W trakcie pracy może zdarzyć się sytuacja, w której przez nieostrożność i pomimo komunikatów o możliwym duplikacie kilka osób dodało do bazy tego samego kontrahenta, podpinając do każdej kartoteki różne dokumenty. W takim przypadku można połączyć kilka kartotek w jedną. Rezultatem takiego scalenia będzie kartoteka zawierająca dane teleadresowe kontaktu bazowego, dokumenty, sprawy, terminarz oraz osoby kontaktowe z wszystkich kartotek.
Aby połączyć zduplikowane kartoteki klienta, należy:
- na liście klientów, używając wyszukiwarki, odszukać kartoteki klienta, którego dotyczy problem;
zaznaczyć kontakt (za pomocą przycisku Ctrl można zaznaczyć kilka kontaktów), który jest duplikatem, a następnie kliknąć przycisk Akcje i wybrać opcję Łączenie klientów. Opcję łączenia kontaktów można również zainicjować z poziomu kartoteki klienta. W tym celu należy kliknąć przycisk MENU i z listy wybrać opcję Łączenia klientów;
na ekranie pojawi się nowe okno. W sekcji Kontakty do złączenia widoczne będą wpisy, które zaznaczono w punkcie 2.;
- w polu Kontakt bazowy należy kliknąć w pole tekstowe, wpisać pierwsze dwie litery nazwy kontaktu przeznaczonego do pozostawienia i kliknąć ikonę lupy. Następnie trzeba wskazać kontakty do złączenia, których dane zostaną przeniesione do kontaktu bazowego. Efekt powinien wyglądać jak na grafice powyżej. Warto pamiętać, że nazwy klientów mogą się nieznacznie od siebie różnić;
- na koniec należy kliknąć przycisk ZAPISZ, a potem raz jeszcze potwierdzić chęć połączenia, klikając przycisk OK.
Uwaga: operacja łączenia kartotek klientów nie może być cofnięta, dlatego zaleca się bardzo uważne posługiwanie się tym narzędziem.
W wyniku połączenia zostaną przeniesione następujące typy danych:
- opiekunowie,
- osoby kontaktowe,
- powiązania dokumentów,
- dokumenty: pisma, faktury, umowy oraz zarchiwizowane maile,
- zdarzenia,
- sprawy,
- uczestnicy spraw,
- dzienniki pism i faktur,
- sprawy windykacyjne.
Jeżeli klient wykupił dostęp do modułu Umowy, dokument umowy w nim zawarty zostanie przeniesiony pod klienta bazowego. Dane znajdujące się na dokumencie umowy nie ulegną jednak zmianie.
Powiązane z