Przekazywanie dokumentów w module Archiwum systemu Symfonia eDokumenty umożliwia skierowanie wybranej pozycji do odpowiednich osób lub działów, tak aby zapewnić im dostęp do potrzebnych materiałów. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy dokument został dodany do Archiwum, lecz z uwagi na strukturę uprawnień nie trafił automatycznie do właściwego odbiorcy. System pozwala przekazać zarówno oryginał, jak i kopie – jawne lub ukryte – a także dodać instrukcje ułatwiające dalsze procedowanie. Dzięki temu obieg dokumentów staje się przejrzysty, a odpowiedzialność za ich obsługę jasno określona.
Aby przekazać dokument, należy:
- włączyć Archiwum;
odszukać dokument do przekazania, zaznaczyć go i kliknąć Przekaż;
w nowym oknie:
- Przekaż oryginał – należy kliknąć pole wyboru i wybrać z listy dział lub konkretną osobę, której dokument ma zostać przekazany. W przypadku rozbudowanych organizacji po kliknięciu pola można zacząć wpisywać nazwę działu lub nazwisko odbiorcy dokumentu. System podpowie podmiot spełniający kryterium wyszukiwania. W systemie przyjęto założenie, że podobnie jak w obiegu papierowym, można przekazać tylko jeden oryginał, a w pozostałe miejsca jest przekazywana kopia. Dzięki temu osoba odbierająca oryginał wie, że jest domyślną osobą odpowiedzialną za jego archiwizację i załatwienie (co może oznaczać różne rzeczy dla różnych dokumentów i przyjętych procedur działania);
- Przekaż kopię – jeżeli kopia dokumentu ma dodatkowo trafić od innych osób lub działów, można to zrobić poprzez kliknięcie opcji Przekaż kopie i wyszukanie odbiorców na liście. Kopia może być jawna (Kopia DW) lub ukryta (Kopia UDW). Różnica polega na tym, że o osobach lub działach wpisanych do ukrytej kopii nie dowiedzą się inni odbiorcy dokumentu;
- Instrukcje – w tej sekcji możliwe jest wpisanie dodatkowej informacji, która trafi do odbiorcy dokumentu. Po kliknięciu pola można zacząć wprowadzać tekst. Możliwe jest również skorzystanie z bazy gotowych instrukcji. W tym wypadku należy kliknąć ikonę lupy i wybrać odpowiednie instrukcje z dostępnej listy. Lista dyspozycji podlega konfiguracji w Ustawieniach systemu;
- po kliknięciu przycisku PRZEKAŻ sprawa zostanie przekazana zgodnie z wprowadzonymi kryteriami.
Wszystkie przekazane dokumenty będzie można łatwo odszukać w module Archiwum osoby, która je otrzymała. Osoba przekazująca nadal będzie widzieć dokument, ale nie będzie mogła go już przekazać innej osobie ani nie będzie mogła wprowadzić w nim zmian.
Powiązane z