;
- na liście zaznaczyć pozycje, które mają trafić do paczki archiwalnej. Wystarczy kliknąć kwadraciki przed polem sygnatura i ustawić tzw. „ptaszka”;
kliknąć przycisk Eksportuj do, a potem Paczka archiwalna;
- kliknąć TAK, aby potwierdzić utworzenie paczki archiwalnej. Następnie pobrany zostanie plik w formacie ZIP zawierający wybrane dokumenty.
W celu poprawnego wygenerowania paczki archiwalnej dokumenty gromadzone w spawach muszą mieć uzupełnione dodatkowe metadane niezbędne do jej utworzenia. Jeżeli odnotowane zostaną braki, wyświetli się dodatkowy komunikat. Natomiast w paczce znajdzie się plik wykaz błędów.txt z listą dokumentów zawierających braki.
Powiązane z