Uprawnienia

Dostępne tylko w: Symfonia eDokumenty Ready

W ramach systemu Symfonia eDokumenty możliwa jest kontrola dostępu do modułu Baza wiedzy. Administrator może nadać uprawnienia, które pozwolą korzystać z aplikacji.

Kontrola uprawnień jest możliwa na dwa sposoby:

• przydział prawa do struktury – rozwiązanie to nie jest zalecane;
• przypisanie pracownika do grupy, która ma nadane stosowne uprawnienia – to rozwiązanie jest zalecane i pozwala na precyzyjną kontrolę tego, kto i do czego ma dostęp. W tym miejscu należy podkreślić, że grupa odpowiedzialna za dostęp do Bazy wiedzy nie jest dostępna i trzeba ją najpierw założyć.

Aby utworzyć grupę, należy:

1. kliknąć Centrum (trzy kropki w prawym górnym narożniku), potem wybrać Pracownicy i dalej Grupy;

   

2. w nowym oknie kliknąć Nowa;

   

3. uzupełnić pola według instrukcji:

   • Nazwa grupy – wprowadzić nazwę grupy, warto zadbać o to, by nazwa była czytelna i sugestywna;
   • Komentarz – w tym miejscu można szerzej opisać, do czego ma służyć dana grupa;
   • Cel grupy – wybrać z listy Agregacja funkcji;
   • kliknąć ZAPISZ, widok okna ulegnie zmianie;

   

4. kliknąć zakładkę Prawa do systemu;

5. na liście odszukać uprawnienie Zarządzanie bazą wiedzy i kliknąć przycisk Zezwól;

   

6. kliknąć zakładkę Pracownicy:

   • w sekcji Pracownicy zaznaczyć osobę, która ma zostać dodana do grupy;
   • kliknąć przycisk strzałki skierowanej w prawą stronę;
   • wskazana osoba przeskoczy z kolumny Pracownicy do sekcji Do grupy należą pracownicy;

   

7. kliknąć ZAPISZ.

Należy pamiętać o tym, że grupę tworzy się tylko za pierwszym razem. W przyszłości pracowników dodaje się do istniejącej grupy lub usuwa się z niej.

Aby dodać pracownika do grupy Baza wiedzy lub go z niej usunąć, należy:

1. kliknąć Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;

2. w nowym oknie kliknąć sekcję SYSTEMOWE, a potem przy opcji Konta pracowników kliknąć OTWÓRZ;

   

3. w nowym oknie odszukać pracownika, który ma zostać dodany go grupy, kliknąć konto, a potem Edytuj;

   

4. w kolejnym oknie kliknąć zakładkę GRUPY;

5. kliknąć przycisk lupy, wpisać nazwę grupy, na przykład „Baza wiedzy”, umieścić nad nią kursor i kliknąć DODAJ;

   

6. grupa przeskoczy do prawej kolumny. Na koniec kliknąć ZAPISZ. Pracownik dla pewności powinien wylogować się, a potem ponownie zalogować na swoje konto;
7. aby usunąć pracownika z grupy, wystarczy w prawej kolumnie umieścić kursor nad wybraną grupą, a potem kliknąć USUŃ.

W szczególnych przypadkach pracownik może otrzymać indywidualne uprawnienie do struktury. Należy jednak pamiętać, że rozwiązanie to nie jest zalecane z uwagi na wygodę zarządzania uprawnieniami.

Aby nadać lub odebrać uprawnienie do modułu Baza wiedzy w oparciu o uprawienia do struktury, należy:

1. kliknąć Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;

2. w nowym oknie kliknąć sekcję SYSTEMOWE, a potem przy opcji Konta pracowników kliknąć OTWÓRZ;

   

3. w nowym oknie odszukać pracownika, który ma mieć zmienione uprawnienia, kliknąć konto, a potem Edytuj;

   

4. w kolejnym oknie kliknąć zakładkę PRAWA DO SYSTEMU, odszukać i rozwinąć gałąź Baza wiedzy;

   

5. zaznaczyć pozycję i kliknąć przycisk z zielonym plusem (nadanie uprawnień) lub czerwonym minusem (odebranie uprawnień);
   • Baza wiedzy – daje/odbiera dostęp do aplikacji oraz przeglądania istniejących plików. Użytkownik nie ma możliwości edycji plików ani tworzenia nowych treści;
   • Zarządzanie bazą wiedzy – daje dostęp do opcji tworzenia i usuwania plików oraz folderów;
6. kliknąć ZAPISZ.

Poza dostępem do modułu Baza wiedzy oraz poziomem tego dostępu możliwe jest kontrolowanie dostępu do plików, które zostały w nim udostępnione.

Domyślnie każdy plik w module jest dostępny dla wszystkich osób uprawnionych do korzystania z Bazy wiedzy. Osoba zarządzająca Bazą wiedzy może ograniczyć dostęp do pliku.

Aby ograniczyć dostęp, należy:

1. otworzyć moduł Baza wiedzy;
2. wyświetlić plik, który ma podlegać reglamentowanemu dostępowi;
3. przejść do zakładki Uprawnienia;
4. dodać osoby, które mają mieć dostęp do pliku;
   • w sekcji Pracownicy wskazać osobę i kliknąć strzałkę w prawo;
   • w nowym oknie określić uprawnienia (odczyt, zapis, zarządzanie) i kliknąć OK;
   • osoba przeskoczy do sekcji Uprawnieni;
   • włączyć opcję udostępnij tylko uprawnionym użytkownikom/grupom;

5. kliknąć Zapisz. Osoby, które nie znajdują się na liście, nie zobaczą danego pliku w swoim module Baza wiedzy.

   

W zakładce Uprawnienia w polu Wybierz listę zamiast Lista pracowników można wybrać: Lista grup, Struktura organizacyjna lub Lista kont zewnętrznych. Zmiana ta powoduje, że w kolumnie Pracownicy pojawi się lista grup, struktura organizacyjna lub lista kont zewnętrznych. Wybierając na przykład grupę, można udostępnić dokument konkretnej grupie osób. To znacznie ułatwia pracę w dużych organizacjach, gdzie dodatkowo często dochodzi do zmiany pracowników.

Aby odebrać uprawnienia, należy w oknie widocznym powyżej w sekcji Uprawnieni zaznaczyć konkretną pozycję i kliknąć strzałkę skierowaną w lewo.