Symfonia Handel

System Symfonia eDokumenty można wygodnie zintegrować z platformą Symfonia Handel. Mowa o eksporcie danych z systemu Symfonia eDokumenty.

Warunki wymagane do działania integracji

By integracja działała, niezbędne jest spełnienie poniższych warunków:

Dostęp do usługi Symfonia Handel w wersji uniwersalnej lub profesjonalnej;
Konfiguracja Symfonia Handel w zakresie integracji z Symfonia eDokumenty. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;
Założenie profilu firmy w Symfonia Administracja. Proces ten opisano w oddzielnym artykule;
Skonfigurowane połączenie z Symfonia Administracja oraz dodanie organizacji i firmy w Symfonia eDokumenty. Proces ten opisano w dalszej części artykułu;
Skonfigurowanie Eksportera w Symfonia eDokumenty do eksportu wybranych dokumentów księgowych do systemu Symfonia Handel. Proces ten opisano w dalszej części artykułu.

W przypadku błędniej integracji system Symfonia eDokumenty może wyświetlić jeden z poniższych komunikatów:

Brak identyfikatora (GUID) organizacji z systemu Symfonia Administracja. Proszę sprawdzić konfigurację – należy przejść do Ustawienia Aplikacji > KSEF > Administracja i zweryfikuj konfigurację organizacji. Zagadnienie opisano w oddzielnym artykule;
Brak identyfikatora (GUID) firmy z systemu Symfonia Administracja. Proszę sprawdzić konfigurację – należy przejść do Ustawienia Aplikacji > KSEF > Administracja i zweryfikuj konfigurację. Zagadnienie opisano w oddzielnym artykule;
Proces eksportu dokumentu z wykorzystaniem Szyny danych został uruchomiony – należy traktować jako potwierdzenie rozpoczęcia eksportu dokumentów;
Zakończono eksport dokumentów do systemu Symfonia Handel – należy traktować jako potwierdzenie zakończenia eksportu dokumentów;
Symfonia Handel nie obsługuje importu dokumentów typu: Korekta faktury zakupu. Wśród dokumentów zaznaczonych na liście znajdują się korekty faktur zakupu. Zostaną one pominięte podczas eksportu – komunikat zostanie wyświetlony w przypadku podjęcia próby wyeksportowania zestawu dokumentów obejmujących przynajmniej jedną korektę faktury zakupu. Kiedy pojawi się ten komunikat, należy sprawdzić listę w sekcji MAPOWANIE TYPÓW DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH w ustawieniach Eksportera;
Symfonia Handel nie obsługuje importu wyeksportowanych wcześniej dokumentów faktur zakupu – komunikat zostanie wyświetlony w przypadku podjęcia próby ponownego eksportu dokumentu oznaczonego znacznikiem w kolumnie ERP. Symfonia Handel nie dopuszcza ponownego zaimportowania dokumentu, który podlegał wcześniej eksportowi.

Dane podlegające eksportowi

Po skonfigurowaniu integracji z systemu Symfonia eDokumenty do Symfonia Handel przesyłane są faktury zakupowe w następującym zakresie:

Nagłówek faktury;
Dane kontrahenta;
Kartoteki towarowe;
Pozycje dokumentu.

Wato podkreślić, że eksport pozycji dokumentu dostępny jest w pakietach:

Symfonia eDokumenty Full z aplikacją Zakupy;
Symfonia eDokumenty Premium z aplikacją Faktury Zakupu;
Podczas importu dokumentu do Symfonia Handel pozycje z faktury KSeF mogą być automatycznie uzgadniane z kartoteką towarów.

W obecnej wersji integracji z Symfonia Handel nie są eksportowane korekty faktur zakupu. W pozostałych wariantach pakietów Symfonia eDokumenty integracja przewiduje eksport tabeli rozbicia na stawki VAT jako pozycji i założenie odpowiadających im kartotek towarowych w bazie produktów w Symfonia Handel podczas pobierania dokumentów.

Pozycje faktury zakupu

Przy korzystaniu z integracji z Symfonia Handel ważnym elementem jest podejście do pozycji na fakturze zakupu. W tym zakresie można spotkać się z następującymi przypadkami.

Pozycje pochodzące z faktury odebranej z KSeF

przekazywanie do Symfonia Handel nazwy produktu w sekcji KOD, co umożliwia uzgodnienie towaru z bazą towarową w Symfonia Handel na podstawie jego nazwy;
przekazywanie do Symfonia Handel danych z KSeF, takich jak indeks oraz kod GTIN, które pozwalają na automatyczne uzgodnienie pozycji z bazą towarową w Symfonia Handel.

Pozycje przekazywane na podstawie tabeli rozpisu na stawki VAT

Jeśli pozycje na fakturze zakupu nie są uzupełnione lub system Symfonia eDokumenty wykorzystywany jest w pakietach niepozwalających na obsługę pozycji, system w czasie eksportu przekaże do Symfonia Handel pozycje towarowe utworzone na podstawie tabeli rozpisu na stawki VAT. Podczas pierwszego importu pozycji dla danej stawki VAT w Symfonia Handel zostaną utworzone odpowiednie odpowiadające im kartoteki towarowe.

Konfiguracja połączenia z Symfonia Administracja i dodanie organizacji oraz firmy w Symfonia eDokumenty

W celu wykorzystania integracji konieczne jest utworzenia konta w Symfonia Administracja i wykonanie podstawowej konfiguracji.

Połączenie z Symfonia Administracja odbywa się w Symfonia eDokumenty i oznacza dodanie organizacji i firmy w ustawieniach aplikacji KSeF. Dostęp do ustawień KSeF dostępny jest dla użytkowników przypisanych do grup: Administrator biznesowy oraz KSEF – Dostęp do aplikacji. Więcej informacji na temat zarządzania grupami znajduje się w oddzielnym artykule.

Aby ustawić połączenie z Symfonia Administracja, należy:

Włączyć moduł Ustawienia aplikacji;
Przejść do zakładki ADMINISTRACJA w grupie KSEF i kliknąć DODAJ ORGANIZACJĘ. Uwaga: mowa jest tutaj o organizacji utworzonej w Symfonia Administracja;
W nowym oknie uzupełnić pola:
- Wybierz jednostkę rozliczeniową – z listy wybrać jednostkę rozliczeniową, której ma dotyczyć integracja. Lista zawiera wykaz wszystkich jednostek zdefiniowanych w strukturze organizacyjnej;
- Klucz firmy w Symfonia KSeF – wprowadzić identyfikator konta w Symfonia KSeF. Klucz można uzyskać w Symfonia Administracja po wybraniu szczegółowego widoku firmy;
Kliknąć ZAPISZ. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, można dodać kolejne powiązania jednostek organizacyjnych.

Konfiguracja Eksportera w Symfonia eDokumenty

Kolejnym ważnym krokiem jest ustawienie Eksportera w Symfonia eDokumenty tak, by przesyłał on dane do systemu Symfonia Handel.

Aby skonfigurować konektor Symfonia Handel, należy:

Włączyć moduł Ustawienia aplikacji;
Przejść do zakładki KONFIGURACJA w grupie EKSPORTER;
W polu Jednostka rozliczeniowa określić właściwą jednostkę rozliczeniową. Puste pole oznacza, że ustawienia konektora będą dostępne dla wszystkich jednostek;
W sekcji LISTA KONFIGURACJI kliknąć DODAJ a potem w nowym oknie ponownie DODAJ;
Nowa konfiguracja pojawi się na liście dostępnej w sekcji LISTA KONFIGURACJI. Należy kliknąć Edytuj;
W sekcji SYSTEM ustawić pola zgodnie z opisem:
- Dostawca – z listy wybrać opcję Symfonia Sp. z o.o.;
- System – z listy wybrać Symfonia Handel;
W sekcji FORMAT WYMIANY DANYCH dla opcji Format wymiany danych ustawić Wymiana przez szynę danych;
W sekcji MAPOWANIE TYPÓW DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH kliknąć DODAJ. W nowym oknie z listy wybrać dokument, który ma zostać zmapowany. Kliknąć ZAPISZ. Można również kliknąć DODAJ WSZYSTKIE, a potem DODAJ. Dzięki temu wszystkie typu dokumentów zostaną zmapowane za jednym razem;
Nowy wpis pojawi się na liście w sekcji MAPOWNIE TYPÓW DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH. Jeżeli na liście znajdują się dokumenty, które nie powinny być eksportowane, należy kliknąć Usuń i je usunąć.

Eksport faktur zakupu do systemu Symfonia Handel

Eksport faktur zakupu odbywa się z poziomu aplikacji Faktury zakupu. Dla komfortu pracy w aplikacji warto używać dodatkowej kolumny Stan eksportu, która jest dostępna w zakładce Zakończone lub Wszystkie. Kolumna będzie widoczna z prawej strony tabeli dokumentów.

Aby wykonać eksport faktur zakupu do Symfonia Handel, należy:

Włączyć aplikację Faktury zakupu;
Przejść do zakładki Wszystkie lub Zakończone;
Jeżeli sytuacja tego wymaga, można za pomocą filtrów ograniczyć liczbę pokazywanych dokumentów (np. do określonego typu lub przedziału czasowego);
Na liście zaznaczyć dokumenty do eksportu i kliknąć przycisk Eksport ERP. Jeżeli w systemie zdefiniowano kilka ustawień, wybrać odpowiednią jednostkę organizacyjną, a potem Symfonia – Symfonia Handel;
W kolumnie Status eksportu możesz obserwować bieżący stan przekazywania dokumentu do Symfonia Handel. Przycisk Odśwież pozwoli aktualizować zawartość kolumny;
Po zakończeniu eksportu wyświetlony zostanie stosowny komunikat. W treści znajdzie się m.in. informacja na temat liczby wyeksportowanych faktur. Okno można zamknąć, klikając krzyżyk. W kolumnie ERP po wyeksportowaniu dokumentu pojawi się symbol haczyka potwierdzający, że ten dokument podlegał wcześniej eksportowi. Jeśli kolumna ERP dla wybranego dokumentu jest pusta, oznacza to brak wcześniejszego eksportu dokumentu. Symbol oznacza podjętą próbę eksportu niezależnie od statusu eksportu. Dokument podlegający wcześniejszemu eksportowi nie zostanie ponownie zaimportowany w Symfonia Handel.

W przypadku wybrania do eksportu faktur o typach dokumentów księgowych, które mają trafić osobno do dwóch różnych systemów, aplikacja uruchomi dwa procesy eksportu – osobno według przypisanych typów dokumentów księgowych.

Z eksportem nierozerwalnie związane są statusy dokumentów. W przypadku eksportu do Symfonia Handel dostępne statusy to:

Oczekujący na pobranie – ustawiany automatycznie po uruchomieniu eksportu;
Pobrany – ustawiany, gdy dokument został pobrany w Symfonia Handel;
W kolejce do pobrania – ustawiany, gdy dokument został usunięty w Symfonia Handel;
Brak eksportu – nieobsługiwany w obecnej wersji integracji;
Błąd – nieobsługiwany w obecnej wersji integracji.

Powiązanie produktów z faktury KSeF w oparciu o GTIN i Index

Użytkownicy systemów informatycznych oczekują, że będą one wspierać ich pracę i umożliwiać automatyzację procesów czasochłonnych oraz wymagających udziału człowieka. Wychodząc naprzeciw tym oczekiwaniom, wprowadziliśmy nowe rozwiązania, które pozwalają na jeszcze lepszą integrację Symfonia eDokumenty z Symfonia Handel. Jednym z takich obszarów jest uzgadnianie produktów z faktur zakupowych i ich wiązanie z produktami zapisanymi w systemie.

Mówiąc obrazowo, chodzi o sytuację, w której:

w systemie Symfonia Handel zapisano produkt o nazwie Napój owocowy 0,3 litra,
natomiast na fakturze zakupowej ten sam produkt opisano jako Sok owocowy 0,3 litra.

Podczas wprowadzania faktury zakupowej do systemu otrzymujemy więc dwa różne opisy towarów. System nie ma możliwości rozpoznania, że chodzi o ten sam produkt, który został inaczej nazwany przez dostawcę i odbiorcę.

Dlatego na etapie pobierania faktur z KSeF w Symfonia eDokumenty obsługiwane są dodatkowe dane: GTIN oraz Index. Wartości te są powiązane zarówno z produktem na fakturze zakupowej, jak i z produktem zapisanym w systemie Symfonia, co umożliwia ich automatyczne dopasowanie podczas eksportu do Symfonia Handel.

Po zaimportowaniu faktury KSeF do Symfonia eDokumenty wartości GTIN oraz Index są widoczne w oknie faktury zakupowej w następujących miejscach:

Zakładka Dokument – wizualizacja faktury zawiera informacje opisane jako Kod towaru oraz GTIN.

Zakładka Pozycje – dodatkowe kolumny Kod GTIN (wartość GTIN) oraz Symbol obcy (wartość Index).

Należy zaznaczyć, że obie wartości widoczne w oknie faktury zakupowej nie podlegają edycji — można je jedynie odczytać. Zmiana tego zachowania nie jest planowana.

Po tym, jak faktura trafi do aplikacji Faktury zakupu, a następnie zostanie zaakceptowana, może zostać wysłana do Symfonia Handel. Na etapie importu faktury do Symfonia Handel system podejmuje próbę powiązania produktu:

na podstawie wartości Index i GTIN – dostępna domyślnie w wersji Symfonia Handel 2026.3. W przypadku wersji Symfonia Handel 2026.2 konieczne jest pobranie i podmiana pliku szablonu importu, który można pobrać z odpowiedniego źródła. Szablon należy zapisać we właściwej dla własnej instalacji lokalizacji np.: C:\Program Files (x86)\Symfonia\Symfonia ERP\26.20\Szablon
na podstawie nazwy produktu – metoda również dostępna, lecz zawodna, ponieważ dostawca i odbiorca mogą stosować różne nazwy dla tego samego towaru i konieczne jest manualne uzgodnienie towarów.

W pliku szablonu należy zwrócić uwagę na jedno ustawienie, które zostało oznaczone na poniższym zrzucie ekranu.

Użytkownik ma do dyspozycji dwa ustawienia:

Wartość 1 – za każdym razem użytkownik będzie pytany, czy chce zaktualizować produkty.
Wartość 2 – proces aktualizacji odbywa się automatycznie, bez pytania o potwierdzenie. Wystarczy, aby kod GTIN był zgodny, a system dokona automatycznego powiązania. Jest to ustawienie domyślne w szablonie, który można pobrać z linku podanego powyżej.

Po uruchomieniu importu faktury do Symfonia Handel nastąpi powiązanie produktów i dopasowanie na podstawie kodu GTIN oraz wartości Index.

Warto zwrócić uwagę, że jeżeli w Symfonia Handel ten sam produkt został wprowadzony kilkukrotnie — z identycznym kodem GTIN, lecz różnym opisem — to podczas importu faktury pojawi się pytanie, z którą pozycją ma nastąpić powiązanie. Użytkownik zostanie poproszony o wybranie właściwej pozycji z listy.

Po zaimportowaniu dokumentu do Symfonia Handel konieczne jest jego przyjęcie i wprowadzenie na magazyn zgodnie z obowiązującymi w aplikacji schematami pracy.