Do firmy lub działu możliwe jest podłączenie określonych teczek, w których można przechowywać dokumenty. Takie rozwiązanie pozwala na jeszcze lepsze uporządkowanie zbioru dokumentów znajdujących się w archiwum. Po dodaniu dokumentu do jednej teczki nic nie stoi na przeszkodzie, by przeciągnąć go do innej. Klikamy w dokument, trzymamy wciśnięty przycisk myszy, przenosimy dokument do innej teczki i zwalniamy klawisz.
Aby przypisać teczkę do działu lub firmy, należy:
- wskazać dział lub firmę w panelu z lewej strony;
kliknąć przycisk Organizuj na pasku narzędziowym;
- zostanie włączony prosty przewodnik, który pokaże, co należy zrobić. W celu wyłączenia przewodnika należy kliknąć dwukrotnie Następny, a potem Zakończ;
w panelu z lewej strony widoczna jest lista dostępnych teczek. Przeglądając listę lub wykorzystując wyszukiwarkę, należy zaznaczyć odpowiednią teczkę lub grupę teczek, kliknąć ją, przeciągnąć do prawej części okna i tam upuścić. Można również skorzystać z opcji Opublikuj wszystkie, która przyda się na przykład w sytuacji, gdy pracuje się na poziomie sortowania firmy i teczki dają możliwość uporządkowania zbioru. W takim modelu pracy przydatne może być dodanie wszystkich dostępnych teczek;
- teczka lub grupa teczek zostanie dodana do prawej części okna. W przypadku grupy teczek konieczne będzie dodatkowe potwierdzenie;
zamknąć okno zarządzania teczkami. W oknie aplikacji Archiwum dla wybranego działu lub firmy pojawią się wybrane teczki.
Powiązane z