Dostępne tylko w: Symfonia eDokumenty Ready
Moduł Baza wiedzy w systemie Symfonia eDokumenty udostępnia zestaw narzędzi umożliwiających sprawne zarządzanie plikami — od ich przeglądania i edycji, przez aktualizację informacji, aż po usuwanie zbędnych dokumentów. Użytkownik, w zależności od posiadanych uprawnień, może modyfikować treść plików, zmieniać ich opis czy lokalizację, a także korzystać z funkcji powiadamiania innych osób o nowych materiałach. Dzięki temu praca z dokumentami staje się przejrzysta, uporządkowana i dostosowana do codziennych potrzeb organizacji.
Użytkownik w zależności od posiadanych uprawnień ma możliwość:
- edytowania zawartości plików oraz informacji z nim związanych;
- przeglądania zawartości plików;
- zarządzania plikami w ramach modułu.
Aby edytować zawartość pliku, należy:
- otworzyć moduł Baza wiedzy;
- w lewym panelu kliknąć plik na liście;
w podglądzie pliku wprowadzić zmiany i kliknąć Zapisz otwarty dokument.
Aby edytować informacje o pliku, należy:
- otworzyć moduł Baza wiedzy;
- w lewym panelu kliknąć plik na liście;
- kliknąć przycisk Edytuj informacje o pliku;
- w nowym oknie wprowadzić zmiany w zakresie nazwy, opisu oraz folderu przechowywania;
kliknąć Zapisz.
Zbędny dokument może zostać usunięty. W tym celu należy zaznaczyć go na liście w lewej części okna, a potem kliknąć Usuń plik. W nowym oknie należy kliknąć TAK, by potwierdzić zamiar usunięcia pliku.
Po tym jak otwarty zostanie konkretny plik, jest możliwość sprawdzenia Informacji o tym, kiedy został on utworzony, kto jest jego autorem oraz kto wprowadził ostatnie zmiany.
Aby sprawdzić informacje o pliku, należy:
- włączyć moduł Baza wiedzy;
- otworzyć konkretny plik;
kliknąć Informacje o dokumencie. Aby zamknąć okno, należy kliknąć OK.
Następną ważną funkcją wbudowaną w moduł Baza wiedzy jest możliwość powiadomienia konkretnej osoby lub grupy osób o tym, że dodano nowy plik.
Aby powiadomić osobę lub grupę osób o nowym pliku, należy:
- włączyć moduł Baza wiedzy i otworzyć określony plik;
- kliknąć przycisk Powiadom;
w nowym oknie:
- Treść powiadomienia – wpisać treść powiadomienia, domyślnie w tym miejscu znajdzie się nazwa pliku;
- Odbiorcy – Pracownicy – po kliknięciu pola wpisać fragment nazwiska lub imienia, a potem z listy wybrać konkretną osobę, która ma otrzymać powiadomienie;
- Odbiorcy – Grupy – po kliknięciu pola wpisać fragment nazwy grupy, a potem z listy wybrać konkretną grupę, która ma otrzymać powiadomienie;
- Wyślij jako – z listy wybrać opcję Zalogowany użytkownik (wiadomość zostanie wysłana w imieniu jej autora) lub Usługa powiadomień (wiadomość zostanie wysłana przez system);
- kliknąć WYŚLIJ POWIADOMIENIE;
- odbiorca powiadomienia otrzyma na swoim pulpicie stosowny komunikat, który pozwoli mu dotrzeć do nowego pliku.
Powiązane z