System Symfonia eDokumenty jest zunifikowany wizualnie, stąd każda kolejna aplikacja swoim wyglądem nawiązuje do innych elementów. Takie podejście skutkuje tym, że użytkownik bez większego problemu może odnaleźć się w kolejnych aplikacjach, z którymi przyjdzie mu pracować. Tak też jest w przypadku aplikacji Archiwum. Interfejs archiwum składa się z kilku elementów, które oznaczono na grafice poniżej.
W tym miejscu warto podkreślić, że interfejs ulega zmianie w zależności od modelu pracy z Archiwum. Pierwszy przykład zobrazuje sytuację, w której zarządzanie archiwum odbywa się na ogólnym poziomie biurek:
- Lista biurek – zielony panel zawiera listę biurek, które są dostępne dla użytkownika. Biurka można dodać, klikając trzy kropki, a potem Dodaj biurko. Wybór biurka z listy skutkuje zmianą widoku panelu numer dwa. Biurko aktywnego użytkownika zawsze będzie na górze listy;
-
Foldery na biurku – lista folderów dostępnych w ramach wybranego biurka. Foldery zawierają dokumenty na różnym poziomie załatwienia:
- Wszystkie – widok wszystkich dokumentów zgromadzonych na danym biurku;
- Robocze – dokumenty zebrane na biurku i mające status „robocze”;
- Do załatwienia – dokumenty zebrane na biurku i wymagające podjęcia dalszych działań z nimi związanych;
- Zlecone – dokumenty, które zostały przekazane dalej, na przykład w celu wykonania jakichś działań z nimi związanych;
- Załatwione – dokumenty, które zostały zarchiwizowane i nie wymagają żadnych dodatkowych działań;
- Usunięte – dokumenty, które zostały usunięte;
- Lista dokumentów – panel zawiera widok wszystkich dokumentów w ramach wybranego biurka (panel 1.) oraz stosownego folderu (panel 2.). Lista dokumentów domyślnie zawiera kolumny: Nazwa/opis dokumentu, Numer, Autor oraz Data. Użytkownik może włączyć dodatkowo kolumny Otrzymane od, Sprawa oraz Status. Można to zrobić, klikając przycisk Pokaż/schowaj kolumny, który znajduje się obok ikony lupy;
- Szybki podgląd dokumentu – podgląd dokumentu, który oznaczono na liście w panelu numer 3. Okno podglądu można włączyć/wyłączyć, klikając zieloną strzałkę, która jest widoczna w prawym górnym narożniku;
- Pasek narzędziowy – zbiór narzędzi pozwalających na wygodną pracę z dokumentami zebranymi w aplikacji Archiwum. To w tym miejscu znajdują się między innymi narzędzia umożliwiające dodanie nowego dokumentu do archiwum lub jego przekazanie innej osobie. Część opcji dostępnych na pasku narzędziowym jest również dostępna po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na przykład dokumentu na liście.
Kolejny przykład obrazuje najbardziej rozbudowany mechanizm archiwizacji pozwalający na dodatkowy podział dokumentów na działy, teczki oraz konkretne sprawy:
- Lista biurek – zielony panel zawiera listę biurek, które są dostępne dla użytkownika. Biurka można dodać, klikając trzy kropki, a potem Dodaj biurko. Wybór biurka z listy skutkuje zmianą widoku panelu numer dwa. Biurko aktywnego użytkownika będzie zawsze na górze listy. Wskazanie konkretnego biurka wyświetli widok opisany chwilę wcześniej;
- Lista działów – ten element zawiera listę firm (w modelu wielofirmowym) lub działów, które pobierane są ze struktury organizacyjnej. Możliwe jest szybkie dodanie nowego działu lub firmy;
- Teczki – panel zawiera wykaz teczek powiązanych z działem wskazanym w panelu numer dwa. Wykaz teczek może podlegać dowolnej organizacji. Więcej informacji na temat teczek można znaleźć w dedykowanym artykule;
- Sprawy – panel wyświetla wykaz spraw, które znajdują się w wybranej teczce. Należy pamiętać, że konkretna sprawa zawiera powiązane z nią dokumenty;
- Lista dokumentów – panel zawiera widok wszystkich dokumentów w ramach wybranego biurka, firmy, działu, teczki lub sprawy. Lista dokumentów domyślnie zawiera kolumny: Nazwa/opis dokumentu, Numer, Autor oraz Data. Użytkownik może włączyć dodatkowo kolumny Otrzymane od, Sprawa oraz Status. Można to zrobić, klikając przycisk Pokaż/schowaj kolumny, który znajduje się obok ikony lupy;
- Szybki podgląd dokumentu – podgląd dokumentu, który oznaczono na liście w panelu numer 5. Okno podglądu można włączyć/wyłączyć, klikając zieloną strzałkę, która jest widoczna w prawym górnym narożniku;
- Pasek narzędziowy – zbiór narzędzi pozwalających na wygodną pracę z dokumentami zebranymi w aplikacji Archiwum. To w tym miejscu znajdują się narzędzia umożliwiające dodanie nowego dokumentu do archiwum lub przekazanie go innej osobie. Część opcji dostępnych na pasku narzędziowym jest również dostępna po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na przykład dokumentu na liście.
Widok aplikacji Archiwum od strony zwykłego pracownika nieznacznie różni się od tego, co może zobaczyć osoba z uprawnieniami administratora biznesowego. Najważniejsze różnice obejmują kwestie, które wypunktowano poniżej:
- pracownik widzi swoje biurko;
- pracownik widzi biurka osób, które są mu bezpośrednio podległe. Wynika to ze struktury organizacyjnej;
- pracownik widzi dział, do którego przynależy i do którego ma nadane uprawnienia. Warto tutaj podkreślić, że jeżeli dział ma przypisaną teczkę lub sprawy, to one również będą widoczne dla użytkownika.
W ramach dostępnych zasobów pracownik widzi dokumenty, które zapisano na jego biurku oraz działu/firmy, do której przynależy. Należy pamiętać, że przypisanie do działu oznacza również dostęp do teczek, które zostały z nim powiązane.
Dodatkowo pracownik nie ma możliwości:
- dodawania nowych biurek;
- dodawania nowych działów/firm;
- organizacji teczek w ramach działów/firm.
Powiązane z