Rejestracja korespondencji przychodzącej w module Dzienniki systemu Symfonia eDokumenty pozwala w uporządkowany sposób wprowadzać do systemu wszystkie pisma wpływające do organizacji. Proces ten obejmuje uzupełnienie kluczowych informacji, takich jak daty, nadawca, forma kontaktu czy kategoria dokumentu, a także dodanie odpowiednich załączników. System wspiera użytkownika poprzez automatyczne podpowiedzi, możliwość wyboru kontaktów z bazy oraz opcje przekazywania dokumentu do właściwych osób lub działów. Dzięki temu rejestracja przebiega sprawnie, a obieg korespondencji staje się przejrzysty i łatwy do śledzenia.
Aby zarejestrować pismo przychodzące, należy:
- uruchomić moduł Dzienniki;
-
zaznaczyć właściwy dziennik i kliknąć przycisk Korespondencja widoczny na pasku narzędziowym. W przypadku obsługi kilku podmiotów (wielofirmowość) proszę w polu Jednostka rozliczeniowa wskazać stosowną jednostkę;
-
w nowym oknie konieczne jest uzupełnienie pól zgodnie z ich przeznaczeniem:
- Nr ewidencyjny – to pole zostanie uzupełnione automatycznie po tym, jak korespondencja zostanie zarejestrowana w systemie;
- Data wpływu (pole obowiązkowe) – określa datę fizycznego wpływu dokumentu do firmy. System domyślnie wstawi aktualną datę. Aby to zmienić, należy kliknąć omawiane pole, co spowoduje otwarcie prostego kalendarza pozwalającego na ustawienie wymaganej daty;
- Data pisma (pole obowiązkowe) – określa datę sporządzenia pisma. System domyślnie wstawi aktualną datę. Aby to zmienić, należy kliknąć omawiane pole, co spowoduje otwarcie prostego kalendarze pozwalającego na ustawienie wymaganej daty;
- Termin odpowiedzi – jeżeli na pismo została przygotowana odpowiedź, to w tym polu można ustawić stosowną datę;
- Nadawca (pole obowiązkowe) – służy do określenia, kto jest nadawcą rejestrowanego pisma. Nadawcę można wybrać z bazy kontaktów. W tym celu należy kliknąć pole, wpisać fragment nazwy (co najmniej dwa znaki) i kliknąć przycisk z symbolem lupy. Jeżeli kontaktu nie ma w systemie, można go utworzyć, klikając przycisk Dodatkowe opcje (trzy poziome kreski) i wybierając opcję Dodaj nowy kontakt;
- Znak pisma – pozwala na wpisanie znaku widocznego na otrzymanym piśmie;
- Kategoria – umożliwia utrzymanie jeszcze większego porządku w rejestrowanej korespondencji. Pismo można przypisać do określonej kategorii, co pozwoli na jego łatwiejsze odszukanie w przyszłości. Domyślnie dostępnych jest kilka kategorii. Nowe kategorie można utworzyć, wybierając kolejno Aplikacje/Ustawienia aplikacji/Systemowe i w sekcji Korespondencja klikając opcję Kategorie dokumentów. Więcej informacji o tworzeniu nowych kategorii znajduje się w oddzielnym artykule;
- Forma kontaktu – pozwala na określenie drogi, którą pismo trafiło do firmy. Rozwijana lista pozwala na wybranie jednej z następujących opcji: Osobisty, List, Faks, SEKAP, E-mail, Kurier, ePUAP. Warto z tej opcji korzystać, ponieważ może ona pomóc odszukać oryginał dokumentu;
- Dotyczy (pole obowiązkowe) – pozwala streścić, czego dotyczy dane pismo;
- Nr R-ki – pozwala wpisać numer R-ki, czyli numer przesyłki listowej nadawanej przez pocztę;
- Uwagi – pole, które można wykorzystać do umieszczenia dowolnych uwag związanych z rejestrowanym pismem;
- Procedura (dostępna tylko w Symfonia eDokumenty Ready) – w tym polu z listy można wybrać zdefiniowaną procedurę, która w sposób automatyczny uruchomi dalszą obsługę zarejestrowanego pisma. Procedury można utworzyć zgodnie z własnymi potrzebami. Po więcej informacji warto zajrzeć do oddzielnego artykułu;
- Przekaż do – pozwala na wskazanie konkretnej osoby lub działu, do których zarejestrowany dokument zostanie przekazany;
- Określ DW i UDW – kliknięcie tej opcji otworzy nowe okno, w którym można zdefiniować dodatkowych obiorców pisma. DW oznacza osoby, do wiadomości których trafi pismo. Natomiast opcja UDW oznacza osoby, które również zostaną powiadomione o otrzymanym piśmie, ale reszta adresatów się o tym nie dowie;
- Uszkodzona przesyłka – kliknięcie tej opcji otworzy nowe okno, w którym można dokładnie opisać uszkodzenia przesyłki. Informacje te mogą mieć znaczenie w przyszłości;
-
następnym krokiem jest dołączenie dokumentu, który ma być zarejestrowany. Do tego celu służy sekcja Załączniki. Plik można przeciągnąć i upuścić w miejscu widocznym na rysunku poniżej. Poza tym użytkownik ma do dyspozycji dodatkowe przyciski, które opisano w dalszej części artykułu.
- Dodaj – kliknięcie tego przycisku otworzy nowe okno, w którym można odszukać i wskazać plik na dysku komputera. Po wskazaniu pliku należy kliknąć przycisk Otwórz;
- Skanuj – jeżeli w systemie Symfonia eDokumenty skonfigurowano skaner, to za pomocą tej opcji możliwe jest pobranie załącznika bezpośrednio ze skanera. Więcej informacji na temat konfiguracji i używania skanera znajduje się w oddzielnym artykule;
- Usuń – umożliwia usunięcie błędnie dodanego załącznika. Wystarczy zaznaczyć załącznik na liście, kliknąć przycisk Usuń i potwierdzić zamiar skasowania pliku;
- Wyślij pocztą – pozwala załączony element wysłać pocztą e-mail do wybranej osoby;
- Odśwież – odświeża widok sekcji Załączniki;
- dokument można również przeciągnąć i upuścić w sekcji Załączniki;
- podczas rejestracji można dodać kilka załączników, które należy następnie zapisać;
- zapisać dokument:
- ZAPISZ I PRZEKAŻ – zapisuje dokument w dzienniku, zamyka okno dodawania,
- ZAPISZ – zapisuje dokument w dzienniku, nie zamyka okna,
- ZAPISZ I DODAJ KOLOEJNY – zapisuje dokument w dzienniku i otwiera okno dodawania kolejnego,
-
zarejestrowany dokument pojawi się na liście w odpowiednim dzienniku.
Powiązane z