Dostęp do aplikacji Archiwum mają wyłącznie pracownicy, którzy należą do grupy Korespondencja – Dokumenty. Nadanie lub cofnięcie uprawnienia może zrealizować osoba, która posiada stosowne uprawnienia w systemie – administrator biznesowy.
Aby dodać użytkownika do grupy, należy:
kliknąć przycisk Centrum, a potem wybrać Pracownicy i Konta użytkowników;
w nowym oknie odszukać pracownika i kliknąć go dwukrotnie lub zaznaczyć, a potem kliknąć Edycja;
w kolejnym nowym oknie:
- kliknąć GRUPY;
- w polu Dostępne grupy zacząć wpisywać nazwę KORESPONDENCJA – DOKUMENTY;
- po pojawieniu się grupy na liście umieścić nad nią kursor i kliknąć DODAJ;
- grupa przeskoczy do sekcji Grupy użytkownika po prawej stronie;
- kliknąć ZAPISZ.
Usunięcie grupy sprowadza się do działań opisanych powyżej, z tą jednak różnicą, że grupa będzie widoczna w sekcji Grupy użytkownika. Tutaj należy umieścić kursor nad nazwą grupy, a potem kliknąć USUŃ i potwierdzić decyzję.
Zmiany uprawnień zawsze wymagają od użytkownika, aby wylogował się ze swojego konta, a następnie ponownie zalogował. Po tej operacji aplikacja Archiwum pojawi się na liście dostępnych narzędzi lub z niej zniknie.