Tworzenie nowego dokumentu typu Faktura w aplikacji mobilnej Symfonia eDokumenty pozwala szybko wprowadzić do systemu fakturę w formie zdjęcia lub pliku PDF. Proces jest intuicyjny — użytkownik wybiera źródło pliku, a system automatycznie odczytuje większość danych, które następnie można uzupełnić lub skorygować. Dzięki temu rejestrowanie faktur staje się wygodne i możliwe do wykonania w dowolnym miejscu, co znacząco usprawnia codzienną pracę z dokumentami.
Aby utworzyć dokument typu Faktura, należy:
- kliknąć przycisk menu, wybrać opcję Dokumenty;
- kliknąć przycisk plusa i wybrać opcję Dodaj fakturę;
w zależności od formy, w jakiej dostępna jest faktura, kliknąć:
- Zrób zdjęcie – pozwala wykonać zdjęcie faktury;
- Wybierz z galerii – pozwala wybrać zdjęcie faktury zapisane w galerii telefonu lub tabletu;
- Wybierz plik pdf – pozwala wskazać plik pdf zapisany w pamięci telefonu lub tabletu;
zdjęcie faktury lub wybrany plik pdf pojawi się nad opcjami opisanymi w poprzednim podpunkcie;
- kliknąć przycisk Dalej;
przy pliku pdf lub dobrze wykonanym zdjęciu system uzupełni większość pól automatycznie. Należy sprawdzić, czy dane są poprawne, oraz uzupełnić puste pola zgodnie ze stanem faktycznym i opisem dostępnym poniżej:
- Opis – opis faktury, który pozwoli na jej późniejszą identyfikację;
- Numer faktury – miejsce na numer faktury;
- Kwota netto – miejsce na wprowadzanie wartości netto faktury;
- Kwota brutto – miejsce na wprowadzenie kwoty brutto faktury;
- Kwota VAT – miejsce na wprowadzenie kwoty podatku VAT;
- Stawka VAT – miejsce na wprowadzenie stawki podatku VAT;
- Zapłacono – zapłacona kwota;
- Waluta – daje możliwość określenia waluty;
- Data wpływu – miejsce na określenie daty wpływu faktury;
- Data wystawienia – za pomocą kalendarza ustawić datę wystawienia faktury;
- Data sprzedaży – za pomocą kalendarza ustawić datę sprzedaży usługi lub towaru z faktury;
- Sprzedawca – pozwala na ustawienie danych wystawcy faktury. Po kliknięciu pola należy wybrać odpowiedni podmiot z listy. Jeżeli podmiotu nie ma na liście, należy go założyć w module Klienci;
- Nabywca –pozwala na ustawienie danych nabywcy. Domyślnie pole zawiera dane organizacji, która użytkuje system. Dane są pobierane z ustawień wprowadzonych w Strukturze organizacyjnej dla Jednostki organizacyjnej. Zmiana domyślnej wartości jest możliwa po kliknięciu pola, w którym należy wybrać odpowiedni podmiot z listy. Jeżeli podmiotu nie ma na liście, należy go założyć poprzez moduł Klienci;
- Sprawa – pozwala powiązać fakturę z określoną sprawą. Po kliknięciu pola należy wybrać sprawę z listy. Jeżeli sprawa nie istnieje na liście, należy ją założyć w module Sprawy i dopiero potem powiązać z fakturą;
- Termin płatności – za pomocą kalendarza ustawić termin płatności;
- Forma płatności – z listy należy wybrać jeden z dostępnych sposobów płatności;
- Numer konta – numer konta na które ma zostać wykonany ewentualny przelew;
- Jednostka rozliczeniowa – pole wykorzystywane w przypadku wielofirmowości, pozwala na wskazanie jednostki rozliczeniowej;
kliknąć przycisk Utwórz fakturę. Jeżeli przycisk nie jest widoczny na ekranie, należy go przewinąć w górę. Faktura zostanie zapisana, na ekranie pojawi się szczegółowy podgląd. Grafika poniżej zawiera widok podglądu z zakładki Szczegóły;
- na tym etapie użytkownik może wprowadzić zmiany jedynie w polu Procedura. Rozwijana lista zawiera wykaz procedur, które zostaną uruchomione po kliknięciu zielonego przycisku ZAREJESTRUJ. Dla faktury domyślnie aktywna jest procedura OBIEG FAKTURY. Sam proces rejestracji i tego, co dzieje się dalej, zależy od specyficznej konfiguracji procesu w ramach danej organizacji. W skrócie – faktura trafi kolejno do osób, które ją sprawdzą i zatwierdzą, a następnie zostanie przekazana do księgowości celem uregulowania płatności.
Z poziomu aplikacji nie ma możliwości dodania pozycji kosztowych. Oznacza to, że jeżeli procedura uwzględnia opis merytoryczny i wymóg dodania na przykład jednej pozycji, nie da się tego zrobić z poziomu aplikacji.
Powiązane z