Podstawową kwestią, którą należy zrozumieć, zaczynając przygodę z aplikacją Archiwum, jest filozofia pracy.
Fundamentalnym sposobem archiwizacji jest zbieranie wszystkich dokumentów na swoim biurku. Ten element jest domyślnie dostępny po pierwszym uruchomieniu aplikacji nawet w sytuacji, gdy system eDokumenty Symfonia nie został jeszcze skonfigurowany zgodnie z potrzebami organizacji (na przykład nie utworzono struktury organizacyjnej).
Użytkownik może dodawać i archiwizować wszystkie dokumenty w jednym miejscu bez szczegółowego podziału. Rozwiązanie to pozwala na szybką archiwizację dokumentów na przykład w małej, jednoosobowej organizacji. Biurko aktywnego użytkownika zawsze widoczne jest na pierwszym miejscu.
Wraz z rozwojem organizacji i pojawieniem się nowych stanowisk oraz osób organizację dokumentów w archiwum można rozszerzyć o dodatkowy podział na kolejne biurka. Mówiąc prościej, dokumenty można skierować do konkretnych osób, które na przykład odpowiadają za podpisywanie nowych umów czy sprzedaż. Lista dostępnych biurek pojawi się automatycznie w oparciu o strukturę organizacyjną firmy. Oznacza to, że osoba z uprawnieniami do biurek pracowników kierujących innymi działami, będzie widziała biurka tychże osób, jednak nie będzie miała wglądu do biurek ich podwładnych.
Następnym poziomem segregacji dokumentów jest przypisanie ich do firmy i teczek, które są pod nią podpięte. Jeżeli konieczne jest większe uszczegółowienie, to wtedy poza przypisaniem dokumentu do firmy można go dodać do konkretnego działu. To rozwiązanie przydaje się w modelu wielofirmowym lub w organizacji o rozbudowanej strukturze działowej i pozwala sprawnie podzielić wszystkie dokumenty według kryterium działu lub firmy. Lista działów i firm pobierana jest automatycznie ze struktury organizacyjnej. Administrator biznesowy ma również możliwość szybkiego utworzenia działu lub firmy z poziomu aplikacji Archiwum. Warto tutaj podkreślić, że widoczna lista działów lub firm zależy od pozycji aktywnego użytkownika w organizacji. Na przykład prezes firmy zobaczy listę wszystkich działów, ponieważ stoi najwyżej w hierarchii.
W ramach firmy lub działu możliwe jest wprowadzenie bardziej szczegółowego podziału dokumentów. Przykładem może być taka sytuacja: dział handlowy zajmuje się sprzedażą oraz obsługą reklamacji dotyczących sprzedawanych produktów. W praktyce oznacza to, że do tego działu mogą trafiać dwie grupy dokumentów: zlecenia/zamówienia oraz zgłoszenia reklamacyjne. Trzymanie obu typów dokumentów w jednym miejscu z czasem może skutkować brakiem organizacji i chaosem. Aplikacja Archiwum pozwala na podział dokumentów na odrębne teczki, które są powiązane z firmą lub danym działem. W przykładowym dziale handlowym można wprowadzić zatem dwie teczki: ZLECENIA I ZAMÓWIENIA oraz REKLAMACJE.
Następnym poziomem podziału dokumentów jest ich powiązanie z konkretnymi sprawami. Oznacza to, że w ramach teczki można utworzyć wiele spraw i z nimi wiązać konkretne dokumenty. Rozwiązanie to może się przydać między innymi w przypadku wyjątkowo trudnej reklamacji, która rozciąga się w czasie i generuje wiele dokumentów będących na przykład wymianą pism z klientem, producentem oraz dostawcą. Dzięki wprowadzeniu sprawy można zebrać w jednym miejscu wszystkie wątki i w prosty sposób zapanować nad konkretnym tematem.
W tym miejscu warto przypomnieć, że jeżeli na etapie wprowadzania dokumentu do archiwum zostanie on powiązany ze sprawą lub klientem, to będzie on widoczny w kartotece klienta w zakładce Dokumenty lub Sprawy.
Wprowadzając coraz bardziej precyzyjne archiwizowanie, warto pamiętać o tym, że znaczenie ma poziom, na którym dokument zostanie dodany do archiwum. Na przykład, jeżeli aktywny użytkownik doda dokument na własnym biurku, to plik będzie na najniższym poziomie dokładności. Jeżeli wcześniej wskaże dział, teczkę i sprawę, a następnie doda dokument, to plik będzie dokładniej zarchiwizowany. Raz dodany dokument można przekazać do odpowiedniego działu, poddać edycji i uzupełnić informacje na przykład o kliencie lub sprawie. Dokument też można przenieść z jednej teczki do innej.
Podsumowując kwestie archiwizacji, warto spojrzeć jeszcze na jeden aspekt. Jeśli użytkownik doda dokument do archiwum, w którym zostanie on przydzielony do konkretnego działu, teczki i zostanie przypisany do sprawy i określonego klienta, to będzie on widoczny:
- na biurku użytkownika dysponującego dokumentem;
- w wybranym dziale;
- w określonej teczce;
- w konkretnej sprawie;
- w kartotece klienta w zakładce Dokumenty/Sprawy.
Powiązane z