Dodawanie nowego klienta (firmy lub osoby fizycznej) do bazy jest jednym z podstawowych działań, jakie może wykonać użytkownik systemu Symfonia eDokumenty.
Aby dodać nowego klienta do systemu, należy:
- uruchomić moduł Klienci (na pasku nawigacyjnym kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Klienci);
-
w nowym oknie kliknąć przycisk Nowy (zielony znak plusa). Na ekranie pojawi się kolejne okno, w którym konieczne jest wprowadzenie danych klienta;
-
w polu NIP można wpisać numer NIP klienta i kliknąć przycisk GUS. System automatycznie połączy się z bazą GUS i pobierze z niej dane. W kolejnym oknie można sprawdzić dane i jeżeli chce się je wykorzystać, należy kliknąć przycisk WSTAW DANE;
-
po wykonaniu powyższych czynności okno podgląd pobranych danych zostanie zamknięte, a użytkownik wróci do poprzedniego okna, w którym większość pól będzie automatycznie uzupełniona danymi pobranymi z GUS-u. Na tym etapie można już zapisać nowego klienta lub dodatkowo:
- uzupełnić pole Skrót i wpisać skróconą nazwę klienta. Dzięki temu łatwiej będzie go odszukać – zalecana konwencja to DUŻE ZNAKI. Dobrym rozwiązaniem będzie wybranie najbardziej unikalnego słowa z nazwy firmy, na przykład dla podmiotu o nazwie „SYMFONIA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ” skrótem może być słowo SYMFONIA;
- uzupełnić pola kontaktowe – Telefon, E-mail;
- w polu Status należy ustawić status klienta. Po kliknięciu listy dostępne są następujące statusy: WPIS NIEZWERYFIKOWANY, AKTYWNY oraz NIEAKTYWNY. Status klienta pozwoli na zachowanie porządku w systemie i na łatwiejsze oddzielnie klientów, z którymi prowadzona jest aktywna współpraca;
-
każdy klient wpisany do systemu może mieć przypisanego swojego opiekuna.
W polu Opiekun po
rozwinięciu listy pojawi się wykaz pracowników domyślnie ustawiony na
konto
zalogowanego użytkownika;
Tylko z poziomu konta administratora możliwa jest zmiana uprawnień widoczności wszystkich klientów. Jeżeli preferuje się, by pracownik widział wyłącznie klientów, których ma pod opieką w sekcji PRAWA DO SYSTEMU, należy ustawić minus na uprawnieniu Klienci/Oglądanie kontaktów niebędących pod opieką.
Domyślnie pracownik nie widzi wszystkich danych powiązanych z kontaktem. Aby to zmienić, należy nadać odpowiednie uprawnienie. W tym celu w ustawieniach konta użytkownika należy przejść do sekcji PRAWA DO SYSTEMU, a potem dla opcji System / Dostęp do wszystkich danych powiązanych z kontaktem ustawić plus. -
po uzupełnieniu brakujących danych i kontroli tych, które pobrano z baz GUS-u należy kliknąć przycisk DODAJ. Nowa kartoteka klienta zostanie utworzona w systemie. Na ekranie pojawi się nowe okno, które wygląda jak poniżej:
- po wykonaniu powyższych czynności utworzona zostanie kartoteka nowego klienta, które zawierać będzie podstawowe informacje. Wskazane jest uzupełnienie reszty danych, które mogą okazać się przydatne w przyszłości. Mowa jest tutaj m.in. o numerze rachunku bankowego, warunkach handlowych, zgodach na kontakt, domyślnych rabatach oraz wielu innych. Opis możliwych działań znajduje się w kolejnym artykule.
Jeżeli podczas tworzenia nowego klienta w systemie Symfonia eDokumentyTM zostanie zaznaczona opcja Osoba fizyczna, to wtedy taka kartoteka zniknie ze wszystkich miejsc w systemie (na przykład z wyszukiwarki). Dodatkowo by móc przeglądać kartoteki klientów oznaczonych jako osoby fizyczne, niezbędne jest nadanie specjalnych uprawnień – Dostęp do danych osób fizycznych. Uprawnienia może nadać administrator systemu w ustawieniach konta pracownika w zakładce PRAWA DO SYSTEMU lub poprzez przypisanie do domyślnie zdefiniowanej w systemie GRUPY o takiej nazwie.
W przypadku zaznaczenia opcji Osoba fizyczna widok okna ulegnie niewielkiej zmianie.
W polu Nazwa pojawi się dodatkowy przycisk, po którego wybraniu zostaną wyświetlone pola umożliwiające wprowadzenie imienia, nazwiska oraz pełnej nazwy.
Pojawi się również pole PESEL. Po wpisaniu numeru NIP osoby fizycznej i kliknięciu przycisku GUS rozpocznie się pobieranie danych z bazy GUS.
Powiązane z