Dodanie dokumentów do archiwum to kluczowe działanie wykonywane zawsze w stosunku do nowego dokumentu. Użytkownik może dodać plik bezpośrednio z pliku zapisanego na dysku komputera, przeprowadzić proces OCR lub utworzyć zupełnie nowy dokument zgodny z jednym z wielu dostępnych typów.
Plik z dysku
Aby dodać plik z dysku komputera, należy:
- otworzyć okno aplikacji Archiwum;
- w panelu z lewej strony wybrać swoje biurko lub biurko innej osoby, dział, firmę, teczkę, sprawę;
-
na dysku komputera odszukać stosowny plik, kliknąć go przyciskiem myszy, przytrzymać, przeciągnąć z komputera na okno aplikacji Archiwum do sekcji z listą dokumentów, a następnie zwolnić przycisk;
-
dokument pojawi się na liście.
Aby dodać plik z dysku komputera (metoda druga), należy:
- otworzyć okno aplikacji Archiwum;
- wskazać biurko lub firmę/dział/teczkę/sprawę;
-
kliknąć Dodaj, a potem Plik z dysku;
-
użytkownik może przeciągnąć plik z komputera i upuścić go na oknie lub kliknąć WYBIERZ Z DYSKU i dalej odszukać, wskazać plik i kliknąć Otwórz. Po dodaniu pliku należy kliknąć przycisk ZAPISZ;
- plik pojawi się na liście nowych dokumentów.
Niezależnie od wybranej metody można w ten sposób dodać jeden lub więcej plików.
OCR
Dodając dokumenty do archiwum, można wspomóc się mechanizmem OCR, który pozwala pobrać z pliku kluczowe dane, a następnie wstawić je do odpowiednich pól tworzonego dokumentu. Rozwiązanie to pozwala na rozpoznanie:
- numeru dokumentu;
- klienta;
- opisu.
Aby dodać dokument, wykorzystując mechanizm OCR, należy:
- włączyć Archiwum;
- wskazać biurko lub firmę/dział/teczkę/sprawę, gdzie ma zostać dodany dokument;
-
kliknąć Dodaj, a potem OCR;
-
przeciągnąć plik z dysku komputera na okno, które pojawi się na ekranie, lub kliknąć WYBIERZ PLIK Z DYSKU, wskazać odpowiedni plik i zatwierdzić wybór, klikając Otwórz;
-
po tym jak dokument załaduje się do systemu, pojawi się jego podgląd. Niektóre dane zostaną pobrane automatycznie. Jeżeli tak się nie stanie, to użytkownik może w następujący sposób oznaczyć elementy, które mają zostać wykorzystane:
- ustawić kursor nad danymi, które mają zostać rozpoznane;
- wcisnąć i przytrzymać przycisk myszy;
- przesunąć i zaznaczyć całe pole danych do pobrania;
- pole powinno zostać oznaczone na żółto;
- zwolnić przycisk myszy;
- w menu podręcznym wskazać typ danych;
- czynność powtórzyć dla innych danych, które mają być rozpoznane;
- oznaczone i rozpoznane dane pojawią się w odpowiednich polach dostępnych przy prawej krawędzi okna;
-
kliknąć ZAPISZ. Dokument zostanie zapisany, a na ekranie pojawi się nowe okno z widokiem pełnych właściwości dokumentu;
- pełne omówienie okna dokumentu znajduje się w sekcji pomocy dotyczącej modułu Dokumenty. Po powrocie do aplikacji Archiwum na liście pojawi się stosowny dokument.
Nowy dokument
W ramach aplikacji Archiwum użytkownik ma możliwość utworzenia nowego dokumentu określonego typu. Samo tworzenie dokumentów zostało szerzej opisane w ramach pomocy dla modułu Dokumenty, dlatego poniżej zaprezentowano jedynie skróconą instrukcję.
Aby utworzyć nowy dokument, należy:
- włączyć aplikację Archiwum;
- wskazać biurko lub firmę/dział/teczkę/sprawę;
-
kliknąć Dodaj, a potem Plik i z listy wybrać odpowiedni typ dokumentu;
-
otwarte zostanie nowe okno, którego wygląd zależy od wybranego typu dokumentu. Użytkownik musi uzupełnić odpowiednie pola, dodać załącznik i zapisać dokument.
Powiązane z