W ramach modułu Kontakty użytkownik dostaje do swojej dyspozycji dodatkowe narzędzie o nazwie Książka adresowa. Narzędzie to jest wykorzystywane głównie przez moduł poczty e-mail wbudowany w system Symfonia eDokumenty.
Użytkownik ma dostępne dwie wersje książki adresowej – osobistą i ogólną. Zarządzanie obiema książkami odbywa się w ramach tego samego okna. Dostęp do książki adresowej możliwy jest po kliknięciu przycisku Książka adresowa w oknie modułu Kontakty.
Osobista książka adresowa zawiera się w Ogólnodostępnej książce adresowej. Korzystanie z niej jest wygodne, jeśli często wysyłamy wiadomości e-mail do tych samych osób. Osoby kontaktowe z Osobistej książki adresowej wyświetlają się bowiem w formie podpowiedzi na liście adresatów przy tworzeniu wiadomości.
Jeśli posiadane są odpowiednie uprawnienia, można przeglądać Osobiste książki adresowe innych użytkowników. W tym celu wystarczy, wybrać taką osobę z Listy pracowników.
Z poziomu Osobistej książki adresowej można dodawać nowe kontakty, edytować lub usuwać istniejące wpisy. Dodatkowo, nowe kontakty dodawane bezpośrednio w module Kontakty również pojawią się na liście kontaktów widocznych w Osobistej książce adresowej.
Aby dodać nowy wpis do Osobistej książki adresowej, należy:
- uruchomić moduł Kontakty i kliknąć opcję Książka adresowa widoczną na pasku narzędziowym;
-
w nowym oknie w miejscu oznaczonym przy pomocy strzałki (rysunek poniżej) ustawić Osobista książka adresowa i kliknąć przycisk Dodaj nową osobę kontaktową (zielona ikona ze znakiem plusa);
- na ekranie monitora pojawi się nowe okno dodawania kontaktu. Dostępne pola należy wypełnić dokładnie w taki sam sposób, jak w przypadku dodawania nowych kontaktów w module Kontakty. Niezbędne działania zostały opisane w oddzielnym artykule;
- należy pamiętać o tym, że nowy kontakt dodany z poziomu Osobistej książki adresowej nie pojawi się na liście kontaktów w module Kontakty.
Aby usunąć istniejący wpis z Osobistej książki adresowej, należy:
- uruchomić moduł Kontakty i kliknąć opcję Książka adresowa widoczną na pasku narzędziowym;
-
w nowym oknie w miejscu oznaczonym przy pomocy strzałki (rysunek poniżej) ustawić Osobista książka adresowa;
- na liście należy odszukać kontakt, który ma zostać usunięty, a potem kliknąć go prawym przyciskiem myszy. W podręcznym menu należy wybrać opcję Usuń;
- kontakt zostanie usunięty bez dodatkowego potwierdzenia;
- kontakt usunięty w Osobistej książce adresowej nie zostanie skasowany z ogólnej listy kontaktów widocznych w module Kontakty;
Aby poddać edycji istniejący kontakt w Osobistej książce adresowej, należy:
- uruchomić moduł Kontakty i kliknąć opcję Książka adresowa widoczną na pasku narzędziowym;
-
w nowym oknie w miejscu oznaczonym przy pomocy strzałki (rysunek poniżej) ustawić opcję Osobista książka adresowa;
- odszukać i wybrać kontakt na liście, a następnie kliknąć przycisk Edycja (ikona ołówka) na belce narzędziowej;
- na ekranie pojawi się okno edycji właściwości kontaktu. W poszczególnych polach można dokonać odpowiednich zmian, a następnie całość należy zapisać, klikając przycisk ZAPISZ.
Osobista książka adresowa może zostać w szybki sposób wypełniona kontaktami, które zebrano w module Kontakty. Warto tutaj pamiętać o tym, że szybkie wypełnianie zawartości książki adresowej odbywa się wyłącznie w odniesieniu do kontaktów, które zostały wcześniej dodane w module Kontakty.
Aby szybko uzupełnić zawartość Osobistej książki adresowej, należy:
- uruchomić moduł Kontakty i kliknąć opcję Książka adresowa widoczną na pasku narzędziowym;
-
w nowym oknie w miejscu oznaczonym przy pomocy strzałki (rysunek poniżej) ustawić Osobista książka adresowa;
- kliknąć przycisk Napełnij i wybrać z rozwijanego menu odpowiednie kryterium importu:
- Dodaj wszystkie osoby kontaktowe wstawione przeze mnie – zaimportowane zostaną wszystkie osoby;
- Dodaj wszystkie osoby kontaktowe wstawione przeze mnie, posiadające nr telefonu – zaimportowane zostaną wyłącznie osoby, które mają określony numer telefonu;
- Dodaj wszystkie osoby kontaktowe wstawione przeze mnie, posiadające e-mail – zaimportowane zostaną osoby, które mają podany adres e-mail;
- po wybraniu odpowiedniego kryterium uzupełnienia książki adresowej pojawi się komunikat, który wymaga zatwierdzenia działania. W celu kontynuacji wystarczy kliknąć przycisk TAK.
Powiązane z