Po tym jak dokument zostanie dodany do Archiwum, możliwa jest jego edycja przez właściciela pliku lub osoby, które posiadają stosowne uprawnienia.
Aby edytować pozycję w Archiwum, należy:
- włączyć aplikację Archiwum;
- odszukać odpowiedni plik. Można tutaj wspomóc się wyszukiwarką lub wejść na konkretne biurko, firmę, dział, teczkę bądź sprawę;
-
dwukrotnie kliknąć pozycję;
- otwarte zostanie nowe okno, które zawiera kilka zakładek szerzej opisanych w kolejnych podpunktach;
-
zakładka Dokument zawiera podgląd dokumentu oraz kluczowe metadane na jego temat. W prawej kolumnie użytkownik znajdzie między innymi informacje o autorze, stanie, kliencie, sprawie, statusie (można go zmienić, klikając zmień);
-
zakładka Szczegóły to miejsce, w którym znajdują się: opis, dane klienta, numer dokumentu, data utworzenia w systemie, powiązania ze sprawą i procedurą, która zostanie wykonana w chwili procedowania. Dane można zmienić;
-
zakładka Załączniki to miejsce, w którym znajduje się plik z dokumentem. Użytkownik może w tym miejscu dodać kolejne załączniki, na przykład poprzez przeciągnięcie ich z komputera i upuszczenie na otwarte okno lub kliknięcie przycisku Dodaj. Możliwe jest również usunięcie załącznika lub podmiana na nowszą wersję;
-
zakładka Historia zawiera podgląd rejestru zmian wprowadzanych w dokumencie. Użytkownik może sprawdzić, kto i kiedy dokonywał zmian. Rejestr zawiera też informacje na temat tego, co edytowano;
-
zakładka Powiązania zawiera zestaw narzędzi, które pozwalają na:
- powiązanie dokumentu z innym dokumentem (przycisk Nowy dokument);
- dodanie zadania związanego z danym dokumentem (przycisk Dodaj zadanie);
- dodanie powiązań ze sprawą, kontaktem lub istniejącym dokumentem (przycisk Dodaj powiązanie);
- użytkownik może również usunąć istniejące powiązanie z listy widocznej w zakładce;
-
zakładka Komentarze daje możliwość pracy grupowej nad dokumentem i zostawienie swoich uwag lub opinii. Komentarze mogą dodawać użytkownicy, którzy mają uprawnienia do dokumentu;
- kliknąć Zapisz, aby zachować wprowadzone zmiany.
Szczegóły pracy z opcjami widocznymi w opisanych powyżej zakładkach szerzej omówiono w dokumentacji modułu Dokumenty. Warto mieć na uwadze, że liczba zakładek oraz dostępne opcje mogą różnić się w zależności od typu dokumentu.
Powiązane z